淺談有效提升初中學(xué)校檔案管理效能的對策

田園

摘 要：一般而言，初中學(xué)校的檔案管理主要有收集資料、整理、鑒定、歸檔等幾個方面的內(nèi)容，其主要目的是為學(xué)校教師、學(xué)生等提供可信的檔案信息服務(wù)。新的時代背景下，檔案管理工作已成為較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工作，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，初中學(xué)校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

關(guān)鍵詞：初中學(xué)校；檔案管理；效能提升；有效對策

1 前言

檔案工作是辦好一所學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作。它是反映學(xué)生和教師在校期間各方面情況的第一手資料庫，它是學(xué)校從事教學(xué)活動、學(xué)校管理，發(fā)展教育事業(yè)的基石。為此，我們既要充分認(rèn)識檔案工作的重要作用，又要研究當(dāng)前初中檔案工作中普遍存在的問題，制定做好學(xué)校檔案工作的對策，有效提升學(xué)校檔案管理水平與效能。

2 有效提升初中檔案管理效能的對策

中學(xué)檔案管理能反映學(xué)生生活的完整性，為學(xué)校的日常管理提供幫助，加強學(xué)生的思想工作，把握學(xué)校教育的方向，促進學(xué)校管理水平的提高起著重要的作用。同時，檔案資料也為職工的績效考核提供了客觀、有效的依據(jù)。它促進了學(xué)校的公開公平競爭，調(diào)動了職工的積極性和主動性。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，檔案工作得到了進一步的鞏固和加強。檔案管理不僅為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，而且在外部信息交流中發(fā)揮著重要作用。只有做好檔案管理工作，才能保證檔案工作與教學(xué)管理的緊密銜接，有效地做好各項服務(wù)工作。

2.1 加強重視，提升檔案管理水平

首先，學(xué)校要重視，充分認(rèn)識到檔案管理是學(xué)校的一項基礎(chǔ)性工作，及時制定一套學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度。第二，學(xué)校應(yīng)確保行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)實際情況提交檔案，并負(fù)責(zé)及時記錄本科生宿舍的日常記錄。再次，學(xué)校檔案工作人員要加強監(jiān)管，常規(guī)文件，負(fù)責(zé)會議的部門檔案人員學(xué)習(xí)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理文件和檔案，并提出根據(jù)要求的新情況、新問題，工作中出現(xiàn)，使他們逐漸熟悉文件管理、更科學(xué)、更規(guī)范的檔案工作奠定基礎(chǔ)的學(xué)校。

2.2 建立健全學(xué)校檔案管理制度

在初中檔案管理工作中，管理體制極為重要，它關(guān)系到檔案管理工作的順利、規(guī)范、高效開展。因此，初中學(xué)校應(yīng)建立系統(tǒng)的工作，人的觀念，在他們的基本需求的全面分析，建立和完善檔案管理制度，并采取相應(yīng)的措施，實現(xiàn)了系統(tǒng)，讓學(xué)校檔案管理系統(tǒng)可以保證標(biāo)準(zhǔn)化和檔案管理的可行性。另一方面，初中應(yīng)建立檔案管理責(zé)任制，不同的檔案管理工作劃分為相應(yīng)的員工手中，并不斷強調(diào)員工崗位意識、監(jiān)督管理工作中玩忽職守，責(zé)任現(xiàn)象，做出相應(yīng)的處罰，當(dāng)管理人員完成工作任務(wù)制定相應(yīng)的獎勵當(dāng)。另一方面，建立完善的聘任制，在選拔人才、引進競爭、綜合人才方面更加完善。本文試圖招聘高素質(zhì)、高技能的人事檔案管理人員，以確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。在選擇一個崗位的領(lǐng)導(dǎo)時，讓全體員工競爭，選擇最佳，實現(xiàn)崗位匹配。

總之，在新的時代背景下，在新的初中檔案管理發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的粗放型管理系統(tǒng)已經(jīng)不再適用，對初中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到這一點，建立健全檔案管理制度，加強執(zhí)法，讓管理系統(tǒng)應(yīng)有的功能，促進檔案管理的規(guī)范化和理性發(fā)展，提高整個學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使傳統(tǒng)的生產(chǎn)方式和生產(chǎn)方式發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理平臺已不能適應(yīng)社會發(fā)展和時代的需要。對現(xiàn)代科技文明的積極利用，數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新手段，提高檔案管理的信息化水平，是必經(jīng)之路實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，是提高服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。

初中檔案管理信息化的目的是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助學(xué)校檔案的管理更加科學(xué)，合理和有效，減少重復(fù)勞動，提高質(zhì)量和效率的檔案管理。學(xué)校檔案管理工作量大，勞動強度高，重復(fù)性工作枯燥，通過信息技術(shù)可以解決這些重復(fù)的、經(jīng)常性的數(shù)據(jù)和信息管理，保證信息過程的正確性和及時性。同時，學(xué)校檔案管理信息化也有效地降低了檔案管理成本，檔案保存要求更加寬松，便于檔案的檢索和應(yīng)用，具有良好的經(jīng)濟效益和使用效率。

2.4 拓展檔案管理平臺，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息數(shù)據(jù)庫是計算機存儲設(shè)備中合理存儲、共享、共享和組織的一組相互關(guān)聯(lián)的信息文件。檔案信息數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)是充分利用數(shù)字信息技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息傳輸和信息資源共享，進一步提高檔案管理水平，檔案管理是一個重要的措施來促進現(xiàn)代化和信息化改造。

首先，通過數(shù)字檔案館的過程，將檔案信息轉(zhuǎn)化為計算機識別二進制代碼，并將這些數(shù)字代碼統(tǒng)一存儲，在一個文本文件格式中，將圖像文件格式、音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。其次，將數(shù)字化的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)庫管理平臺，進一步進入機器可讀的數(shù)據(jù)錄入，校對過程需要嚴(yán)格的檢查，以保證數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完全是計算機的識別。第三、數(shù)據(jù)庫文件的業(yè)務(wù)方面的內(nèi)部調(diào)整（1），包括簡化固結(jié)，采用一系列的方法來簡化文件有序，從而解決了系統(tǒng)要求和檔案管理混亂的利用之間的矛盾，容易找到和使用檔案管理單位；（2）深化搜索工作，提供高效便捷的檔案信息服務(wù)；（3）數(shù)據(jù)存儲和保護，數(shù)據(jù)庫存儲載體應(yīng)配備防塵、防塵、抗磁性和電力設(shè)施，嚴(yán)格防范計算機病毒，保證數(shù)據(jù)的安全性。

3 結(jié)語

隨著時代的進步和形勢的變化，檔案管理工作也要順應(yīng)社會信息化的發(fā)展。管理者應(yīng)借鑒現(xiàn)代管理理念，提高技術(shù)和管理知識水平，要為檔案利用創(chuàng)造條件，使學(xué)校檔案資源成為社會的寶貴財富，促進學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校的歷史顯示提供了有價值的信息。

參考文獻

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