基于“大數(shù)據”的高校內部控制研究

孫于嵐+李晶+孫思惟

中圖分類號：F233 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2017）14-0050-03

摘要：基于近年來大數(shù)據的興起以及信息化管理的深入，高校利用互聯(lián)網和大數(shù)據強化內部控制勢在必行。文章從大數(shù)據的定義和高校內部控制的現(xiàn)狀入手，分析了大數(shù)據對高校內部控制的影響，闡述其在供應商管理、試劑耗材集中化管理、科研管理和薪酬管理等方面的具體應用；并提出樹立大數(shù)據意識、加強硬軟件系統(tǒng)建設、健全監(jiān)督機制等應對大數(shù)據風險的對策建議。

關鍵詞：內部控制 大數(shù)據 信息化 高校

一、大數(shù)據時代的內涵與特征

（一）大數(shù)據的概念

近年來，在互聯(lián)網、物聯(lián)網、云計算的共同作用下，IT與通信技術迅猛發(fā)展，數(shù)據的指數(shù)式增長促使現(xiàn)代社會進入了大數(shù)據時代。大數(shù)據不僅改變著人們的生活與工作方式，還引發(fā)了單位內部治理的變革。當前對大數(shù)據仍無公認的統(tǒng)一定義，不同的機構對其認識各不相同，但均強調了數(shù)據的龐大和復雜。2011年麥肯錫咨詢公司在發(fā)表的報告中指出，大數(shù)據是指數(shù)據容量的大小超出了傳統(tǒng)的數(shù)據庫軟件在合理的時間內所能夠采集、獲取、管理和分析的能力。國內學者李國杰等（2012）認為，大數(shù)據是指傳統(tǒng)數(shù)據庫技術難以處理的數(shù)據集合。

本文將大數(shù)據的概念歸納為三個方面：其一，大數(shù)據具備較大的數(shù)據體量，能夠滿足用戶各方面的要求；其二，大數(shù)據處理過程繁雜，需要運用數(shù)據倉庫等信息技術；其三，通過大數(shù)據分析所得出的結論具有普遍性，能夠反映實際狀況，進而做出最優(yōu)決策。

（二）大數(shù)據的發(fā)展趨勢

根據工信部數(shù)據顯示，2015年我國大數(shù)據產業(yè)市場規(guī)模已達1 105.6億元，較2014年增長44%。在未來5年，我國大數(shù)據產業(yè)規(guī)模平均增長率將超過50%，預計到2020年中國將成為全球數(shù)據中心。隨著大數(shù)據產業(yè)的發(fā)展，數(shù)據分析、數(shù)據源、數(shù)據安全環(huán)節(jié)也在協(xié)同發(fā)展。當前我國的數(shù)據應用已經在金融、電信、政務、醫(yī)療、新能源等多個行業(yè)逐漸拓展。

對于高校而言，大數(shù)據的發(fā)展使高校內部控制逐漸實現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化。運用數(shù)據庫、云計算等計算機信息技術，構建更加智能高效的內部控制信息處理系統(tǒng)，在基礎核算過程、財務優(yōu)化過程以及管理決策過程均實現(xiàn)了數(shù)據的信息化?；诖髷?shù)據的時代背景，高校將其逐步融入內部控制是發(fā)展的必然趨勢。

二、高校內部控制存在的問題

（一）內部控制意識淡薄

高校領導層往往會將重點放在教學、科研等業(yè)務上，尚未意識到滯后的內部控制導致的風險極易影響各項業(yè)務的開展，只是簡單地將內部控制與審計混為一談，亦或認為內部控制是財務審計等部門的工作，未認識到內部控制的作用是根源性的。由于領導層重視不夠，在高校尚未建立起全員內部控制意識，最終導致內部控制效果不佳。

（二）內部控制缺乏有效監(jiān)督

監(jiān)督可分為社會監(jiān)督、內部監(jiān)督等。對于社會公眾而言，一方面高校財務信息不及時完整地向外界披露，另一方面公眾信息反饋渠道受阻，導致無法形成一個良好的監(jiān)督體系。而對于財務審計等部門而言，由于沒有實際的經濟責任，缺乏獨立的監(jiān)督機制，使得財務人員難以開展內部控制相關活動，內部監(jiān)督也失去了其應有的效力。

