新審計檔案管理辦法驅(qū)動下的審計檔案改革

王艦+范秀玉

中圖分類號：F239 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）14-0096-02

摘要：針對2016年1月頒布的《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》以及信息化時代對會計師事務(wù)所審計的新要求，文章通過分析傳統(tǒng)審計檔案在使用過程中的諸多不便，提出了電子審計檔案改革，并對電子審計檔案改革中將會遇到的阻礙提出了相應(yīng)解決對策。

關(guān)鍵詞：信息化時代 電子審計檔案 解決對策

自20世紀(jì)80年代恢復(fù)重建，特別是2009年國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財政部《關(guān)于加快發(fā)展我國注冊會計師行業(yè)的若干意見》（國辦發(fā)[2009]56號）以來，我國注冊會計師行業(yè)的執(zhí)業(yè)環(huán)境不斷改善、內(nèi)部治理不斷優(yōu)化、人才隊伍不斷壯大、執(zhí)業(yè)領(lǐng)域不斷拓展。財政部會同國家檔案局順應(yīng)歷史潮流，于2016年1月11日，頒布了《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》，自2016年7月1日起施行，這可以看作是財政部和國家檔案局響應(yīng)國務(wù)院2015年7月4日印發(fā)的《國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》（國發(fā)[2015]40號），更可以看作是審計領(lǐng)域的一次機遇。

一、實施審計檔案改革的必要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和證券市場的發(fā)展，以及審計職能的拓展，社會對審計質(zhì)量的要求有所提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)審計檔案已經(jīng)不能滿足需求。同時，隨著審計手段的變化，傳統(tǒng)審計檔案保存所依賴的媒介不再能滿足完整保存審計檔案的需要。

（一）傳統(tǒng)審計檔案資料記錄不夠全面。傳統(tǒng)的審計檔案對被審計單位憑證的留存一般是以復(fù)印件的形式或者是經(jīng)過加工整理之后的數(shù)據(jù)，鑒于事務(wù)所空間的限制，復(fù)印件的數(shù)量不是很大，相應(yīng)的資料不是很全面，事務(wù)所只是把必要的資料保存起來，大量的原始憑證沒有被保存。這就造成了有結(jié)果但是不知道為什么會產(chǎn)生某一個數(shù)據(jù)或者結(jié)論的問題。而電子審計檔案不僅是指用磁盤、光盤等介質(zhì)保存的資料，還包括對經(jīng)過特定軟件或者特定系統(tǒng)加工處理會計資料的過程的保存。這樣保存下來的電子審計檔案就有據(jù)可循，既有原始數(shù)據(jù)，又有對原始數(shù)據(jù)的加工過程，對審計過程的記錄比較全面詳盡。

（二）傳統(tǒng)審計檔案查詢不方便，再利用效果較差。要查閱傳統(tǒng)的審計數(shù)據(jù)，經(jīng)過相關(guān)人員或者機構(gòu)的審批之后，一般要在工作時間經(jīng)過“卷宗類別——案卷目錄——卷內(nèi)目錄——案卷頁碼”這個流程進行資料查詢，面對檔案室中繁多的審計資料，會造成審計檔案利用效果較差，沒有效率。由于傳統(tǒng)審計檔案不完整而且查詢不方便，加之會計師事務(wù)所更換項目比較快，項目比較多，相關(guān)人員對特定審計事務(wù)的記憶有限，造成審計檔案再利用效果不佳。而且，如果在必要時要將審計檔案運用于訟訴程序，提供相關(guān)證明，傳統(tǒng)審計檔案由于審計資料的局限和審計人員的記憶有限，很難起到有效作用。而電子審計檔案由于記錄檔案的媒介多樣，保留的審計線索較多，還有相關(guān)原始數(shù)據(jù)和影像資料的存儲，能提供更加豐富的資料，而且可以幫助審計人員記憶相關(guān)信息。

