對煤炭企業(yè)非生產(chǎn)性支出管理的探討與實踐

隨著煤炭市場的逐步回暖，煤炭企業(yè)對非生產(chǎn)性支出的管理和控制有所放松，導致非生產(chǎn)性支出增長的勢頭逐步顯露。由辦公室作主管的招待費、車輛管理費、辦公用品及辦公設備費等管理費用有較大的壓縮空間，大眾煤礦在實踐中總結出了以精益求精為抓手的非生產(chǎn)性支出管理辦法，從細節(jié)著手，眼睛向內(nèi)，強化車輛管理，優(yōu)化辦公用品、耗材管理流程，嚴格招待費管理，大力降低了非生產(chǎn)性成本。

一、以精益求精對抓手加強辦公室相關非生產(chǎn)性支出管理實踐的內(nèi)涵

大眾煤礦辦公室，在工作中堅持以精益求精為抓手，結合企業(yè)當前生產(chǎn)經(jīng)營狀況，對車輛管理、辦公耗材維修、招待費用管理等分管項目各類費用進行調(diào)研分析，并對車輛管理辦法、辦公用品、耗材管理辦法、招待費管理辦法重新進行梳理和修改，在確保服務質(zhì)量不斷提高的同時，優(yōu)化管理流程，加強相關費用的細節(jié)管理，減少非生產(chǎn)性支出，從而進一步降低成本，減輕公司經(jīng)營壓力。

二、主要做法

（一）創(chuàng)新車輛管理，強化公務車輛管理

隨著企業(yè)車輛改革的推薦，大多企業(yè)的公車都有所減少，為提高用車效率，辦公室要加強車輛管理，統(tǒng)籌安排，在車輛減少的情況下，確保不影響領導和各部門的用車需求。

1.對全部運行車輛進行統(tǒng)籌管理。隨著車改的推進，多數(shù)企業(yè)運行中的公車數(shù)量有所減少，導致出現(xiàn)領導專用車閑置與非領導專用車用車緊張的現(xiàn)象。大眾煤礦辦公室作為車輛管理的主管部門，在確保不影響領導用車的情況下，取消了領導專用車，對所有運行車輛進行了統(tǒng)籌管理。同時推行駕駛員行車日志。要求駕駛員把每天出車情況記錄下來，記錄內(nèi)容包括出車時間、出車地點、用車人、返回時間、里程數(shù)等方面，并不定期對駕駛員行車日志進行抽查，確保公車公用。

2.推進司機安全風險金績效考核。對司機每月出車次數(shù)與安全風險抵押金兌現(xiàn)掛鉤考核，大眾礦以每月司機安全事故為否決指標，每個司機每月25次出車趟數(shù)為基準，（出車趟數(shù)不分遠近，跑長途在外的一天按兩趟計算）達到25次風險金按全額發(fā)放，達不到25次的，按照一次核減20元折算，充分調(diào)動司機的出車積極性。

3.制定車輛油耗定額，每月進行考核。根據(jù)車輛用油實際情況，制定每一輛公務車的油耗定額，每月對車輛油耗依據(jù)定額實行考核。如該車輛月底考核在定額上下5%以內(nèi)不獎不罰，超出定額上下5%以外的按超出的部分獎罰，獎勵按照實際節(jié)油價格的50%進行獎勵，處罰按照超出定額油耗實際價格的100%進行處罰，激發(fā)駕駛員節(jié)約用油的積極性和主動性。

（二）“化零為整”，統(tǒng)一辦公用品、耗材管理

一線煤炭生產(chǎn)企業(yè)，除管理部室外還有多個生產(chǎn)區(qū)隊，辦公用品、耗材消耗量比較大，以往部室辦公用品和耗材由辦公室進行管理，區(qū)隊辦公用品由區(qū)隊使用隊伍費自行購置，同時存在少數(shù)部室自行購置辦公用品之后再進行報銷的現(xiàn)象，管理比較混亂，針對這種情況大眾礦辦公室“化零為整”，對區(qū)隊和部室所有辦公用品進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一招標、統(tǒng)一采購，由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，管理制度化、程序化、規(guī)范化，從而降低采購費用，減少浪費。

