檔案管理工作的重要性分析

劉春蓮

摘 要：在我國快速發(fā)展的過程中，隨著國家政策的完善，檔案管理工作也被越來越重視，檔案的丟失、散亂會給政府、社會、公民帶來極大的麻煩，而有序的檔案管理能為以后的工作提供方便。另外，就目前的形勢而言，全國參加高考的人數(shù)越來越多，因此，極其嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，就必須搭配一定得當(dāng)?shù)墓芾?，在就業(yè)檔案管理工作方面，檔案管理工作就更加重要，它關(guān)系民生，是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；就業(yè)檔案；重要性；措施

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對于檔案利用也愈加重視，這是因為檔案信息本身的真實性較強(qiáng)，能夠給國家機(jī)構(gòu)以及社會組織提供依據(jù)。并且，無論是什么行業(yè)都會進(jìn)行檔案的形成，記錄的內(nèi)容也比較的廣泛。在人們遇到問題的時候，可以通過檔案的查閱來了解相關(guān)的問題，并找到問題解決的策略。檔案管理工作主要通過管理檔案幫助人們更好的獲得比較有效的信息。

1檔案管理工作的重要性

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越重要，檔案管理的是在各項工作中形成的具有保存考察價值的資料，是對工作的記錄和考究的憑證。在企業(yè)中，檔案管理工作起著重要的作用。檔案作為一種信息資源，是對企業(yè)生產(chǎn)活動、技術(shù)科研和經(jīng)營活動的真實記錄，也是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范是影響一個企業(yè)管理水平的重要原因，檔案管理的作用在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著積極的重要作用，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理是企業(yè)必須要做好的一項基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范化的檔案管理體系使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)的發(fā)展速度，它將為公司各項業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造必要的條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。

2做好檔案管理工作的相關(guān)策略分析

2.1重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理人員本身的綜合素質(zhì)會直接決定檔案管理的實際水平，這便要求企業(yè)或者相關(guān)單位必須認(rèn)識到檔案管理人員素質(zhì)提高的重要性。首先，應(yīng)該選拔那些素質(zhì)比較高，并且水平比較高的人員來從事檔案管理。其次，對于選拔的工作人員，應(yīng)該對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保其能夠掌握和檔案管理有關(guān)的專業(yè)知識。在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，企業(yè)應(yīng)該給這些人提供一個比較好的環(huán)境，讓其更好的學(xué)習(xí)，切實提高管理人員本身的綜合素質(zhì)。在進(jìn)行培訓(xùn)的時候，還可以組織一些活動，比如知識競賽等，這些活動的開展能夠?qū)Υ蠹业暮献骶襁M(jìn)行培養(yǎng)，將其學(xué)習(xí)熱情真正的激發(fā)出來，切實提高其綜合素質(zhì)，從而更好的開展檔案管理的相關(guān)工作。

2.2實現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用，因此要注重管理人員的現(xiàn)代化。檔案管理工作是一項科學(xué)性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，隨著計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式和技術(shù)在不斷地進(jìn)步以及改善，檔案管理現(xiàn)代化的新形勢對檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了新的要求，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，要及時對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，要求檔案管理工作人要轉(zhuǎn)變成綜合性的檔案人才，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)不同知識結(jié)構(gòu)和不同年齡技術(shù)人員的交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，起到相互學(xué)習(xí)的作用，建立健全考核機(jī)制，鼓勵員工積極學(xué)習(xí)，從而不斷提升自身的素質(zhì)。在現(xiàn)代化檔案管理的形勢下，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案管理的實際，積極總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗，更新發(fā)展新的理念，積極創(chuàng)新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破，檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業(yè)道德精神和創(chuàng)新意識，通過自我學(xué)習(xí)和實踐不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，拓展自己的知識面，通過學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊自己的視野，使得員工自身的發(fā)展能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理工作的腳步。

2.3提高檔案管理工作的信息化程度

除了使用電子檔案之外，管理系統(tǒng)也可以通過電子系統(tǒng)管理。檔案管理工作部門應(yīng)當(dāng)建立自己的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，配齊所必需的硬件設(shè)施，包括計算機(jī)、服務(wù)器等等。只有當(dāng)電子系統(tǒng)更加完備，跟得上時代信息化的發(fā)展，那么才能夠?qū)n案進(jìn)行有效的運(yùn)用，才能深入民情，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)需要提取一定的檔案材料時，就可以通過電子系統(tǒng)簡單提取省時省力，而不需要到圖書館或檔案室去，挨個查看紙質(zhì)資料。

2.4提高信息技術(shù)水平

目前，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)走入各行各業(yè)中，也成為各行各業(yè)廣泛運(yùn)用的技術(shù)，同時，計算機(jī)技術(shù)也給企業(yè)帶來了一定的幫助，因此，提高信息技術(shù)水平尤為重要。將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中可以更加便于檔案管理工作的管理，將不同的檔案進(jìn)行分類，無論是管理還是調(diào)取使用都更加便利。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以在企業(yè)的檔案管理部門中定期開展信息技術(shù)的培訓(xùn)活動，將最新的管理方法等傳授給檔案管理人員，使工作人員具備良好的計算機(jī)技術(shù)水平。

2.5做好檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時候，將信息技術(shù)融入進(jìn)去是非常重要的。信息技術(shù)的融入，能夠落實電子檔案管理的相關(guān)模式，能夠在很大程度上避免人為因素導(dǎo)致的失誤，切實提高管理工作的實際效率。這便要求，企業(yè)必須認(rèn)識到信息技術(shù)使用的重要性，檔案管理工作需要跟上社會和時代的發(fā)展，逐步的用電子檔案取代以往的紙質(zhì)檔案。提高檔案管理信息化水平，需要從硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個方面出發(fā)。就軟件方面而言，企業(yè)需要重視管理人員信息化水平的加強(qiáng)，確保其能夠掌握計算機(jī)相關(guān)的知識，并且能夠比較熟練的使用計算機(jī)，就硬件方面而言，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行電子設(shè)施的制定，比如電腦刻錄機(jī)、高速掃描儀以及容量比較大的計算機(jī)硬盤等一些硬件，這樣不但能夠減少紙質(zhì)檔案，將相關(guān)的資料存入到電腦中去，還能夠給人們的查閱以及整理提供方便。

結(jié)語

檔案管理工作是一項全新的事業(yè)，檔案管理在事業(yè)單位中具有舉足輕重的作用，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作從手動操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾淼淖兏?，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時又大大提高了檔案管理工作的工作效率，在當(dāng)前的時代背景下，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不僅僅是檔案管理工作的生存發(fā)展的需要，更是契合時代發(fā)展的需要，所以這就要求了相關(guān)管理人員思想的轉(zhuǎn)變和工作人員自身素質(zhì)的提升的同時，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的手段，幫助企業(yè)以及相關(guān)事業(yè)單位全面的實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的建設(shè)。

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（作者單位：牡丹江市救助站）