模式化革新理念在檔案管理中的應用

陳倩巧

【摘要】我國事業(yè)單位檔案管理雖然初步實現(xiàn)了信息化改革，但在管理模式方面依然受到傳統(tǒng)管理思維模式的制約。因此，信息化管理只停留在形式層面，缺乏實質(zhì)內(nèi)容改革。本次研究從模式化革新理念出發(fā)，分析當前事業(yè)單位檔案管理中引入新思維的必要性與推進措施。具體討論如下。

【關鍵詞】模式化；革新理念；檔案管理；應用

在現(xiàn)代管理理論中，思維是核心。根據(jù)當前我國事業(yè)單位檔案管理中的信息化改革現(xiàn)狀，可以結(jié)合我國目前正在大力提倡并獲得較好應用的互聯(lián)網(wǎng)+，引入系統(tǒng)思維，從電子檔案信息化管理現(xiàn)狀出發(fā)，構(gòu)建符合實際情況的新體系。

一、檔案管理模式化

在紙質(zhì)檔案管理時代，我國大部分事業(yè)單位檔案管理仍未能實現(xiàn)體系化管理構(gòu)建；所謂信息化模式，也只是針對紙質(zhì)檔案管理的流程化而言，包括建檔—存檔—提檔—檔案銷毀流程，以及相關的管理制度等。相對紙質(zhì)時代，信息化時代的便利程度較高；查詢方便、檢索工具多樣，易于傳輸。在我國政府全面推動“互聯(lián)網(wǎng)+”改革政策以來，事業(yè)單位檔案管理基本完成了由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型，然而大部分單位仍然屬于傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化管理模式并行，既缺少統(tǒng)一化管理，也未能提高電子化管理的水平。解決這些事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題，可以透過模式化革新理念的應用實踐，并加以推進。

二、模式化革新理念在檔案管理中的應用

（一）根據(jù)不同模式，進行系統(tǒng)整合。從當前事業(yè)單位檔案管理模式中，可以提煉或劃分出分散管理模式、集中管理模式、信息資源管理模式。在分散管理模式中，主要是形成不同部門的專項保存；如按照財務部門、生產(chǎn)技術部門等分別列出文書檔案、科技檔案、會計檔案等。在集中管理模式中，將這些分散的部門化專項管理，在系統(tǒng)思維主導下，構(gòu)建一個檔案管理的統(tǒng)一體系，按照整體與部分關系原理，實施一個管理體系，多個小體系共同管理模式。在信息資源管理模式中，即在目前信息化路徑中，進行全面的紙質(zhì)檔案錄入、轉(zhuǎn)移，實現(xiàn)檔案全面信息化，并將其作為信息資源進行一體化管理，將檔案管理的加工—處理—利用完全獨立于信息路徑，形成自動化的全面管理模式。三種模式可以并用，也可以進行模式革新、融合，形成一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將分散管理—集中管理—信息管理三種模式融合在一起，實行一個新型的管理模式，推進事業(yè)單位檔案管理完成深化改革。

（二）調(diào)整檔案管理思路，推進與公共領域的對接。目前檔案管理中，在政府要求下，既要求提高利用率，又包含其向社會推進內(nèi)涵。因此，需要將檔案管理、經(jīng)濟改革、政治革新進行必要的融合。比如，將一部分檔案信息進行公開，為社會、企業(yè)提供可查詢信息，提高社會層面的利用率。檔案開放已經(jīng)成為國際范圍內(nèi)的新議題，而且根據(jù)現(xiàn)代社會秩序構(gòu)建與資源整合需求，也是將檔案管理作為一種資源，履行其社會公共服務職能（可參考第十四屆國際檔案大會的相關資料）的重要方法。

（三）更新模式，創(chuàng)新服務。在上文論述中提出了對三種檔案管理模式的整合思路。具體來看，要求構(gòu)建一個系統(tǒng)思維指導下的新型管理體系，使部門管理、資源管理、機構(gòu)組織管理與社會化公共管理實現(xiàn)全面的接洽、融合。目的旨在通過這種模式的更新，提高事業(yè)單位檔案管理中的應用水平，并推進其服務質(zhì)量。具體而言，既要借助信息技術工具平臺，提高事業(yè)單位檔案管理的服務效率；更重要的是，將服務效率與服務體系構(gòu)建進行結(jié)合；從服務中心出發(fā)，將事業(yè)單位檔案管理中的信息輸出、資料下載、知識類查詢、檔案應用等納入服務體系內(nèi)，形成一個全程性服務網(wǎng)絡。從創(chuàng)新角度提高服務水平可以借助計算機網(wǎng)絡平臺、智能手機終端，以及信息化管理平臺等加以實踐。通過觀看兩會中的“部長通道答記者問”可知，我國管理部門將會進一步推進檔案管理的社會化服務水平，并在“十三五”中全面推進無縫式對接。這種釋放出來的信號說明事業(yè)單位檔案管理模式更新后的創(chuàng)新服務勢在必行，也是接下來事業(yè)單位檔案管理中需要具體納入的工作內(nèi)容。

三、結(jié)束語

除上文應用措施之外，還建議在資金、技術條件允許的條件下，借助信息化技術開發(fā)一些與檔案管理內(nèi)容相一致的檔案管理系統(tǒng)平臺。由于檔案管理在信息化發(fā)展過程還有較大的可拓展空間，因此，需要制定一個長遠的檔案管理升級優(yōu)化戰(zhàn)略，從長遠布局，漸進式地推進目前檔案管理向2.0版發(fā)展與完善。

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