1.化零為整，統(tǒng)一管理

辦公室對區(qū)隊和部室辦公用品、耗材統(tǒng)一進行采購、發(fā)放，禁止各單位私自購買辦公用品。大眾煤礦要求各單位每月月底定時上報辦公用品申領計劃，辦公室統(tǒng)計后，結合實際需求統(tǒng)一采購，各單位每月按照定額標準進行領取。同時，禁止各部室私自采購辦公用品，對私自采購的辦公用品，報銷時辦公室將不予以登記、報銷。

2.優(yōu)化流程，堵“漏洞”。

多數(shù)企業(yè)辦公耗材、辦公設備維修采區(qū)外包形式，一般由2家到3家公司輪流定期到公司對辦公設備進行維修，多家單位容易造成重復維修、維修后職責不清，大大降低了維修效果。為了防止此類現(xiàn)象的發(fā)生，大眾煤礦辦公室由原來的事后控制轉變?yōu)槭虑翱刂坪褪潞笸瑫r控制，辦公室變原來加粉程序（廠家上門加粉—各單位簽字確認—辦公室確認登記確認），為廠家供打印粉給辦公室—各單位到辦公室登記、領取—廠家加粉，變原來的維修流程（廠家上門維修—區(qū)隊簽字確認—報辦公室登記、確認）為區(qū)隊上報需要維系設備—辦公室登記—廠家維修—各單位確認——辦公室確認，優(yōu)化管理流程后，杜絕了重復無效維修、加墨現(xiàn)象的發(fā)生，同事提高了維修效率，確保部室、區(qū)隊設備壞損、缺粉及時能夠維修、加粉。

3.嚴格考核，強職責。

辦公室要根據(jù)各部室在崗人員對各部室辦公用品、耗材費用重新進行定額，增人增費、減人減費，每月進行對各部室辦公用品、耗材費用進行統(tǒng)計考核；每月統(tǒng)計一次，上一月超額的將從下一月的定額中扣除，每季度進行一次全面考核，每季度總費用不得超過當季度3個月定額的總和。

（三）“雙管”齊下，嚴格內(nèi)、外招待費審批管理

1.辦公室要嚴格把關內(nèi)部招待審批程序，上級檢查需安排工作餐時，由對接部門根據(jù)實際就餐人數(shù)填寫內(nèi)部招待審批單，經(jīng)分管領導及總經(jīng)理批準后，由辦公室統(tǒng)一安排工作餐，除此之外，任何人不得免費就餐，

2.對外招待方面，對招待費使用進行定額管理，實行事前審批制度，外部招待經(jīng)辦人必須事先填寫《外部招待審批單》，經(jīng)分管領導初審后，報經(jīng)營副總經(jīng)理及總經(jīng)理復批。公司領導批準后，經(jīng)辦人到綜合辦進行登記備案，然后方可進行招待，不事先進行登記備案的外部招待，報銷時綜合辦一律不予登記蓋章。通過實行公司招待費定額管理、嚴格招待管理，嚴格招待審批程序，切實降低公司招待費用。

三、管理效果及推廣意義

大眾煤礦推行以精益管理為抓手的非生產(chǎn)性支出管理實踐，非生產(chǎn)性支出大幅降低，其中2017年車輛通行費同比減少0.35萬元，車輛維修費同比減少4.93萬元，汽車油費同比減少7.87萬元；科室和區(qū)隊辦公用品和耗材費用同比年減少 21.36萬元；外部招待費同比減少8.64萬元。

以精益管理為抓手的非生產(chǎn)性支出管理實踐，不但降低了非生產(chǎn)性成本，而且全面提高了辦公室人員的自身服務能力和工作效率，提升了辦公室管理能力；統(tǒng)一管理辦公用品和耗材，從根源上解決的隊伍費管理混亂的問題，同時在保證各部室、區(qū)隊正常辦公的情況下，使辦公資源充分得到合理的利用；引導員工樹立節(jié)約意識，實現(xiàn)從“要我節(jié)約”到“我要節(jié)約”的轉變，值得其他單位學習借鑒。

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作者簡介：申韶娟（1987-），女，山西長治人，本科，主要從事辦公室文書工作以及檔案管理、辦公用品管理、招待費管理等工作endprint