（三）實現(xiàn)審計檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。會計師事務(wù)所的審計檔案管理是檔案管理的一部分，以現(xiàn)代通信技術(shù)和計算機技術(shù)引領(lǐng)的信息革命在不斷推動著社會的發(fā)展、進步，如果檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的手工收集、保存、查詢的方式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會對檔案的需求。檔案的發(fā)展要求用數(shù)字化的方式加工、收集、處理、保存檔案，加強檢索使用。因此，檔案的管理必須走信息化發(fā)展道路，用信息化來管理和使用檔案，提高檔案的整理和使用效率。審計檔案管理作為檔案管理的一部分，更要跟隨時代的步伐，不斷更新管理方法，使用最先進的方法和手段來不斷變革。

二、實施審計檔案改革的路徑

實現(xiàn)審計檔案電子化并對電子化檔案進行信息化管理是一項科學(xué)的工程，不論是政府、企業(yè)還是會計師事務(wù)所都要持認(rèn)真的態(tài)度，要有堅決貫徹的決心才能實現(xiàn)理想的效果。同時，提高審計檔案管理水平所依賴的技術(shù)手段對改革的成功有著非常重要的意義。

（一）推動各方貫徹執(zhí)行審計檔案改革。電子審計檔案及檔案的信息化管理是迎合信息化世界發(fā)展的必然選擇，需要各相關(guān)利益群體不論是從態(tài)度上還是從行動上都要積極配合。從政府的角度來說就是修訂相關(guān)法律法規(guī)，貫徹實施并嚴(yán)格監(jiān)管執(zhí)行過程。政府的強制力會對執(zhí)行起到一定的推動作用，審計檔案是政府執(zhí)行相關(guān)工作的需要，在使用審計檔案的過程中政府可以監(jiān)管相關(guān)法律法規(guī)的貫徹情況，同時政府作為需求方，規(guī)范的審計檔案管理也有利于政府其他方面工作的開展。從企業(yè)的角度來說，首先應(yīng)該樹立積極的態(tài)度，企業(yè)的配合有利于建立一個健康的經(jīng)濟環(huán)境，積極配合會計師事務(wù)所的審計工作，及時提供相關(guān)審計資料，樹立正直誠信的形象，有利于加強投資者和政府對企業(yè)的認(rèn)可。此外，會計師事務(wù)所是關(guān)鍵的一環(huán)。會計師事務(wù)所作為第三方，有保存完整審計檔案的義務(wù)，如果會計師事務(wù)所沒有足夠的責(zé)任心可能不會盡全力去實現(xiàn)審計檔案的完整性和使用的便利性，所以在客觀上應(yīng)該加強對會計師事務(wù)所的監(jiān)督，同時建立相關(guān)利益機制，讓審計檔案的利用效果與會計師事務(wù)所的評價掛鉤，審計檔案的效果直接影響著會計師事務(wù)所在公眾心目中的形象，進而影響其收益，會計師事務(wù)所自然就會貫徹執(zhí)行相關(guān)法律和規(guī)范。

（二）提高審計人員意識，培養(yǎng)復(fù)合型人才。新時代的思想仍然是以人為本，建立新的管理制度、管理方法的關(guān)鍵是人才，審計檔案的改革離不開高素質(zhì)的管理人才。因此，需要培養(yǎng)一批既精通信息技術(shù)，又懂檔案管理，并且還有一定量會計、審計基礎(chǔ)知識儲備的復(fù)合型人才。一方面要對計算機專業(yè)技術(shù)人員加強檔案管理方面的培訓(xùn)，只有精通檔案管理的精髓才會設(shè)計并運用相關(guān)軟件，并且使檔案管理科學(xué)化、調(diào)度檔案有序化；另一方面要加強技術(shù)人員對會計、審計相關(guān)知識的掌握，定期對相關(guān)技術(shù)人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，讓他們了解審計工作的原理，同時增強其管理檔案的技巧，以達到事半功倍的效果。此外，定期對所有審計相關(guān)人員進行審計檔案相關(guān)法律、法規(guī)、政策的培訓(xùn)，只有及時更新已有的信息儲備，才能增強審計檔案管理的科學(xué)性。endprint

