對高校政務(wù)民主決策過程中辦公自動化建設(shè)的思考

郭峰

[摘要]高校政務(wù)決策推行所面臨的阻力往往來自于決策民主化的程度不夠高，而辦公自動化建設(shè)恰恰能夠彌補傳統(tǒng)民主決策過程所存在的不足，通過辦公自動化建設(shè)能夠不斷拓展政務(wù)民主決策工作的內(nèi)涵與外延。

[關(guān)鍵詞]民主決策；高校；辦公自動化

[中圖分類號]C9319

[文獻標(biāo)識碼]A

[文章編號]2095-3283（2017）09-0137-02

辦公自動化（Office Automating，簡稱OA）指的是綜合計算機技術(shù)、通信技術(shù)、軟件工程等高新技術(shù)及關(guān)聯(lián)設(shè)備，應(yīng)用到各種辦公人員的辦公場合中，進而實現(xiàn)辦公事務(wù)處理的自動化，有效提升辦公效率，改善辦公質(zhì)量[1]。在如今高度自動化的社會中，教育發(fā)展作為國家發(fā)展的重中之重，其政務(wù)工作的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、反饋等各個環(huán)節(jié)也越來越需要辦公自動化建設(shè)作為運行支撐和可信保障，其中高校各類政務(wù)決策的民主過程對此提出了更高的要求。

一、高校政務(wù)民主決策的現(xiàn)狀

政務(wù)決策對信息的需求度較高。一項制度的形成、一個措施的落地都需要大量的事實證據(jù)或數(shù)據(jù)為其提供決策參考，這個過程必須要盡可能多的相關(guān)人員參與進來，以便決策結(jié)果更民主、科學(xué)和可行。而在高校傳統(tǒng)的政務(wù)決策過程中，這種客觀證據(jù)或數(shù)據(jù)的搜集與呈現(xiàn)，多以現(xiàn)場會議、郵件征詢或紙質(zhì)調(diào)查問卷的形式進行。作為擁有眾多部門機構(gòu)以及教學(xué)單位的高校，每天都要面臨部門與部門之間、部門與個人之間等關(guān)于各類信息的交流、共享、反饋等，實時作出各類決策?？梢钥闯觯瑐鹘y(tǒng)的手段或途徑，隨著信息化社會的發(fā)展，已漸漸無法滿足高校政務(wù)民主決策工作對效率、精確和自我改善的追求。

二、高校政務(wù)民主決策的瓶頸

因應(yīng)社會發(fā)展的需要，可以看到OA系統(tǒng)正在越來越多地被應(yīng)用到高校的政務(wù)工作中。這種利用信息設(shè)備及人機操作系統(tǒng)來輔助部門或個人開展工作的手段極大促進了政務(wù)實施的能效。但在有關(guān)政務(wù)民主決策的有關(guān)工作中，辦公自動化建設(shè)所起到的作用仍然有限。

在政務(wù)決策工作的實際開展中，為確保師生員工對學(xué)校各類政策、措施的形成做到切實參與，對各類舉措的落實能夠知情達意，決策結(jié)果能夠科學(xué)可行，高校各職能部門在各項政策的起草、執(zhí)行、反饋、調(diào)整等多個環(huán)節(jié)做了許多努力。例如，通過“三重一大”制度、信息公開制度、各類意見征求會等多種形式和渠道提高集體決策的民主化、規(guī)范化和科學(xué)化，并取得了一定的成效。但就目前情況來看，這些促進政務(wù)決策過程能效建設(shè)的制度及措施多具有“一過性”、“不可逆”、“多線效果差”等特點。所謂“一過性”，即各類形式的意見征求會召開過后即不再重復(fù)征求意見，具有時限性；“不可逆”，即只能按層層遞進的環(huán)節(jié)征求意見而不能打通各類對象限制無阻隔地征求意見，具有局限性；“多線效果差”指涉及需要學(xué)校多個職能部門通力合作的系統(tǒng)工程時，在政策制定上經(jīng)常會出現(xiàn)考慮不周的紕漏，導(dǎo)致實際執(zhí)行過程中缺乏可操作性，甚至出現(xiàn)矛盾和錯誤。

“一過性”與“不可逆”的缺陷在于，若由于師生員工業(yè)務(wù)繁忙無法參加意見征求會或征詢環(huán)節(jié)，而后又有新建議、新想法等，則沒有合適的表達渠道；“多線效果差”則是由于在民主決策過程中沒有充分考慮到學(xué)校工作運行過程中的各類客觀情況和規(guī)律，導(dǎo)致實際工作中出現(xiàn)諸如主導(dǎo)統(tǒng)籌部門不清晰、政務(wù)工作流程脫節(jié)、制度設(shè)計與實際需求不符等多類問題。