（三）信息利用率低

高校擁有海量的數(shù)據資源可供相關人員進行分析、決策，而完整、準確的數(shù)據資源能夠大大提高決策效率與管理質量。但是這些資源要么是停留在傳統(tǒng)的記錄方式上，要么僅僅形成單一的數(shù)據庫，導致信息資源利用率較低。

（四）信息溝通機制不完善

高校職能部門各自運轉，缺乏良好的橫向、縱向溝通機制，使得決策出現(xiàn)重復、相互矛盾或是任務空白等情況。這在一定程度上影響了高校正?；顒拥挠行?zhí)行，同時也給貪污舞弊滋生了土壤。

三、大數(shù)據對高校內部控制的影響

內部控制作為高校治理必不可少的手段，需要順應時代的發(fā)展趨勢，不斷進行自我完善。大數(shù)據時代的海量數(shù)據能夠為高校內部控制提供多方面服務，基于大數(shù)據分析而做出的決策，有利于高校制定正確的發(fā)展計劃以及合理的決策路徑。

（一）職能轉變

大數(shù)據時代下，高校內部控制逐漸由經驗管理向科學管理轉變。傳統(tǒng)的內部控制所基于的數(shù)據信息比較有限，高校面臨著信息不對稱的窘境，所作出的決策往往依賴于經驗借鑒。而隨著大數(shù)據技術的發(fā)展，高校可通過云端上的數(shù)據獲取動態(tài)信息，并根據數(shù)據分析的結果制定精準化的管理對策。可以說，大數(shù)據使高校內部控制成為可計算、可預測、可控制的領域，在此基礎上的管理更加智能化。

（二）信息溝通

傳統(tǒng)的數(shù)據溝通是建立在雙方溝通的基礎上，信息溝通會受到時間、地點、信息傳遞雙方、中介者等因素的影響。而今，隨著跨系統(tǒng)、跨平臺技術的發(fā)展，校內各部門之間，學校之間，學校與政府部門之間都能建立起有效的溝通渠道，打破傳統(tǒng)“數(shù)據孤島”和“數(shù)據煙囪”的局面，實現(xiàn)數(shù)據共享。高?？赏ㄟ^接入數(shù)據專網及時獲取多方動態(tài)數(shù)據，從而降低了信息溝通的成本，避免在信息溝通過程中出現(xiàn)人為的誤差，實現(xiàn)高校內部控制工作的提質增效。

（三）數(shù)據處理

數(shù)據處理包括數(shù)據收集、數(shù)據導入、數(shù)據分析三個階段。在數(shù)據處理的過程中，各種相互獨立的數(shù)據資源通過協(xié)同組織進行整合，從而形成一種整體性的比較優(yōu)勢。信息使用者可以將集中存儲的數(shù)據根據不同需求進行分類篩選或精準篩選，實現(xiàn)數(shù)據的批量獲取或處理。通過數(shù)據的互通互聯(lián)，對高校供應商管理、試劑耗材集中化管理、科研管理、薪酬管理等都起到了一定的協(xié)助作用。通過建成高校內部控制數(shù)據平臺，可以為高校管理層在財務風險把控、重大事項處理等方面提供參考依據和決策支持。

四、大數(shù)據的具體應用

（一）采購管理

1.建立供應商誠信檔案。對供應商的考量是采購管理中一個至關重要的環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)采購目標的基礎。在大數(shù)據背景下，高校利用所獲取的數(shù)據資源，建立起一個完整的供應商數(shù)據庫，便于加強對供應商的選擇和考核管理。在此基礎上建立供應商誠信檔案，記錄供應商在招投標中的一系列行為活動，例如是否按要求及時簽約合同，是否認真履行合同條款，是否在規(guī)定時間內提供來源合法、質量合格的設備等。這些都作為評價供應商優(yōu)良的標準記錄在案。endprint

2.建立一體化采購數(shù)據庫。大數(shù)據下的采購管理以供應商誠信檔案中的各類數(shù)據為起點，在數(shù)據挖掘的基礎上統(tǒng)一數(shù)據規(guī)范，建立起一體化數(shù)據庫系統(tǒng)。部門與部門之間通過對不同的數(shù)據信息進行及時整合，降低“信息孤島”帶來的消極影響。高校與高校之間亦可聯(lián)合開發(fā)數(shù)據庫，不僅能夠降低成本，還實現(xiàn)了數(shù)據信息的充分互動與共享，提升數(shù)據流動的速度，讓數(shù)據真正“活起來”。

