淺析房產(chǎn)檔案銷毀工作的可行性

智璐璐

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，住房消費(fèi)市場(chǎng)全面啟動(dòng)并日趨成熟，作為產(chǎn)權(quán)明晰與佐證的房地產(chǎn)檔案數(shù)量也呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。紙質(zhì)檔案的暴增，使得檔案庫房的館藏能力短板也日益凸顯，為有效解決這一問題，業(yè)界曾屢次提出檔案銷毀的提議，但是實(shí)踐中，出于各方面考慮，將銷毀工作列入日常工作范圍的單位少之又少。

一、房產(chǎn)登記檔案的定義、種類

房產(chǎn)登記檔案是指登記機(jī)構(gòu)在房屋產(chǎn)權(quán)登記活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的記錄和各種載體的文件材料。它是房產(chǎn)新政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，全面反映了權(quán)利人的房屋自然狀況，是證明權(quán)利人和房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的有效憑證。根據(jù)業(yè)務(wù)種類的不同，房產(chǎn)檔案一般包括：產(chǎn)權(quán)登記檔案、司法協(xié)助檔案、抵押登記檔案及抵押注銷檔案幾類。在房產(chǎn)市場(chǎng)起步之初，業(yè)界普遍更關(guān)注檔案的收集整理保管工作。隨著房產(chǎn)二級(jí)市場(chǎng)的活躍，產(chǎn)生的檔案激增。

以N市房地產(chǎn)檔案館為例，近5年來，檔案年均進(jìn)館量達(dá)到了61000余份。在假設(shè)每個(gè)檔案館使用的都是空間利用率最高的電動(dòng)密集架及密集架使用率為100%的情況下（實(shí)際利用率一般為80%），密集架規(guī)格為5列、4排，共20個(gè)單元格，每個(gè)單元格可以排列17盒檔案，每個(gè)檔案盒平均存放12份檔案，則每年需要至少14排密集架，這對(duì)檔案庫房的存儲(chǔ)能力提出了很高要求，導(dǎo)致庫房空間成為當(dāng)下整個(gè)房地產(chǎn)檔案館共同面對(duì)的難題。在此背景下，房產(chǎn)檔案銷毀再次成為房產(chǎn)檔案界關(guān)注的重點(diǎn)。

二、目前關(guān)于房產(chǎn)檔案銷毀的處理辦法

在所有的房產(chǎn)檔案中，產(chǎn)權(quán)登記檔案是其他所有檔案產(chǎn)生和依賴的基礎(chǔ)，基于此，其使用價(jià)值可能會(huì)一直持續(xù)直至房屋滅失，目前業(yè)界對(duì)其保存時(shí)限也基本持統(tǒng)一觀點(diǎn)，即永久保存；抵押登記檔案由于其未完成性，也不應(yīng)列入注銷范圍。所以，在注銷問題上有分歧的主要包括抵押注銷檔案和司法協(xié)助檔案兩類。

目前，全國(guó)各地房產(chǎn)檔案館在檔案銷毀問題上比較謹(jǐn)慎，抵押注銷檔案和協(xié)助執(zhí)行已失效檔案也實(shí)行永久保存，此類已失去使用價(jià)值的檔案與產(chǎn)權(quán)登記檔案等有價(jià)值的檔案享受同等待遇，毫無意義地延長(zhǎng)無效檔案保管期限，白白占用檔案館有限的空間、資金和人力等，導(dǎo)致館藏檔案日益龐雜、臃腫，給檔案館的自身發(fā)展，館內(nèi)、館外的檔案借閱效率等都帶來了很大壓力。

三、房產(chǎn)抵押檔案銷毀的理論依據(jù)

目前，國(guó)內(nèi)關(guān)于房產(chǎn)檔案銷毀的指導(dǎo)性文件較少。2014年中國(guó)房地產(chǎn)研究會(huì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和測(cè)量委員會(huì)出版的《房屋登記技術(shù)規(guī)程釋義》一書中第5章、第3節(jié)第9條中規(guī)定：下列紙質(zhì)檔案可列入銷毀范圍：

1.抵押權(quán)登記已注銷滿5年；

2.查封登記已解除滿5年；

3.地役權(quán)登記已注銷滿5年；

4.預(yù)告登記已注銷滿2年；

5.異議登記已注銷滿2年。

除此之外，還沒有具體關(guān)于房產(chǎn)檔案銷毀的法規(guī)、章程等。

四、房產(chǎn)檔案注銷的可行性分析

在各類房屋登記中，最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是產(chǎn)權(quán)登記，其余業(yè)務(wù)的完成必須通過產(chǎn)權(quán)登記，而產(chǎn)權(quán)登記上延伸出來的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，彼此之間獨(dú)立存在，互不影響，一個(gè)業(yè)務(wù)的完成不會(huì)對(duì)另外一個(gè)業(yè)務(wù)造成現(xiàn)勢(shì)或潛在的影響，如圖1所示。在我國(guó)房產(chǎn)登記實(shí)行實(shí)質(zhì)性審核的基礎(chǔ)上，每一筆抵押、抵押注銷或者查封登記的設(shè)立，都需要調(diào)取產(chǎn)權(quán)登記檔案進(jìn)行審核，但是每一筆平行的抵押、抵押注銷或者查封業(yè)務(wù)之間沒有必要聯(lián)系，一個(gè)抵押或者查封的設(shè)立無需對(duì)之前的抵押和查封進(jìn)行核查。這種抵押、查封登記的獨(dú)立性，為抵押注銷檔案、查封檔案的銷毀提供了強(qiáng)有力支撐。

