淺談如何加強(qiáng)行政辦公用品管理

曾婉婉 韋蕾 張繪

摘要：在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，企業(yè)的發(fā)展結(jié)構(gòu)變得更加的復(fù)雜，尤其是行政辦公用品的管理弊端問題，例如辦公用品使用浪費(fèi)，利用率低下，供給不滿意以及管理制度不規(guī)范等問題正在日益凸顯。行政辦公用品管理作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要后勤部分，必須要緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，做出相應(yīng)的改革。由于辦公用品種類多，繁雜，購(gòu)置分散且不容易管理，因此企業(yè)管理人員需要重視這方面并采取相應(yīng)措施進(jìn)行完善與提升，將注意力更多的放在內(nèi)部可持續(xù)的管理政策上。

關(guān)鍵詞：行政辦公用品管理；完善責(zé)任制度

一.加強(qiáng)行政辦公用品管理的意義

1.提高員工的工作能力

為了使員工更加有效率地完成平時(shí)的工作，更好地履行自己的職責(zé)，提升其工作能力是勢(shì)在必行的，辦公用品的有效管理規(guī)范使用方便了員工的使用且提高了員工的滿意度，因此是其能力提升的因素之一。

2.改善企業(yè)工作質(zhì)量

員工對(duì)辦公用品的管理有了較好的滿意度，在日后的工作中事故發(fā)生幾率會(huì)有所降低；可以增加責(zé)任感，每次工作時(shí)會(huì)更加的認(rèn)真；可以增加管理意識(shí)，使管理者的水平提升，做到更加有效的管理。因此，企業(yè)辦公用品管理質(zhì)量的影響是不可估量的，有利于企業(yè)建立高效的工作系統(tǒng)。

二.辦公用品管理現(xiàn)狀

1.辦公用品管理工作的規(guī)范性較差

辦公用品管理的一個(gè)重要因素是用品管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而，由于中國(guó)的經(jīng)濟(jì)仍處于發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，許多行業(yè)都在發(fā)生變化，許多行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。當(dāng)然，這個(gè)問題也反映在國(guó)內(nèi)企業(yè)辦公用品管理問題上。現(xiàn)階段，在中國(guó)很多企業(yè)辦公用品管理工作的責(zé)任分工是極其混亂的，內(nèi)部管理秩序管理不到位，用品管理和分類不明確，用品放置沒有規(guī)定的場(chǎng)所。因此沒有規(guī)范的辦公用品管理工作不僅給企業(yè)本身帶來了一些問題，阻礙了企業(yè)辦公用品管理的信息化，同時(shí)也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

2.辦公用品管理整體滿意度低

在企業(yè)辦公用品管理中員工滿意度情況會(huì)直接影響員工的工作效率，從而與整個(gè)公司的績(jī)效掛鉤，然而當(dāng)前大部分企業(yè)辦公用品員工的滿意度處于一個(gè)較低的水平，是管理體制不科學(xué)導(dǎo)致的問題之一，這種情況嚴(yán)重打擊了員工的工作積極性，員工工作的動(dòng)力急劇下降，這是管理制度本身造成的后果，低了員工的工作積極性與企業(yè)的績(jī)效水平。

3.管理模式陳舊。

隨著科技的發(fā)展高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和推廣，新事物層出不窮，其形式和內(nèi)容多樣而復(fù)雜，辦公用品管理的規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大。然而，大多數(shù)單位跟不上新時(shí)代的發(fā)展。大多數(shù)企業(yè)不能用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公用品管理服務(wù)，一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

三.加強(qiáng)辦公用品管理的對(duì)策

1.完善責(zé)任制度

辦公用品管理由于牽涉崗位過多，工作人員也過多，每個(gè)崗位由于其差異性的原因，對(duì)用品要求也不同，因此管理責(zé)任制度要落實(shí)到每一個(gè)人身上，這樣才能全面提升辦公用品管理規(guī)范的效果，在工作中遵守規(guī)章制度。目前管理出現(xiàn)問題，由于管理意識(shí)不強(qiáng)，找不到相對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致整體管理質(zhì)量不高，浪費(fèi)現(xiàn)象一直存在。因此針對(duì)此類問題，必須改進(jìn)管理，采取有效的措施來落實(shí)辦公用品管理責(zé)任。落實(shí)責(zé)任制，提高管理者的責(zé)任心。要根據(jù)實(shí)際情況來決定，并且要隨時(shí)不斷的調(diào)整。另外在平時(shí)也要加強(qiáng)員工關(guān)于辦公用品使用的考核制度，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)員工工作的積極性，保證辦公用品管理制度的順利進(jìn)行。

2.建立辦公用品管理體制

辦公用品使用的控制水平對(duì)于企業(yè)費(fèi)用的產(chǎn)生起到非常大的影響。加強(qiáng)辦公用品管理，其目的就在于選用有效的成本控制措施，不斷優(yōu)化企業(yè)的辦公用品成本管理措施，探索出能夠有效降低公司辦公用品成本的措施。為了合理地組織辦公用品成本核算，發(fā)揮其應(yīng)有的功能，在建立辦公用品成本核算的過程中，必須與各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)成本計(jì)算相結(jié)合，構(gòu)建公司成本核算的完整系統(tǒng)。這就要求在研究、設(shè)計(jì)辦公用品成本核算的內(nèi)容與方法的工作中，針對(duì)企業(yè)成本核算進(jìn)行全面、深入地考察，明確兩者的區(qū)別和聯(lián)系，做到收支的計(jì)算過程同時(shí)也是成本的核算過程盡量完善，使企業(yè)成本核算成為較完整的系統(tǒng)。

3.提高工作人員參與度

由于對(duì)辦公用品管理工作的宣傳力度不大、廣度不夠，用品管理工作在公司里影響不大，很多人對(duì)辦公用品管理工作不了解。大多數(shù)人認(rèn)為是無關(guān)緊要的。因此，要搞好辦公用品管理工作，公司管理部門必須改變過去默默無聞式的工作方式，應(yīng)該通過各種手段，大力宣傳辦公用品管理工作，增加員工對(duì)辦公用品管理工作的理解、重視和支持，同時(shí)，要增強(qiáng)自身的規(guī)范意識(shí)，使辦公用品管理工作走向全公司。

4.利用現(xiàn)代化帶領(lǐng)辦公用品管理進(jìn)一步發(fā)展

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)辦公用品管理模式進(jìn)行改革，提高工作效率和有效管理，減輕員工的工作勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，更重要的是保證用品管理規(guī)范性和準(zhǔn)確性，進(jìn)行辦公用品管理工作，要遵循便于利用的原則。只有按照真正的管理規(guī)范的原則，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為辦公用品的現(xiàn)代化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四.結(jié)語

辦公用品管理是一門科學(xué)性的體系，是公司財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理的重要部分，也代表著公司的形象。目前為止，多數(shù)企業(yè)辦公用品管理工作已經(jīng)取得了一定的成效，但是仍有層出不窮的問題，隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，為了保證企業(yè)的績(jī)效和工作人員工作的積極性，企業(yè)管理人員對(duì)于辦公用品管理工作必須重視起來，制定完整科學(xué)的管理制度，提升辦公用品管理的質(zhì)量，以便于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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