數(shù)據庫系統(tǒng)應對采購過程中的采購論證、立項、招投標、評審專家、供應商信息、合同等設立關鍵字碼，管理人員可從不同關鍵字碼的數(shù)據庫中直接調出符合要求的優(yōu)質供應商。通過大數(shù)據技術與互聯(lián)網平臺的結合，可以實時監(jiān)督采購管理流程，使得采購管理更加透明、高效。

（二）試劑耗材管理

1.試劑耗材管理特點。高校實驗室對試劑耗材類別、質量的要求愈來愈高，試劑耗材本身也呈現(xiàn)出品種規(guī)格繁多、劃分精細、不便保管、安全要求高等特點。因此，高校應結合自身實際情況，根據國家相應的命名規(guī)則，應用大數(shù)據分析技術，對危險、有毒、易燃易爆化學品以及普通化學試劑進行分門別類，按照相應要求記錄在試劑耗材集中采購目錄中。

2.建立試劑耗材管理信息庫。高校采購管理部門應在每年年初就確定相應的采購目錄，明確試劑耗材各詳細內容，經下屬各學院、科研實驗室確認后，由管理部門按要求進行招投標，建立完整的試劑耗材采購信息數(shù)據庫，其中包括所需實際耗材的品種、廠家、規(guī)格、數(shù)量等信息，以及使用過程中的耗材領取、退還數(shù)據。運用大數(shù)據分析選擇信譽好、售后服務好的供應商，確定試劑耗材定點送貨。

3.集中試劑采購管理系統(tǒng)。實現(xiàn)高效試劑耗材集中化管理還通過建設采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)，系統(tǒng)功能包括用戶注冊、試劑耗材供應商管理以及一般管理功能。用戶功能包含注冊、刪改、報賬、評價；供應商模塊包括基本信息、價格、供貨狀況等；一般管理則包括輸入、查詢、審計等板塊。

（三）科研管理

1.方便課題選取，助力科研創(chuàng)新。高校是我國科研力量的主力軍，每年承接國家七成以上的項目，科研管理任務繁重。在大數(shù)據浪潮下，信息技術有助于科研管理及風險防范。

在科研管理的過程中，高校常出現(xiàn)重復申請類似項目的情況。一是同一申請人使用同一（或相似）科研課題獲得國家級、省部級、市廳級或校級等多個級別或多類基金的資助。根據劉蔭明等對2008年國家自然科學基金資助的部分調查結果發(fā)現(xiàn)，同一項目中60%有2—4項基金自助。二是當出現(xiàn)某一熱門話題時，眾多學者蜂擁而上，導致各類各級基金針對類似項目資助的總量過于龐大。

通過數(shù)據挖掘技術，科研人員能夠直截了當?shù)囟床飚斍盁狳c問題、國內外研究現(xiàn)狀等，從中獲取更有針對性的課題。尋找到真正的社會痛點問題，減少閉門造車、泛泛而談的科研課題，大數(shù)據為科研選題提供了技術基礎。

2.加強經費管理，防止課題套現(xiàn)。隨著高校對科研重視程度的加深，科研經費的投入也逐年上漲。但在高校科研管理中，科研人員通過課題項目套現(xiàn)、騙取報銷資金的現(xiàn)象屢見不鮮。部分學者利用課題發(fā)家致富，科研經費成為個人“提款機”的事件層出不窮。據中國科協(xié)的一次調查顯示，我國科研基金僅有四成用于研究，一半以上的資金在項目之外的活動中流失。審計署曾公布2010年我國99個支撐計劃在研項目中存在的經費管理問題，涉案資金數(shù)額龐大。

針對科研經費套現(xiàn)這一問題，可利用大數(shù)據構建科研經費系統(tǒng)，實現(xiàn)公開透明化的網上報賬。根據不同的科研經費來源渠道進行分類，例如通過填寫開支范圍來設置會計科目，控制每類預算額度?？蒲腥藛T通過開放的科研經費報銷系統(tǒng)填寫報賬信息，系統(tǒng)可自動識別其報銷金額是否在對應項目預算控制額度內。財務人員在獲取報賬信息后進行原始憑證的核對，實現(xiàn)科研經費使用過程的精細化管理。

