探討信息時代的檔案電子化管理

蔡建軍

摘 要：本文首先簡要介紹了檔案信息電子化的概念，然后分析了電子化檔案的主要特點，再次針對現(xiàn)階段我國電子化檔案信息管理工作所面臨的普遍性問題，最后就其問題擬出對應完善措施，以備參考。

關(guān)鍵詞：信息；檔案；電子化；管理；分析

實現(xiàn)檔案信息的電子化管理顯然已經(jīng)成為一種必然性的發(fā)展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點，能夠更好的滿足當代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區(qū)檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們在實踐的過程中不斷發(fā)掘問題進行進行解決和完善。

1 檔案信息電子化的具體概念分析

檔案信息電子化的意識指的是針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行規(guī)范性的收集、整理和歸檔，繼而使其轉(zhuǎn)變成一種以計算機軟件形式進行應用的操作過程。檔案信息的電子化轉(zhuǎn)換工作需要很強的技術(shù)性，同時還需要相關(guān)部門的積極配合與協(xié)作才能實現(xiàn)。隨著世界性經(jīng)濟與科技的迅速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)基本實現(xiàn)了普及，辦公自動化、無紙化、信息電子化已成為當今政治、經(jīng)濟、文化等各領(lǐng)域的普遍現(xiàn)象。相關(guān)信息的歸檔以及管理工作應用的手段正在發(fā)生不斷地變化，這種變化主要體現(xiàn)在從紙質(zhì)材料向電子材料的轉(zhuǎn)換以及更專業(yè)的技術(shù)性等[1]。

2 檔案信息電子化的主要特點分析

2.1 檔案信息電子化具有更高的密度性、快捷性以及共享性

在計算機網(wǎng)路技術(shù)的應用條件下，檔案信息的錄入手段多種多樣，并且形式特征也在不斷發(fā)生變化，通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多方位的組合，信息的檢索更加準確便捷。用戶可以按照其個性化需求進行信息的組合與分類，這樣就可以通過信息承載介質(zhì)的改變而更加準確便捷的實現(xiàn)信息檢索。同一份信息檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)在多個端口進行操作，促進了信息利用率的提升。

2.2 檔案信息電子化具有非直讀性的優(yōu)點

整理電子檔案時，工作人員為了更好的區(qū)分種類會在每份文獻上都加上固定的編碼。光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的，因此相關(guān)信息就能夠進行加密等相關(guān)技術(shù)處理，在不了解加密與解壓等技術(shù)的情況下就無法進行其中信息的讀取操作。

2.3 檔案信息電子化后，內(nèi)容信息可與其載體分離

它可以從這臺計算機傳輸?shù)搅硪慌_計算機，可以從一個載體復制到另一載體。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字符號的方式存在于不同存儲空間，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是原件，對傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。

3 現(xiàn)階段我國檔案信息電子化管理工作面臨的主要問題分析

3.1 片面強調(diào)開發(fā)，忽略應用環(huán)節(jié)

一些部門過于注重電子檔案館藏數(shù)量，在相關(guān)工作開展之前并沒有做好檔案信息的分類等處理工作，在這種情況下就將檔案信息籠統(tǒng)的入檔保存，這樣以來，就為信息的后續(xù)檢索與使用造成了很大的麻煩，用戶需要浪費不少時間在信息的檢索以及分類上。

3.2 建設(shè)資金投入有限

充足的資金投入是保證所有工作順利完成的基本保障，但是現(xiàn)階段依然有很多部門不重視檔案管理工作，對其實現(xiàn)電子化建設(shè)的資金投入微乎其微，影響了檔案管理向電子化轉(zhuǎn)變的效率。

3.3 推廣的管理軟件品種過多

專業(yè)管理軟件過多首先對各地區(qū)檔案管理工作的統(tǒng)一與規(guī)范工作帶來了極大的困難，并且在信息共享方面也會產(chǎn)生一定程度的影響，現(xiàn)階段而我國應用軟件市場中所流通的檔案信息管理軟件多為單機版，這種軟件雖然占據(jù)價格上的優(yōu)勢，但是卻無法與逐漸發(fā)展的信息化建設(shè)趨勢相適應。特別是那些在其推廣的軟件，目前來看嚴重缺乏網(wǎng)絡(luò)使用的拓展功能。