（三）審計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。會計師事務(wù)所或者政府相關(guān)部門應(yīng)該制定一套審計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使審計檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化。要實現(xiàn)審計檔案改革，必須建立在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)化的分工和廣泛的合作的基礎(chǔ)上，因此實現(xiàn)審計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是審計檔案改革的基礎(chǔ)。通過制定各項標(biāo)準(zhǔn)和制度，使各項檔案管理工作井然有序，使各個部門審計人員的工作標(biāo)準(zhǔn)有據(jù)可循，實現(xiàn)審計檔案管理的各項工作有序銜接，才能在最短的時間內(nèi)使審計檔案管理取得最好的效果。具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范包括每個職位人員的分工和對審計檔案負責(zé)的方面、電子文檔的生成方式和格式、傳遞方式和保存的程序等，即貫穿審計檔案的收集過程、整理過程和保存過程。

（四）實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理與審計檔案管理的無縫對接。實現(xiàn)ERP、報賬、資金等與會計電子檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與審計檔案系統(tǒng)的在線對接。通過歸檔接口將跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)條件同步位移到檔案系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中按照跨級檔案管理要求進行關(guān)聯(lián)、重組，還原業(yè)務(wù)原貌，實現(xiàn)業(yè)務(wù)關(guān)系追溯。通過這種途徑，會計師事務(wù)所可以接觸并保存從原始憑證、記賬憑證再到會計賬簿的相關(guān)證明，并且可以按照規(guī)定的文檔格式保存、導(dǎo)出相關(guān)資料。

（五）防控審計檔案改革的安全性問題。實現(xiàn)審計檔案電子化是個龐大的工程，需要對前期的審計檔案進行大量處理，所以，檔案數(shù)字化外包將成為會計師事務(wù)所加快數(shù)字化檔案管理進程的主要手段。檔案數(shù)字化外包涉及的工作環(huán)節(jié)比較多，為了確保檔案信息化工作的安全有序進行，檔案數(shù)字化外包工作應(yīng)該按照合理的步驟加強控制，從規(guī)劃階段到前期處理階段，再到數(shù)字化處理階段，以及到最后的驗收階段都應(yīng)該明確每個環(huán)節(jié)的安全管理要求，為檔案信息化建設(shè)部門和檔案數(shù)字化加工單位提供全面、系統(tǒng)、科學(xué)的操作指南。首先，會計師事務(wù)所在選擇外包機構(gòu)時要充分考察外包機構(gòu)以往的工作情況，最好選擇行政部門授予相關(guān)專業(yè)資格的外包機構(gòu)。其次，在外包機構(gòu)接觸審計資料的全過程中指派專門人員進行監(jiān)管，防止實體資料損壞、丟失或者外包機構(gòu)工作人員擅自復(fù)印資料的情況發(fā)生。最后，驗收階段，會計師事務(wù)所的檔案管理部門等相關(guān)部門要嚴(yán)格把關(guān)，不僅要保證信息化檔案的安全，也要注意實體審計資料是否有損壞。

此外，電子審計檔案在流通過程中的安全問題也值得關(guān)注。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放在檔案室中，只有相關(guān)工作人員在獲得批準(zhǔn)之后在規(guī)定的時間內(nèi)才能進入檔案室接觸審計檔案。而對于電子檔案只要操作人員擁有或者取得相關(guān)權(quán)限，就可以跨區(qū)域訪問、傳輸，這對電子審計檔案帶來了很多安全隱患，所以電子審計檔案在傳輸過程中，要關(guān)注安全性問題。首先，在系統(tǒng)的設(shè)計方面要特別考慮安全性問題，在經(jīng)技術(shù)人員多次試驗和考察成熟后系統(tǒng)才能使用。其次，對于相關(guān)檔案管理人員的權(quán)限問題，對不同職責(zé)的檔案管理人員設(shè)置不同的權(quán)限，并且制定相應(yīng)的規(guī)則。最后，對于檔案的再利用問題，經(jīng)過不同權(quán)限的工作人員確認(rèn)、審核之后才可以獲取已經(jīng)保存的電子審計檔案，還要對涉及到電子檔案的問題進行全程監(jiān)控。

參考文獻：

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