3.校企合作共享大數(shù)據。收集并管理海量數(shù)據需要大量技術與資金的投入，而互聯(lián)網和云計算讓共享技術、減少重復成為可能。通過校企合作模式可使合理配置資源達到雙邊共贏的效果。例如，斯坦福大學與亞馬遜云服務展開合作，亞馬遜為美國大學提供廉價的云計算資源及可供分析的數(shù)據資源，減輕校方巨量投入的負擔，同時也使得亞馬遜積累的海量數(shù)據能夠得到更好的利用。

（四）薪酬管理

隨著我國高校人數(shù)規(guī)模的不斷擴大，為校內教職工、學生和外聘專家發(fā)放薪酬、福利津貼等的需求也相應攀升，傳統(tǒng)人工或簡單利用互聯(lián)網的薪酬發(fā)放方式已然無法滿足目前的內部控制現(xiàn)狀。

1.建立網絡薪酬數(shù)據庫。在大數(shù)據技術的引領下，網上薪酬數(shù)據庫應運而生，大數(shù)據技術使網絡薪酬發(fā)放更加便捷高效。通過大數(shù)據對信息準確性、合法性的檢驗，在避免人工檢驗冗雜的同時，也保證了申報數(shù)據的完整性。網上薪酬數(shù)據庫連接網絡應用服務器與賬務服務器，賬務服務器又連接著網絡薪酬數(shù)據庫。學生、教師只要登錄網絡，直接訪問薪酬申報數(shù)據庫，便可獲取基本信息。此外，數(shù)據庫直接將信息共享至云計算平臺，便于再次使用。

網絡薪酬數(shù)據庫還可以根據類別選擇學生、校內人員或是校外專家的勞務發(fā)放。提交申請后系統(tǒng)自行錄入，成功后交由相關人員審核，即可生成帶有二維碼和單號的申報單，由申報人員打印后按照流程進行簽字審批。帶有數(shù)字化的申報單代替了傳統(tǒng)的勞務費發(fā)放表，減輕申報人員手工錄入的工作量。

2.薪酬管理的在線預測。信息化時代，高校面向其利益相關者，建立涵蓋所有薪酬勞務福利項目的網絡薪酬數(shù)據庫，提高信息化應用水平。應用大數(shù)據，不僅能夠實現(xiàn)實時監(jiān)測，也能在重點審核發(fā)放薪酬項目時，實現(xiàn)對數(shù)額、薪酬人員的類別劃分以及規(guī)范化作用。分管領導能夠隨時登錄系統(tǒng)，監(jiān)督日常管理狀況，保證薪酬勞務數(shù)據的準確性和全面性。

五、完善高校內部控制的建議

基于大數(shù)據的時代背景，高校必須順應大數(shù)據的發(fā)展趨勢，充分挖掘和利用大數(shù)據的價值，為管理工作提供支持，從而推動高校內部控制的數(shù)據化、科學化、理性化。

其一，樹立大數(shù)據意識。高校的管理者要合理利用大數(shù)據資源，提高數(shù)據敏感度。根據大數(shù)據所提供的信息對高校日常事務進行有效管理，融入到采購管理、試劑耗材管理、科研管理、薪酬管理等日常管理工作中。

其二，加強硬軟件系統(tǒng)建設。高校要加強與內部控制體系相適應的硬軟件系統(tǒng)建設，建立一個擁有充足的運行空間、高效的處理速度、精準的分析能力的硬軟件系統(tǒng)。在此基礎上搭建一個大數(shù)據平臺，并對平臺進行模塊細分，實現(xiàn)平臺間的互聯(lián)互通。

其三，健全監(jiān)督機制。完善數(shù)據管理制度，加強系統(tǒng)日常操作管理控制、系統(tǒng)維護控制、網絡安全控制等。建立健全數(shù)據信息安全保護制度，明確數(shù)據使用的權限和范圍，防止出現(xiàn)徇私舞弊、以權謀私等行為，并對失職者予以懲戒。

使擁有一個完善的管理信息系統(tǒng)和管理制度并不代表“擁抱大數(shù)據”，唯有通過建立起信息化、大數(shù)據化的高校執(zhí)行文化才能更好地發(fā)揮大數(shù)據技術與高校內部控制的作用。

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