3.4 工作人員技術(shù)水平整體性不足

目前國內(nèi)從事檔案管理工作的人員只有部分接受過專業(yè)性技能培訓，因此，專業(yè)技術(shù)整體水平還需要提升，很多基礎(chǔ)操作以及技術(shù)應用根部無法滿足工作要求，從而對檔案信息的電子化發(fā)展產(chǎn)生一定的不良影響[2]。

4 完善我國檔案信息電子化管理的具體措施分析

4.1 提高信息化建設(shè)意識

就目前而言，很多部門的檔案管理工作都面臨著建設(shè)資金短缺以及見效慢等相關(guān)問題，部分領(lǐng)導層對檔案信息電子化的建設(shè)工作缺乏了解，甚至覺得根本沒有改革的必要，這就為相關(guān)工作帶來了很大的難度。基于此，應通過各種宣傳方式來對此項工作所帶來的利益進行全面性的宣傳，以此為大家塑造器新興信息服務業(yè)的良好形象，從而提高當?shù)厣鐣姷臋n案信息化意識。

4.2 拓寬資金投入渠道

我國的檔案工作具有很強的事業(yè)性，因此建設(shè)費用的投入主要來自于財政預算，想要拓寬資金渠道首先應從預算方面入手，將其列入地方信息化或電子政務建設(shè)規(guī)劃以獲得更多資金支持。但是通過這種方式獲取的資金支持畢竟有限，所以檔案管理部門還應想盡一切辦法，轉(zhuǎn)變投入機制，充分動員社會力量， “多元化”地建設(shè)檔案信息化工程。例如，通過和當?shù)仉娦挪块T之間的溝通、交流與協(xié)作，取得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的無常支持，并爭取和大型IT 企業(yè)取得合作，通過該企業(yè)的跨地區(qū)形象及政策優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務等。

4.3 推廣規(guī)范化檔案管理軟件

軟件產(chǎn)品的選購與其他實物類產(chǎn)品的選購相比而言具有很大的差別，檔案管理工作軟件要具有足夠的市場穩(wěn)定性和地區(qū)適應性，同時還要滿足實時升級需求。在軟件本市符合設(shè)計與應用標準的前提下對軟件所要應用地區(qū)的地方工作特色進行把握，保證兩者相匹配。隨著館內(nèi)局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、Internet 的迅速發(fā)展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應網(wǎng)絡(luò)化操作。如果相關(guān)檔案管理部門依然應用單機版管理軟件，那么在OA 系統(tǒng)進行初期的電子信息的采集工作后想要完成后續(xù)的信息歸檔和信息管理工作，就一定要于單機版軟件和OA之間設(shè)置專用數(shù)據(jù)接口。但是現(xiàn)階段很多檔案管理部門所應用的信息管理軟件當中有很多都不具備這項擴展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設(shè)工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件勢在必行[3]。

4.4 對檔案信息管理工作的安全性加以注意

由于檔案信息的電子化管理具有一定的技術(shù)性，因此有必要做好信息安全的技術(shù)措施。特別是那些涉及到國家安全、商業(yè)秘密以及個人隱私等內(nèi)容的檔案，針對這樣的檔案信息，首先在進行信息錄入工作的過程中一定要格外留心。同時還要注意提高操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的使用安全，必要情況下要將相關(guān)檔案文件進行異地備份。維護數(shù)據(jù)庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目錄管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從機制上提高檔案信息安全和檔案信息共享能力。

4.5 提高工作人員的專業(yè)技能

人員是技術(shù)的載體，針對工作人員技術(shù)水平不足的問題應通過加強專業(yè)技術(shù)培訓等方式予以有效解決，并在培訓過程中設(shè)置階段性技術(shù)考核，只有通過考試才能允許其重回崗位參與工作。以此提高工作人員的工作積極性與公祖熱情，通過計算機網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)的提高來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理方式的快速轉(zhuǎn)型。

5 結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理顯然已經(jīng)成為一種必然性的發(fā)展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點，能夠更好的滿足當代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區(qū)檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們在實踐的過程中不斷發(fā)掘問題進行進行解決和完善，從而全面提高檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，促進檔案管理事業(yè)得以更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010，（10）：34-35.

[2]王巖松.信息時代檔案電子化管理芻議[J].中國管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]于柏云.淺議信息時代的檔案電子化管理[J].蘭臺世界，2012，（S4）：127-128.endprint