三、加強民主決策過程辦公自動化建設(shè)的手段

（一）高度注重信息資源采集工作

高校職能部門各自擁有自身的辦公系統(tǒng)目前已比較常見，如教務(wù)辦公系統(tǒng)、人事辦公系統(tǒng)、財務(wù)辦公系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)在工作中積累了大量的信息資源。如何整合這些資源加以分析，從而幫助了解運作現(xiàn)狀，指導(dǎo)規(guī)劃落實，為政務(wù)決策提供科學(xué)依據(jù)，是實現(xiàn)政務(wù)決策民主化在技術(shù)層面的保證。信息資源越詳實、客觀，為決策提供的參考便越科學(xué)和精確，更具有說服力，也更容易在政務(wù)決策的民主化進程中得到學(xué)校師生員工的認同。

（二）建立“意見池”制度

將OA系統(tǒng)作為政策征詢及政務(wù)公開制度有益和有效的補充手段。目前各高校均已擁有較完備的OA文件處理系統(tǒng)，對民主決策形成及各類舉措的落實——尤其是涉及學(xué)校根本發(fā)展及師生員工切身利益的內(nèi)容可參考文件流轉(zhuǎn)的步驟，在OA系統(tǒng)中設(shè)置實時動態(tài)的“意見池”，對全校師生員工開放，開放對象隨時可在“意見池”中對相應(yīng)政策、舉措等提出意見和建議，政策制定部門應(yīng)對收到的意見和建議與當(dāng)事人及時進行溝通與回復(fù)，真正實現(xiàn)集思廣益，群策群力，提高學(xué)校師生的民主參與意識。

（三）以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)提升“多線合作”

1.在決策的形成過程中加強“電子會簽”環(huán)節(jié)的重視，各職能部門應(yīng)相互溝通，充分論證，利用現(xiàn)有的OA辦公系統(tǒng)模擬預(yù)估，盡量規(guī)避考慮不周的現(xiàn)象。

2.“多線效果差”這種現(xiàn)象之所以出現(xiàn)更多是因為實際問題已經(jīng)產(chǎn)生，并多由基層教學(xué)單位承受了問題后果。所以基層教學(xué)單位應(yīng)多通過OA系統(tǒng)的“意見池”有針對性地將建議或意見反饋至各職能部門，同時結(jié)合“限時辦結(jié)制度”在積極解決某個具體問題的同時及時修改或調(diào)整已有決策的內(nèi)容。

3.高校各職能部門之間、各職能部門與基層教學(xué)單位之間應(yīng)相互加強信息共享與解釋溝通工作，尤其各職能部門應(yīng)更主動地與基層教學(xué)單位就政務(wù)工作的開展進行溝通，避免在決策過程中因信息滯后降低工作效率，理解錯誤造成工作損失。

4.加強移動辦公平臺建設(shè)。目前各類辦公信息的處理已朝著移動辦公的方向大踏步前進，相對于臺式電腦或手提電腦等辦公設(shè)備，使用手機作為移動終端進行辦公具有效率更高、體驗更好、溝通更方便等特點，這種觀念和使用習(xí)慣上的轉(zhuǎn)變對高校傳統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)帶來很大的沖擊和挑戰(zhàn)。從教職工到學(xué)生，人們使用手機處理各類事務(wù)的習(xí)慣正在不斷增強，高校必須對現(xiàn)有的辦公自動化體系進行“移動互聯(lián)化”的改造。同理，高校的政務(wù)民主決策工作也應(yīng)緊跟這一趨勢，順應(yīng)使用習(xí)慣，因為這是高校終究要面對的現(xiàn)實問題。

四、結(jié)語

一項決策的形成，尤其是涉及人員面廣、牽涉利益眾多的，往往在推行過程中會遇到重重阻力，這些阻力有時來自于決策不夠科學(xué)，有時來自于所面向人員的不了解、不理解甚至是誤解，而這些都是決策民主化的程度不夠所帶來的。辦公自動化具備數(shù)據(jù)準(zhǔn)確詳實、溝通動態(tài)實時、合作無縫對接等特點，恰恰可以彌補傳統(tǒng)的民主決策過程中存在的這些不足，通過辦公自動化建設(shè)不斷拓展政務(wù)民主決策工作的內(nèi)涵與外延，也是大勢所趨及其意義所在。

[參考文獻]

[1]劉晶，謝玉霞.高校OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（9）.

（責(zé)任編輯：喬虹董博雯）