1.從業(yè)務(wù)辦理流程來看，抵押注銷和查封注銷檔案屬于辦結(jié)完成件形成的檔案，而產(chǎn)權(quán)檔案、抵押檔案雖然已形成檔案，但是還有可能或一定會(huì)在此基礎(chǔ)上延伸出其他業(yè)務(wù)，屬于未辦結(jié)檔案。已辦結(jié)完成這一屬性，成為上述兩類注銷檔案銷毀的有效前提條件。

2.上述檔案銷毀的對(duì)象是指紙質(zhì)檔案，前提是該類檔案已經(jīng)數(shù)字化。和紙質(zhì)檔案相比，由于數(shù)字檔案存儲(chǔ)載體的高密度性，數(shù)字檔案占用空間更少。以東芝一款2.5英寸雙碟結(jié)構(gòu)硬盤驅(qū)動(dòng)器為例，存儲(chǔ)密度高達(dá)277.1MB/mm2，相當(dāng)于平方毫米的盤面可存儲(chǔ)上千張照片，這一點(diǎn)，和紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)對(duì)空間的要求是不可同日而語的。因此，在將利用率低的紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后進(jìn)行銷毀，可以保證更多的檔案館預(yù)留空間來存放需永久保存的產(chǎn)權(quán)登記檔案等。

3.從檔案的基本屬性——證據(jù)性角度而言。目前，房產(chǎn)檔案銷毀與否的爭(zhēng)論焦點(diǎn)之一主要是房產(chǎn)檔案原件銷毀之后，數(shù)字檔案能否代替原件作為證據(jù)使用，該數(shù)字檔案是否被法律所認(rèn)可。

在紙質(zhì)文件時(shí)期，英、美等普通法系國(guó)家遵循“原件優(yōu)先”的證據(jù)原則，據(jù)此，檔案界認(rèn)為紙質(zhì)檔案的證據(jù)性依附于紙質(zhì)檔案本身，檔案銷毀之后，其證據(jù)性也隨之銷毀?；诖?，在檔案銷毀工作的問題上，無人敢邁出第一步，銷毀工作陷入停滯狀態(tài)。實(shí)際上，隨著電子文件的盛行，近幾年，國(guó)際和國(guó)內(nèi)已經(jīng)開始適時(shí)對(duì)適用法律進(jìn)行調(diào)整。1996年，聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì)制定的《電子商務(wù)示范法》第八條提到，數(shù)據(jù)電文的“原件”不再關(guān)注載體形式，而只要求“信息須以其原始形式展現(xiàn)或保存”。此外，我國(guó)的《電子簽名法》第五條提到，“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：（一）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時(shí)調(diào)取查用；（二）能夠可靠地保證自最終形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改”。可見，在抵押注銷及查封的紙質(zhì)檔案銷毀之后，對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案作為證據(jù)資料在證明事實(shí)時(shí)是名正言順的，是被法律所認(rèn)可的。這一點(diǎn)很好地解決了檔案銷毀的后顧之憂。

4.從檔案利用角度來講，抵押注銷檔案利用率相對(duì)較低，主要原因有兩點(diǎn)：一是對(duì)于登記部門而言，由于每筆抵押業(yè)務(wù)的抵押權(quán)人不同，生成的抵押檔案互不影響，新辦理一筆抵押業(yè)務(wù)時(shí)，初審和復(fù)審所核對(duì)的檔案一般僅限于產(chǎn)權(quán)登記檔案，無需調(diào)閱之前的抵押登記檔案；二是對(duì)于抵押人及抵押權(quán)人而言，由于辦理抵押登記時(shí)所提交的材料自己也會(huì)辦理存檔，所以也無需花費(fèi)額外精力來登記部門調(diào)取。

對(duì)于協(xié)助執(zhí)行已失效檔案，其失效原因有以下三種：查封到期、已辦理解封及已裁定過戶。無論上述業(yè)務(wù)的執(zhí)行法院是同一法院的不同案件還是不同法院的案件，都表示該文號(hào)所代表的案件已辦結(jié)，由于每一個(gè)案件的獨(dú)立性，再次辦理協(xié)助執(zhí)行時(shí)無需調(diào)閱之前的協(xié)助執(zhí)行記錄。

上述兩類檔案利用率基本為零，在數(shù)字檔案已經(jīng)保存的前提條件下，基本沒有另行保存紙質(zhì)檔案的必要。

五、房產(chǎn)檔案銷毀的步驟

房產(chǎn)檔案銷毀工作主要分為兩個(gè)步驟：鑒定和銷毀。

1.由房地產(chǎn)登記檔案管理人員、登記官和紀(jì)檢、監(jiān)察部門人員組成鑒定小組；

2.鑒定小組應(yīng)對(duì)保管期屆滿的檔案逐件進(jìn)行審查，提出存毀意見；

3.鑒定小組應(yīng)指定2名以上鑒定小組人員監(jiān)督銷毀。監(jiān)督銷毀人員應(yīng)根據(jù)銷毀清冊(cè)，對(duì)將要銷毀的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，并應(yīng)注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。

陳品祿/責(zé)任編輯endprint