關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

楊小鵬　王惠萍

【摘要】電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作更為高效化。本文將對(duì)檔案的信息管理提出合理的建議以及管理措施。對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行分析，并針對(duì)信息數(shù)字化內(nèi)容指出個(gè)人觀點(diǎn)，希冀能夠給予檔案管理人員參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；思考

為了確保信息檔案的真實(shí)性與社會(huì)發(fā)展需求相吻合，提高人力資源管理能力，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化的改造是檔案管理工作的必然選擇。近些年，隨著信息技術(shù)在社會(huì)應(yīng)用發(fā)展的進(jìn)一步加快，檔案信息化管理工作也開始逐步走上正軌。檔案管理人員應(yīng)以此為檔案信息化發(fā)展契機(jī)，提高工作質(zhì)量與能力，通過對(duì)現(xiàn)有的工作機(jī)制進(jìn)行改革，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，與信息資源的真實(shí)水平。

一、當(dāng)前檔案管理在信息化建設(shè)中所受的阻礙

（一）信息化管理重視程度不夠。檔案信息化不僅代表著對(duì)現(xiàn)有的人員檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以及信息資源的歸類。同時(shí)還意味著將原有的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型，從而構(gòu)建更為完善的檔案管理系統(tǒng)。從目前檔案管理工作質(zhì)量來看，大部分檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了比較明顯的障礙，部分檔案管理工作出現(xiàn)停滯?？梢哉f這些事件產(chǎn)生的原因都是因?yàn)楣芾碚邔?duì)于信息化建設(shè)的重視程度不夠。導(dǎo)致在實(shí)踐工作中，由于管理方式與思想出現(xiàn)偏移，工作人員僅單純搜集大量的資源和檔案加以保管，未能形成科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度。

（二）系統(tǒng)建設(shè)的缺失。目前，我國(guó)的檔案管理普遍存在這樣一種問題，那就是：缺乏專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，以及規(guī)范的管理系統(tǒng)。為了確保信息資源的真實(shí)性，保障檔案檢索時(shí)的高效，務(wù)必建立完善的規(guī)范化管理系統(tǒng)。不過從目前檔案管理系統(tǒng)工作質(zhì)量來看，由于系統(tǒng)過于復(fù)雜，致使各地檔案管理的資源信息不統(tǒng)一，缺少標(biāo)準(zhǔn)的管理方式。同時(shí)由于在進(jìn)行檔案管理工作中，管理人員并未重視信息的高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)要求，部分檔案資源由于過于粗糙，使得在后期的登記工作中，部分資源出現(xiàn)丟失和遺漏。在檔案管理系統(tǒng)里，健全系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)體系，已成為了檔案信息化建設(shè)工作的首要前提。

（三）人員素質(zhì)偏低。檔案管理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量與工作人員素質(zhì)直接掛鉤。而從目前檔案管理部門的工作質(zhì)量與工作效率來看，由于缺少專業(yè)的素質(zhì)和工作技能，部分檔案管理工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，無法滿足檔案信息數(shù)字化建設(shè)需求。為了提供給咨詢?nèi)藛T更好的檔案信息，檔案管理人員不僅應(yīng)具備更專業(yè)的信息化建設(shè)知識(shí)，擁有更強(qiáng)的專業(yè)能力。同時(shí)還要有更強(qiáng)的工作處理能力，以便及時(shí)解決在管理工作中所出現(xiàn)的問題，滿足咨詢者的服務(wù)需求。

二、構(gòu)建現(xiàn)代信息化檔案管理的方式

（一）提高工作人員服務(wù)質(zhì)量。為了提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，加快檔案服務(wù)效率，必須對(duì)工作人員進(jìn)行更為專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，以及服務(wù)技能培訓(xùn)。確保在實(shí)際工作中，工作人員具備更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)能力。首先管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到，檔案管理首要工作目的便是為咨詢者提供更好的信息服務(wù)，簡(jiǎn)單來說，即是為人民服務(wù)。因而在工作過程中，第一步便是建立工作人員的服務(wù)理念。之后，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)信息處理能力，對(duì)文件檔案進(jìn)行及時(shí)分類和接收并歸檔，發(fā)揮檔案管理的意義和作用。最后，不斷改進(jìn)在工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞，創(chuàng)新工作模式，從而提供更優(yōu)質(zhì)的檔案咨詢服務(wù)。

（二）規(guī)范工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。提供給咨詢者更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，離不開管理制度的規(guī)范化。因此在信息化建設(shè)工作中應(yīng)當(dāng)處理好客戶服務(wù)與檔案管理的供需矛盾問題，建立更為完善且統(tǒng)一的工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。這不僅是檔案管理部門的必要工作，同時(shí)也是加快檔案信息化建設(shè)速度的有效途徑之一。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字為基準(zhǔn)的信息，要嚴(yán)格遵照信息化管理規(guī)范，以確保檔案的真實(shí)有效。

（三）提高管理人員素質(zhì)。提高工作人員檔案處理能力，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。在工作中，為了獲得更好的處理信息能力，實(shí)現(xiàn)檔案資源的精準(zhǔn)錄入，必須要提升管理人員的綜合素養(yǎng)。通常來說，為了確保工作質(zhì)量，工作人員不僅要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)操作方法。同時(shí)，還要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的檔案管理工作的步驟進(jìn)行了解，以便能夠在工作進(jìn)程中，可以用更為合理的方式處理問題。最后，不斷增強(qiáng)個(gè)人知識(shí)儲(chǔ)備，及時(shí)補(bǔ)充缺乏的專業(yè)技能，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效途徑。

三、結(jié)語

不難看出，在當(dāng)前我國(guó)高速的信息產(chǎn)業(yè)應(yīng)用背景下，加快檔案的信息資源數(shù)字化，提高工作質(zhì)量刻不容緩。同時(shí)經(jīng)濟(jì)水平的提升，使得大量工作人員的工作能力無法跟上社會(huì)需求，必須及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)彌補(bǔ)，確保在工作過程中，工作人員的工作能力符合大眾需求。檔案信息化，有助于檔案辦事處的工作進(jìn)程更加高效、快捷，可以更好地應(yīng)付各項(xiàng)突發(fā)情況，以及增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量。不論如何，檔案管理信息化都是為了能夠更好地解決檔案工作與人員能力的矛盾，為信息咨詢者提供更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，滿足人們的社會(huì)生產(chǎn)需求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]褚志臣.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：250.

[2]馬小榮.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：84.

[3]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：48.endprint