建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀與對策

劉元春

【摘要】在進(jìn)行建筑施工企業(yè)管理的過程中，工程檔案的管理是十分重要的一點(diǎn)，在行業(yè)競爭當(dāng)中是非常突出的一個(gè)因素。另外也對建筑企業(yè)進(jìn)行施工生產(chǎn)、人員進(jìn)行管理、質(zhì)量監(jiān)管和控制等每一個(gè)方面都有重要作用。

【關(guān)鍵詞】建筑施工企業(yè)；工程檔案；管理工作；現(xiàn)狀；對策

一、分析建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)不到位。許多工程項(xiàng)目的相關(guān)管理人員（資料員）沒有進(jìn)行過相關(guān)的檔案培訓(xùn)，許多是通過一些非專業(yè)的人員來兼職。單位為了節(jié)約成本，并沒有對專業(yè)的管理人員進(jìn)行聘用。這種情況的發(fā)生在對日后查詢產(chǎn)生影響的同時(shí)也給企業(yè)發(fā)展造成一定的潛在危險(xiǎn)，對企業(yè)的健康有效發(fā)展非常不利。

（二）檔案管理方法比較陳舊。從當(dāng)前的角度分析，從建筑施工企業(yè)的工程檔案內(nèi)容上面來分析，主要還是一些建筑施工的基本工程概況以及各個(gè)階段需要進(jìn)行的施工工作、總結(jié)等。然而在檔案里面記載的語言十分抽象，無法科學(xué)、系統(tǒng)地對工程信息進(jìn)步表達(dá)，有的信息資料無法完整、有效地對建筑工程的真實(shí)情況進(jìn)行反映，同樣也無法對一個(gè)建筑施工企業(yè)進(jìn)行準(zhǔn)確評價(jià)。

（三）檔案保管工作不到位。許多建筑施工單位在檔案保管方面只是管的方法，沒有充分重視這個(gè)工作，檔案在建筑施工中完全無法起到需要的作用。而且從當(dāng)前的角度上分析，有許多建筑施工單位在檔案整理的方面沒有很好的觀念，對檔案保管工作的開展有嚴(yán)重影響，甚至有很多單位單單認(rèn)為檔案保管的工作只需要人事檔案，而忽略自身的真正體現(xiàn)價(jià)值的主體檔案，這樣就對建筑施工單位的發(fā)展產(chǎn)生了直接影響。這些情況造成檔案工作者在單位當(dāng)中地位低下，處于可有可無的地位。

（四）信息化建設(shè)發(fā)展滯后。加強(qiáng)檔案管理工作的信息化水平可以在很大層面上推動(dòng)企業(yè)科學(xué)發(fā)展的步伐，在檔案管理工作發(fā)展過程中非常重要。然而從實(shí)際的效果來進(jìn)行分析，企業(yè)的檔案管理沒有很高的信息化水平。導(dǎo)致信息化管理水平非常滯后的主要原因在以下幾個(gè)方面：1.性能比較落后的設(shè)施，硬件無法符合工作的需求，軟件必須要加強(qiáng)升級工作。2.在以往保持過的檔案里，圖紙、圖像不能及時(shí)有效地提供給建筑工程相關(guān)人員進(jìn)行查閱。

二、加強(qiáng)建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的對策

（一）深化檔案管理意識(shí)。檔案管理工作涉及的內(nèi)容繁雜，單純依靠個(gè)人和單獨(dú)部門是無法順利完成的，需要組建一支專門的檔案管理團(tuán)隊(duì)，對人員進(jìn)行小組劃分和任務(wù)分配，由檔案主管對各小組的工作進(jìn)行指導(dǎo)，層層落實(shí)責(zé)任，并加強(qiáng)和其他部門的交流合作，為檔案資料的收集提供便利。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。我國在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，很多企業(yè)所發(fā)生的問題就在于檔案管理方面的人員整體素養(yǎng)非常低下。本單位將檔案管理工作納入2017年公司業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃，確保公司各單位兼職檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程、掌握基本工作方法，為逐步完善檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度。檔案管理工作在開展的過程中與施工企業(yè)進(jìn)行日常運(yùn)營的管理有非常密切的關(guān)系，相關(guān)的企業(yè)管理者需要對管理工作的開展工作進(jìn)行重視，并且將檔案管理工作提升到整個(gè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的層面當(dāng)中。本單位根據(jù)相關(guān)工作管理制度和要求對單位原有的檔案管理制度進(jìn)行了修訂和完善，在制度中對檔案工作相關(guān)的機(jī)構(gòu)、職責(zé)、人員進(jìn)行了相應(yīng)的明確，對企業(yè)文件材料歸檔時(shí)間、歸檔范圍及文書檔案保管期限作了相應(yīng)的規(guī)定，對會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的移交工作進(jìn)行了明確和規(guī)范，對歸檔材料的借閱復(fù)制、鑒定銷毀、安全保密提出具體要求。

（四）運(yùn)用多種檔案管理基本手段。建筑施工企業(yè)的檔案在內(nèi)容方面具有多樣性。我們需要采取多種方法相結(jié)合進(jìn)行綜合收集。其一，需要定期進(jìn)行收集，就需要每一個(gè)管理部門和檔案管理的相關(guān)工作人員根據(jù)建筑施工的時(shí)間段進(jìn)行定期收集的工作，并加強(qiáng)整理分類，還需要定期移交給管理部門。其次是需要進(jìn)行隨時(shí)收集，做好現(xiàn)有資料的收集歸檔工作。本單位根據(jù)相關(guān)的規(guī)定與制度來嚴(yán)格控制歸檔的時(shí)間、范圍和保管期限，積極做好各個(gè)方面的檔案收集、整理、歸檔工作。

（五）提高檔案服務(wù)能力。要提高檔案信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)對于檔案整體服務(wù)模式的意義重大，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)力度，對檔案服務(wù)項(xiàng)目和專題服務(wù)進(jìn)行預(yù)先設(shè)計(jì)和超前規(guī)劃，明確檔案信息服務(wù)的方向和屬性，加大對企業(yè)檔案信息服務(wù)窗口工作人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)員工的積極主動(dòng)態(tài)度和專業(yè)技能服務(wù)水平，滿足查詢用戶的各項(xiàng)需求。

（六）加強(qiáng)分級管理，深化層次編研。加強(qiáng)原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而達(dá)成邏輯上的連貫性，形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料系統(tǒng)，便于查詢。首先，檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進(jìn)行編排；其次，對歸檔的材料進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類和排序；最后，根據(jù)整合后的信息的利用價(jià)值大小以及檔案性質(zhì)對資料進(jìn)行入庫保管，對尚未歸檔的資料進(jìn)行價(jià)值鑒定。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在進(jìn)行企業(yè)管理工作的時(shí)候是十分重要的部分。在當(dāng)前競爭日趨激烈的時(shí)候，相關(guān)企業(yè)應(yīng)該更加對檔案工作在自身發(fā)展過程中所具有的重要意義進(jìn)行了解，并予以重視，積極整理、收集、開發(fā)檔案，可以逐步建立起一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施相對完備、服務(wù)的功能更加齊全、信息化水平更先進(jìn)的具有數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理體系，只有這樣才可以讓相關(guān)的企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展。

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