事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

朱澤清

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟在快速的發(fā)展，社會在不斷的進步，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是新時代新形勢的必然要求，是提高本部門、本單位各方面的工作質(zhì)量和效率的重要組成部分，是維護單位歷史真實面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項十分重要工作，是衡量一個部門或單位對全面工作整體管理水平和效果的重要標尺之一。面對新的形勢、新的使命，扎實做好基層單位檔案管理工作是黨管檔案工作的必然要求。作者從基層單位檔案管理工作存在的問題入手，有針對性地提出了提高思想認識、加強機制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強隊伍建設(shè)的對策措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問題；對策研究

引言

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，更需要進行檔案管理信息化的變革，帶動檔案管理模式上的創(chuàng)新。在信息化的時代背景下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式實現(xiàn)檔案存檔的信息化，有利于提高檔案管理與查找效率。下文將從分析事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀入手，重點闡述信息化條件下如何進行檔案管理，對人事管理進行一個全方位的探析。

1事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與改革的深化，事業(yè)單位的改革與發(fā)展也取得了一定的成果，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。為了保證工作的有序進行，就必須對眾多的文件進行有效的管理。檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的作用，主要是憑證作用和參考作用，它是各項工作的重要環(huán)節(jié)，是一個單位發(fā)展歷史的依據(jù)，是一個單位工作業(yè)績和管理水平的重要尺度，它詳細記載了單位一定時期內(nèi)的發(fā)展過程。規(guī)范化的檔案管理工作可以推進事業(yè)單位的工作效率，提高工作質(zhì)量，有利于單位掌握工作情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)，也有利于上級部門給予指導(dǎo)。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1管理機制不健全，人事資料不完善

很多行政事業(yè)單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內(nèi)部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。隨著行政事業(yè)單位的改革，人力資源開始大量流入，單位的管理機制就要以最快的速度去收集、整理這些新鮮血液的資料，以最優(yōu)的態(tài)度適應(yīng)大改革。但單位和管理部門對于資料的收集并不重視，單位對于資料收集沒有明確的規(guī)定，管理部門對資料的真實程度不予重視，在收集資料的過程中與其他部門也沒有過多的配合，這種上不管下懶散的行事方式，是人事檔案收集時面臨的問題。

2.2設(shè)施配備不齊全、不完善

目前盡管有些事業(yè)單位引進了計算機信息化錄入技術(shù)，但是由于電子設(shè)備不完善，目前人事檔案信息化管理的程度卻并不高，檔案管理并沒有得到迅猛的突破性進展。要加強信息化建設(shè)，通過計算機的檢索，實時顯示人事檔案的狀況，穩(wěn)步推薦信息化和智能化，硬件設(shè)備的更新問題更需要引起強烈重視。

2.3人事檔案管理缺乏信息化

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在我國的各個領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用，在人事檔案管理的應(yīng)用也不在少數(shù)。但是很多事業(yè)單位，認為人事檔案管理只是一項不重要的工作，不需要過高的技術(shù)水平，對于信息技術(shù)的應(yīng)用較少。很多檔案管理人員，還靠手工記錄人才的信息，這不僅降低了人事檔案信息的檢索效率，還不能保證人事檔案信息的準確性。這種信息化水平較低的管理方式，嚴重降低了人事檔案的利用效率。

3改進檔案管理中常見問題的對策

3.1建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作關(guān)系涉及到國家的機密，制定時一定要嚴格遵守國家頒布的檔案管理法則的規(guī)定，并根據(jù)單位實際情況增加一些檔案管理的規(guī)章制度，明確檔案管理人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù)，細化檔案管理考核辦法，確保制度更有可操作性。制度確定以后，須依法辦事，按章處理，才能確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.2管理工作與信息化相結(jié)合

事業(yè)單位進行改革之后，單位的人員持續(xù)增加，這一現(xiàn)象對人事檔案的管理工作也帶來了不小的麻煩，檔案的整理、歸納、再查詢都增加了一定的工作量，此時若再繼續(xù)采取原有的人力資源管理方式極不利于發(fā)掘優(yōu)秀人才。信息量增加可采用信息化的處理方式，利用大數(shù)據(jù)時代的信息處理速度對檔案進行信息化管理，將單位的人事檔案進行錄入、保存，這樣對于之后的審查、核對也方便了不少。檔案信息錄入計算機，也減少了原件的翻閱，對于原件的保存和保護也有一定的好處，審核人員在對人事檔案進行查取時，也可直接通過電腦對人員檔案進行查閱。這種快捷化的信息管理方式對于事業(yè)單位人力資源管理進行了極高的優(yōu)化，提高了事業(yè)單位人事資源的管理效率，使事業(yè)單位的人才能夠得到合理的分配，進而優(yōu)化管理機制。

3.3進一步提高思想認識，不斷加強檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

一個單位檔案管理工作的好壞，取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認真對待檔案管理工作，應(yīng)該從建設(shè)中國特色社會主義現(xiàn)代化強國，充分認識做好檔案管理工作的歷史意義和現(xiàn)實意義，牢記檔案工作的政治屬性，充分發(fā)揮檔案工作在促進本地區(qū)、本部門各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用，自覺加強對習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習，要有針對性地學(xué)習各項黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章，包括中華人民共和國檔案法等，大張旗鼓宣傳檔案法，不斷增強單位全員的檔案意識。黨委要高度重視檔案管理工作，要把檔案管理工作作為本單位各項工作的重要工作內(nèi)容，納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實具體責任人，形成上下聯(lián)動、便捷高效、層層負責的檔案管理工作新格局。

3.4進一步注重創(chuàng)新引領(lǐng)，確保檔案工作真正發(fā)揮服務(wù)作用

檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過程中，要始終樹立創(chuàng)新思想，要把檔案工作當做重要的業(yè)務(wù)工作，樹立檔案建設(shè)無小事的理念，高度重視檔案管理工作、積極面對檔案管理問題、認真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實務(wù)，通過理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過樹立創(chuàng)新意識、精品意識、爭先意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面，要做到管理方式創(chuàng)新，引入國際國內(nèi)各先進地區(qū)檔案管理經(jīng)驗和管理方式，可以依托服務(wù)外包，也可以采取信息化全程管理等手段，使檔案管理工作全方位優(yōu)化。

結(jié)語

通過文章以上的論述，我們進一步的知曉了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。但是在實際的發(fā)展過程中，人事檔案管理還存在著較多的問題，降低了人事檔案的應(yīng)用價值，阻滯了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在實際的發(fā)展過程中，我們還需結(jié)合單位自身的發(fā)展情況，對人事檔案管理的模式進行改革，本文以上只是從注重培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)；建立健全人事檔案管理制度，提高管理水平；多應(yīng)用信息化的管理手段等幾方面，對事業(yè)單位的人事檔案管理進行優(yōu)化。我們還需結(jié)合自身，對人事檔案管理的模式進行不斷的創(chuàng)新，提高人事檔案的利用價值，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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（作者單位：牡丹江市人力資源和社會保障局）