中職非在編教職工人事檔案管理問題研究及策略

倪運(yùn)先

【摘要】隨著中職教育事業(yè)的深入發(fā)展，許多中職學(xué)校通過招聘非在編的教職工，來緩解學(xué)校對教育教學(xué)中各種師資需求的增長和國家對事業(yè)單位人員編制的嚴(yán)格控制之間的矛盾。但非在編人員具有較強(qiáng)的不穩(wěn)定性和流動性，人才的合理流動促進(jìn)了社會的進(jìn)步和發(fā)展，但同時伴生了這類人員的人事檔案管理等問題。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；非在編教職工；檔案管理；策略

與正式在編人員有技術(shù)、工勤、行政管理崗位分類不同，“非在編人員”身份構(gòu)成非常復(fù)雜，他們中既有無固定工作單位的專業(yè)技術(shù)人員，也有從企事業(yè)單位辭職人員，還有退休職工、大中專畢業(yè)生等，從事課程教學(xué)、實習(xí)指導(dǎo)、學(xué)生管理以及行政辦公等崗位，有“合同聘用教師”“外聘教師”“兼職教師”等稱呼。以我省某中職校為例， 自2008年開始事業(yè)單位人事制度改革，學(xué)校實行全員聘用制。經(jīng)省編辦核定2008年該校崗位總編制數(shù)450個，在編員工158人，非在編員工105人，但是隨著中職教育形勢的發(fā)展，學(xué)校在2008年到2016年事業(yè)編制數(shù)沒有增加的情況下陸續(xù)通過公開招聘等多種形式錄用教職員工，到目前為止全校共有在編員工268人，非在編員工138人。非在編員工已經(jīng)占在編員工數(shù)量的一半以上。

本文通過對現(xiàn)階段中職學(xué)校非在編人員的人事檔案管理所存在問題的研究，加強(qiáng)對中職學(xué)校非在編人員人事檔案管理策略的思考，逐步實現(xiàn)中職學(xué)校非在編人員人事檔案管理科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

一、中職非在編教職工人事檔案管理存在的問題

（一）檔案移交不及時。檔案移交過程中出現(xiàn)時間延遲的現(xiàn)象，相關(guān)的工作人員不能快速高效地進(jìn)行檔案移交，在檔案數(shù)量統(tǒng)計、所需材料采集等方面出現(xiàn)問題，造成不必要的麻煩，同時也為管理人員的工作造成一定的困擾。

（二）棄檔現(xiàn)象較嚴(yán)重。大部分中職學(xué)校的檔案管理人員非專職人員，所以在辦理離崗或者調(diào)動工作的時候，對于檔案手續(xù)的辦理不能按照既定程序進(jìn)行，對檔案的檢查、清理、簽字等問題無法有一個明確的界限，造成棄檔現(xiàn)象較嚴(yán)重，導(dǎo)致后面的交接工作無法正常進(jìn)行，在一定程度上影響了學(xué)校非在編教職員工的人事調(diào)配。

（三）檔案管理不規(guī)范。很多中職學(xué)校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案管理相關(guān)的管理技巧和理論知識，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案信息的整理和系統(tǒng)化處理過程中經(jīng)常出錯，直接導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響了檔案的真實性和完整性。再加上大多數(shù)學(xué)校仍舊采用手工管理的經(jīng)營模式來進(jìn)行檔案人事管理，在一定程度上增加了管理時間，同時增加了檔案管理過程的出錯率，工作質(zhì)量不高。學(xué)校人事檔案管理缺乏先進(jìn)的設(shè)施進(jìn)行輔助，在某種程度上增加了工作難度。

（四）管理隊伍待加強(qiáng)。很多學(xué)校無法實現(xiàn)思維轉(zhuǎn)變，對在編教師員工和非在編教職員工的待遇和管理有一定的偏重，從而導(dǎo)致學(xué)校的人事檔案管理部門對非在編教職員工的人事檔案管理不夠重視，從而導(dǎo)致非在編教職員工人事檔案混亂的現(xiàn)狀，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。很多中職學(xué)校的檔案管理工作都交給行政人員兼職管理，這些人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案管理相關(guān)的管理技巧和理論知識，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案信息的整理和系統(tǒng)化處理過程中經(jīng)常出錯，管理隊伍較為混亂，造成檔案管理工作遇到很大的困擾。

