現(xiàn)階段機(jī)關(guān)辦公室管理實(shí)踐思考

陶維

【摘要】機(jī)關(guān)辦公室作為信息反饋處理的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作中心，溝通企業(yè)內(nèi)外部，聯(lián)系企業(yè)各部門?？梢赃@樣說，一個(gè)企業(yè)的素質(zhì)和整體實(shí)力，都可以直接從機(jī)關(guān)辦公室的工作質(zhì)量和水平上反映出來。因此，企業(yè)要提高自身的整體管理水平和社會(huì)形象，首先要加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理。通過完善辦公室的管理制度、提高工作人員的工作積極性、改變傳統(tǒng)的工作模式、樹立優(yōu)良工作作風(fēng)、建立和諧的辦公室工作氛圍，從根本上提高辦公室的管理質(zhì)量和效果。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)階段；辦公室管理；實(shí)踐思考

一、機(jī)關(guān)辦公室管理存在的問題

（一）管理落后。辦公室承擔(dān)著會(huì)議安排、日常接待、信息采集、資料整理等任務(wù)，既要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和局領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，又要和兄弟部門密切合作，還要與基層保持緊密聯(lián)系和溝通，人少事雜，任務(wù)繁重。一些機(jī)關(guān)采取的是以前的經(jīng)驗(yàn)管理方法，沒有具體的制度要求，也沒有將辦公室的管理區(qū)域制度化和規(guī)范化，缺少了規(guī)范和制度的約束，機(jī)關(guān)辦公室的工作人員往往就容易出現(xiàn)各項(xiàng)工作上的失誤，從而影響到辦公室的日常工作。再加之辦公室人員和資源都不夠充足，工作積極性薄弱，在專業(yè)素質(zhì)方面也比較欠缺，工作熱情和積極性不夠，這些因素都嚴(yán)重制約了辦公室規(guī)范化管理的發(fā)展。同時(shí)，機(jī)關(guān)企業(yè)也沒有制定并完善相關(guān)的辦公室管理制度，在管理工作出現(xiàn)問題沒有進(jìn)行相應(yīng)的處理，或者根本無章可依，從而造成機(jī)關(guān)辦公室管理狀態(tài)的混亂。

（二）設(shè)備落后。提高整個(gè)機(jī)關(guān)的工作效益和辦事效率，需要辦公器材和技術(shù)支持為基礎(chǔ)的。而在許多機(jī)關(guān)辦公室，目前使用的是一些比較陳舊的辦公用品，這大大限制了辦公室收集信息的渠道和效率，缺乏像樣的配套工具，辦公室的工作人員往往會(huì)以缺乏相應(yīng)的人工完成來推脫，因此極大地影響了辦公室的工作效率。再加上部分辦公室人員工作積極性不夠強(qiáng)，對(duì)于辦公室的工作應(yīng)付了事，把時(shí)間都浪費(fèi)在不是很重要的雜物處理上，也大大降低了機(jī)關(guān)辦公室的工作效率，并使辦公室應(yīng)有的職能無法發(fā)揮作用。

二、新形勢(shì)下的機(jī)關(guān)辦公室管理

（一）完善管理制度。辦公室的工作具有一定的挑戰(zhàn)性和很強(qiáng)的綜合性。要想干好辦公室工作，就必須做到勤奮好學(xué)，積極進(jìn)取，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感。在工作中勤于觀察、善于思考、勇于實(shí)踐、敢于創(chuàng)新。只有具備較高的素質(zhì)能力，才能勝任辦公室工作。一要具備“三種能力”。即：“調(diào)研寫作能力，輔助決策能力，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力”。同時(shí)擁有一個(gè)完善的規(guī)章制度，這對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室來說有著重要的意義，完善辦公室的管理制度首先要明白的是權(quán)利和責(zé)任如何分配到每一個(gè)工作人員身上。明確每位工作人員的職責(zé)分工對(duì)于工作人員自身來說，也就明確了自己所要承擔(dān)的責(zé)任，工作人員只有明確了自己的責(zé)任和權(quán)力之后，才會(huì)懂得如何去履行責(zé)任，如何去使用自己的權(quán)力，這樣才能更好地做好自己的工作，完成相關(guān)的工作任務(wù)。由于機(jī)關(guān)辦公室的工作事務(wù)比較繁瑣雜亂，如果沒有相應(yīng)的規(guī)定和程序，就很容易會(huì)出現(xiàn)工作錯(cuò)誤，從而影響企業(yè)的正常工作。而通過制定辦公室相關(guān)程序和規(guī)定，辦公室人員在進(jìn)行工作時(shí)就有“規(guī)”可依。

（二）轉(zhuǎn)變管理思想。接待服務(wù)是機(jī)關(guān)辦公室的工作之一，對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室的工作人員來說，每天要接待不同身份的領(lǐng)導(dǎo)和群眾，辦公室工作人員的工作水平和質(zhì)量直接影響到被接待人員對(duì)于機(jī)關(guān)的第一印象，群眾的口碑甚至還會(huì)影響到機(jī)關(guān)的日后發(fā)展情況。因此，作為機(jī)關(guān)的辦公室人員，要樹立正確的服務(wù)觀念，既為基層服務(wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，通過努力學(xué)習(xí)各種相關(guān)的服務(wù)技能和知識(shí)，以了解不同人的心理需求和情感狀態(tài)。特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的或基層單位請(qǐng)示的時(shí)間緊、任務(wù)重的事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)急事急辦、快事快辦、特事特辦，對(duì)于涉及到需要幾個(gè)處室協(xié)調(diào)的事情，根據(jù)處室職能分工，充分利用辦公會(huì)等形式，確定由主辦處室負(fù)責(zé)，協(xié)辦處室會(huì)簽、會(huì)審，做到有的放矢、有章可循，提高工作效率。在辦公室內(nèi)部，針對(duì)會(huì)務(wù)會(huì)議、文件起草審核、公文處理、文明考核、目標(biāo)管理、機(jī)要保密、公務(wù)接待、來信來訪、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理、政務(wù)信息、局域網(wǎng)管理、信件收發(fā)等事務(wù)眾多繁雜的情況，辦公室實(shí)行人員分工，落實(shí)各自職責(zé)，突顯團(tuán)結(jié)協(xié)作，實(shí)現(xiàn)“忙而不亂”、有條不紊的目標(biāo)，完成各項(xiàng)年度任務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

本文是基于現(xiàn)階段機(jī)關(guān)辦公室展開的研究討論，通過討論我們不難發(fā)現(xiàn)，為了使得新時(shí)期的機(jī)關(guān)辦公室的面貌煥然一新，我們必須要樹立一種以人為本的管理意識(shí)，不斷創(chuàng)新和提高辦公室的工作效率才能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)辦公室更好發(fā)展。才能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展和改革步伐，適應(yīng)新形勢(shì)的要求。而機(jī)關(guān)辦公室作為一個(gè)單位的重要服務(wù)管理機(jī)構(gòu)和組成部分，一定要提高自身的工作效率，并充分發(fā)揮辦公室的作用和職能，為企業(yè)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。

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