模式化革新理念在檔案管理中的應(yīng)用

陳倩巧

【摘要】我國(guó)事業(yè)單位檔案管理雖然初步實(shí)現(xiàn)了信息化改革，但在管理模式方面依然受到傳統(tǒng)管理思維模式的制約。因此，信息化管理只停留在形式層面，缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容改革。本次研究從模式化革新理念出發(fā)，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中引入新思維的必要性與推進(jìn)措施。具體討論如下。

【關(guān)鍵詞】模式化；革新理念；檔案管理；應(yīng)用

在現(xiàn)代管理理論中，思維是核心。根據(jù)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的信息化改革現(xiàn)狀，可以結(jié)合我國(guó)目前正在大力提倡并獲得較好應(yīng)用的互聯(lián)網(wǎng)+，引入系統(tǒng)思維，從電子檔案信息化管理現(xiàn)狀出發(fā)，構(gòu)建符合實(shí)際情況的新體系。

一、檔案管理模式化

在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，我國(guó)大部分事業(yè)單位檔案管理仍未能實(shí)現(xiàn)體系化管理構(gòu)建；所謂信息化模式，也只是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理的流程化而言，包括建檔—存檔—提檔—檔案銷毀流程，以及相關(guān)的管理制度等。相對(duì)紙質(zhì)時(shí)代，信息化時(shí)代的便利程度較高；查詢方便、檢索工具多樣，易于傳輸。在我國(guó)政府全面推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”改革政策以來，事業(yè)單位檔案管理基本完成了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型，然而大部分單位仍然屬于傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化管理模式并行，既缺少統(tǒng)一化管理，也未能提高電子化管理的水平。解決這些事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題，可以透過模式化革新理念的應(yīng)用實(shí)踐，并加以推進(jìn)。

二、模式化革新理念在檔案管理中的應(yīng)用

（一）根據(jù)不同模式，進(jìn)行系統(tǒng)整合。從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理模式中，可以提煉或劃分出分散管理模式、集中管理模式、信息資源管理模式。在分散管理模式中，主要是形成不同部門的專項(xiàng)保存；如按照財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)技術(shù)部門等分別列出文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。在集中管理模式中，將這些分散的部門化專項(xiàng)管理，在系統(tǒng)思維主導(dǎo)下，構(gòu)建一個(gè)檔案管理的統(tǒng)一體系，按照整體與部分關(guān)系原理，實(shí)施一個(gè)管理體系，多個(gè)小體系共同管理模式。在信息資源管理模式中，即在目前信息化路徑中，進(jìn)行全面的紙質(zhì)檔案錄入、轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)檔案全面信息化，并將其作為信息資源進(jìn)行一體化管理，將檔案管理的加工—處理—利用完全獨(dú)立于信息路徑，形成自動(dòng)化的全面管理模式。三種模式可以并用，也可以進(jìn)行模式革新、融合，形成一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將分散管理—集中管理—信息管理三種模式融合在一起，實(shí)行一個(gè)新型的管理模式，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理完成深化改革。

（二）調(diào)整檔案管理思路，推進(jìn)與公共領(lǐng)域的對(duì)接。目前檔案管理中，在政府要求下，既要求提高利用率，又包含其向社會(huì)推進(jìn)內(nèi)涵。因此，需要將檔案管理、經(jīng)濟(jì)改革、政治革新進(jìn)行必要的融合。比如，將一部分檔案信息進(jìn)行公開，為社會(huì)、企業(yè)提供可查詢信息，提高社會(huì)層面的利用率。檔案開放已經(jīng)成為國(guó)際范圍內(nèi)的新議題，而且根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)秩序構(gòu)建與資源整合需求，也是將檔案管理作為一種資源，履行其社會(huì)公共服務(wù)職能（可參考第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)的相關(guān)資料）的重要方法。

（三）更新模式，創(chuàng)新服務(wù)。在上文論述中提出了對(duì)三種檔案管理模式的整合思路。具體來看，要求構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)思維指導(dǎo)下的新型管理體系，使部門管理、資源管理、機(jī)構(gòu)組織管理與社會(huì)化公共管理實(shí)現(xiàn)全面的接洽、融合。目的旨在通過這種模式的更新，提高事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用水平，并推進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量。具體而言，既要借助信息技術(shù)工具平臺(tái)，提高事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)效率；更重要的是，將服務(wù)效率與服務(wù)體系構(gòu)建進(jìn)行結(jié)合；從服務(wù)中心出發(fā)，將事業(yè)單位檔案管理中的信息輸出、資料下載、知識(shí)類查詢、檔案應(yīng)用等納入服務(wù)體系內(nèi)，形成一個(gè)全程性服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。從創(chuàng)新角度提高服務(wù)水平可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、智能手機(jī)終端，以及信息化管理平臺(tái)等加以實(shí)踐。通過觀看兩會(huì)中的“部長(zhǎng)通道答記者問”可知，我國(guó)管理部門將會(huì)進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的社會(huì)化服務(wù)水平，并在“十三五”中全面推進(jìn)無縫式對(duì)接。這種釋放出來的信號(hào)說明事業(yè)單位檔案管理模式更新后的創(chuàng)新服務(wù)勢(shì)在必行，也是接下來事業(yè)單位檔案管理中需要具體納入的工作內(nèi)容。

三、結(jié)束語(yǔ)

除上文應(yīng)用措施之外，還建議在資金、技術(shù)條件允許的條件下，借助信息化技術(shù)開發(fā)一些與檔案管理內(nèi)容相一致的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。由于檔案管理在信息化發(fā)展過程還有較大的可拓展空間，因此，需要制定一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案管理升級(jí)優(yōu)化戰(zhàn)略，從長(zhǎng)遠(yuǎn)布局，漸進(jìn)式地推進(jìn)目前檔案管理向2.0版發(fā)展與完善。

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