二、加強(qiáng)中職非在編人事檔案管理的策略

為了保證學(xué)校非在編人員人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性、完整性，全面加強(qiáng)人事檔案的管理，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面加強(qiáng)中職學(xué)校的非在編人事檔案管理：

（一）加大檔案宣傳力度。作為中職學(xué)校人力資源的一個重要組成部分，非在編教職員工的隊伍已經(jīng)逐漸發(fā)展壯大，做好非在編教職員工人事檔案管理，能夠方便中職學(xué)校管理者清晰明確地了解學(xué)校教職員工的基本情況、動態(tài)、德才表現(xiàn)，從而可以更好地掌握非在編教職員工的發(fā)展動態(tài)規(guī)律，對學(xué)?，F(xiàn)階段的人力資源進(jìn)行更好的分配和劃分，充分調(diào)動中職院校教職員工的整體工作積極性，為中職校創(chuàng)造一個人盡其才的良好的教育教學(xué)工作環(huán)境。隨著非在編教職員工隊伍數(shù)量的發(fā)展壯大，非在編教職員工的素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平會在很大程度上影響到中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，所以一定要做到對這部分人力資源的合理利用。加大檔案宣傳力度不僅可以在一定程度上加強(qiáng)檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)度，同時也能夠提升非在編教職工人的檔案管理意識，可以在很大程度上減輕檔案管理工作的壓力和阻力。

（二）規(guī)范檔案管理條例。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案管理條例，俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，制度可以在很大程度上提升檔案管理的工作效率。例如可以將非在編和在編教職員工人事檔案分類處理。由于非在編和在編的教職工人事檔案的處理流程和制度都有不同，所以分開辦公更有利于人事檔案的高效處理。在進(jìn)行非在職教職員工的人事檔案管理過程中，不僅要秉承一定的安全保密的原則，也要保證人事檔案信息的真實度。中職學(xué)校人事檔案是學(xué)校教職工整體綜合能力與素質(zhì)的綜合記錄，是學(xué)校管理人員了解員工的重要依據(jù)，而針對非在編教職員工來說，人事檔案的管理和利用更為重要：可為非在編教職員工提供努力的方向，從而從整體上提升其成長和素質(zhì)水平。

（三）完善檔案管理法規(guī)。完善檔案管理法規(guī)的首要是注重人事檔案的歸檔交接手續(xù)。工作人員在進(jìn)行人事檔案管理工作時一定要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，辦理歸檔交接手續(xù)的同時一定要謹(jǐn)慎認(rèn)真，人事檔案的工作不僅會影響到個人發(fā)展，同時也會影響到學(xué)校的人事安排。完善檔案管理法規(guī)在一定程度上可以更好地讓檔案管理工作更規(guī)范化實施，也能夠很好地規(guī)范檔案管理工作人員的工作。

（四）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)控。建立健全中職學(xué)校非在編教職員工人事檔案管理制度的同時，也要加強(qiáng)檔案管理監(jiān)控。學(xué)校人事檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思維，對非在編教職員工一視同仁，引起對非在編教職員工檔案管理工作的重視，嚴(yán)格按照管理流程和規(guī)章制度進(jìn)行人事檔案管理工作，從而避免因為管理混亂出現(xiàn)檔案信息流失的問題。為檔案儲存室配備相應(yīng)的安保措施，保證人事檔案信息不會由于安保工作的疏忽泄漏。這樣不僅可以提高人事檔案管理工作的整體工作效率，還可以在一定程度上減少信息泄漏引起的不必要的麻煩。

（五）提高管理人員素養(yǎng)。對人事檔案管理人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)和能力提升，提高整體的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)化水平的提高更有利進(jìn)行高效的人事檔案管理工作，能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的深度認(rèn)識，也能夠在一定程度上提升工作人員的工作積極性，確保人事檔案管理工作的質(zhì)量。提高管理人員的素養(yǎng)對于檔案管理工作來說有著一定的影響，所以相關(guān)部門一定要注重對檔案管理人員能力素質(zhì)的培養(yǎng)。

三、結(jié)束語

中職學(xué)校非在編教職員工人事檔案的管理與利用在中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展中占據(jù)不可忽視的地位，不僅需要中職學(xué)校的管理者引起高度的重視，同時也需要教職員工整體性轉(zhuǎn)變觀念，對教職員工能夠做到一視同仁，唯才是舉。

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