如何做好新時代檔案管理工作

王偉春

檔案是依據(jù)、是資源、是財富，檔案工作是涉及到每個部門和個人，同時也是一個機關單位公務活動的真實記錄；通過檔案可以真實再現(xiàn)現(xiàn)階段機關工作的歷史面貌。重視檔案工作，進行規(guī)范化管理，對提高機關各部門的工作效率具有重要的意義。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

一、做好新時代檔案工作的現(xiàn)實意義

檔案是對歷史負責為現(xiàn)實服務替未來著想的一項崇高事業(yè)在全面建設小康社會、構(gòu)建和諧社會的進程中檔案工作越來越深入地滲透到社會經(jīng)濟發(fā)展的方方面面，做好新時期檔案工作對于深入學習貫徹落實黨的十八大精神，提高黨的執(zhí)政能力構(gòu)建和諧社會具有重要意義。檔案是社會先進文化的物態(tài)載體。檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物是一種“凝固的歷史”它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來并使之流傳后世可以說先進文化的傳播、交流、確立離不開檔案的存在檔案是先進文化傳播和確立的一種載體是人類認識和改造世界的歷史記錄是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案是最廣大人民根本利益的有效保證。檔案具有社會共享性是整個社會的寶貴財富它應該順應社會發(fā)展的潮流符合最廣大人民的根本利益為他們所用。檔案是人類活動的真實記錄是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)借助檔案我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。人們之所以需要檔案就是為了要獲知過去發(fā)生的事件、存在的事物對今天和未來起什么作用有什么樣的意義?？梢哉f檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。

二、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關系問題

（一）創(chuàng)新與基礎的關系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系。工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。

（三）創(chuàng)新與學習、借鑒的關系。學習是創(chuàng)新的基礎，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學習相關專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新與實踐的關系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

三、當前檔案工作存在的問題

（一）對檔案工作重要性認識不夠。檔案工作相對于機關前沿的業(yè)務工作而言，是幕后服務性工作，容易被領導忽視。對檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)是：檔案工作在個別單位領導心目中地位不高；對檔案工作人、財、物投入不夠；檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應有的保障。

（二）基礎設施差。一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關力度不夠，損毀嚴重。

（三）檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高。主要表現(xiàn)是：個別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級機構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉和適應過程，不利于檔案工作的深入開展；個別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

（四）檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高。檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過近年來互查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確；有的注重文件的歸檔，對重要（相關）材料的歸檔重視不夠。

四、就檔案工作中存在的問題我們該如何去做

（一）加強領導，健全組織。工作好不好，關鍵看領導，領導重視是做好檔案工作的前提。首先應健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導；其次要建立檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網(wǎng)絡；第三要逐步建立健全統(tǒng)一領導，分類建檔，逐級負責，條塊結(jié)合的檔案管理體制。

（二）把握重點，規(guī)范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

（三）加強檔案干部隊伍建設，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定。各級檔案部門要按照提高整體素質(zhì)、增強創(chuàng)新能力的要求，著力建設一支政治強、業(yè)務精、作風正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊伍。一是要進一步加大各級檔案領導干部的培訓力度。組織參加有關檔案培訓班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領導水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務骨干的培養(yǎng)。積極營造有利于人才成長的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才。三是加強對檔案人員的繼續(xù)教育。要采取多種形式加強檔案人員的繼續(xù)教育，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級檔案管理人員定期進行培訓，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場指導，也可到好的單位實地參觀學習。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業(yè)知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業(yè)務精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進一步發(fā)展，提高機關的檔案管理水平。五是 切實改進工作作風。按照國家檔案局實干興檔的要求，大力弘揚“忠誠、創(chuàng)新、奉獻、和諧”精神，鼓實勁、干實事、務實效，加強學習，注重實踐，狠抓工作落實，以作風建設推動檔案事業(yè)科學發(fā)展。六是認真開展以“為民務實清廉”為主要內(nèi)容的黨的群眾路線教育實踐活動。

（四）完善設施，加大軟硬件建設。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設施。軟件方面，要加強檔案信息化建設。首先要立足現(xiàn)有信息化設備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設需要。其次要由國家檔案局或自治區(qū)檔案局開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

五、創(chuàng)新方式，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高質(zhì)量

（一）創(chuàng)新檔案工作思路。檔案工作要創(chuàng)新就要改變既無動力又無目標的狀況努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

（二）發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用加強檔案隊伍建設。一是要重視觀念更新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天隨著各部門工作人員的減少工作量的增加檔案工作面臨更大的壓力。因此檔案人員有必要進行相應的調(diào)整和重新定位要一改守攤看點、倉庫保管員的形象從根本上轉(zhuǎn)變觀念主動找婆家、找市場讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。二是要練就過硬的業(yè)務技能。檔案工作既是一項業(yè)務性工作又是一項管理服務性工作這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業(yè)務功底又要有較強的管理能力和服務意識要適應新形勢敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)善于提出新辦法、新思路解決新問題在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務實基礎上促進創(chuàng)新。三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發(fā)展時期知識更新呈“爆炸”式發(fā)展新的行業(yè)和領域不斷形成對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)因此檔案人員要把學習作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作多思考、多研究營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

（三）創(chuàng)新方式優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)提高館藏質(zhì)量。一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處或工業(yè)生產(chǎn)或農(nóng)副產(chǎn)品或文化教育或科學研究或自然資源或名勝古跡或人文景觀或風俗習慣，將這些“獨特之處”的各種資料收集起來就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區(qū)的“獨特之處”不是一成不變的它會隨著社會的發(fā)展而變化檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向調(diào)整收集對象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案還有的檔案館建立了人物檔案全宗把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中地方特色與館藏特色相輔相成二者往往是互為依托又互相補充。二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量而提高館藏質(zhì)量的辦法應從以下三方面入手：第一，對現(xiàn)有館藏進行鑒定剔除無保存價值的案卷；第二，嚴把進館質(zhì)量關把重份文件立卷保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前；第三，加強館藏信息資源的開發(fā)做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學檢索體系。第四，貼近社會創(chuàng)新服務力，求檔案事業(yè)跨越發(fā)展。檔案工作的宗旨是利用檔案工作的生命力在于服務。要圍繞服務做文章不斷拓展服務領域創(chuàng)新服務機制增強服務效果擴大社會影響使檔案工作服務貼近“中心”貼近社會貼近群眾貼近現(xiàn)實。部分檔案部門日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得不夠好考慮得也很少。檔案部門要多方拓展服務方式和服務領域一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀變被動等待服務為積極主動上門服務使服務范圍由“窄”變“寬”服務層次由“淺”變“深”同時要充分開發(fā)現(xiàn)有檔案通過加工、處理使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。

當前，要做好檔案工作，需要各級檔案部門和全體干部職工的共同努力、頑強拼搏，需要每位黨員干部從我做起，躬身實踐。與有關單位密切協(xié)作，銳意進取，開拓創(chuàng)新，求真務實，狠抓落實，才能營造豐富多彩、形式多樣、充滿活力、創(chuàng)造性推進檔案工作，開創(chuàng)檔案工作新局面。

（作者單位：江蘇省鹽城市機關事務管理局）