談人事檔案管理中存在的問題

秦國平

摘 要 檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個(gè)單位的工作能否正常運(yùn)行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調(diào)動(dòng)和職務(wù)安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。人事檔案是圍繞著個(gè)人開展的，一個(gè)人的基本情況和工作表現(xiàn)等等都會(huì)記錄在這個(gè)檔案里，包括出身背景、社會(huì)關(guān)系、工作表現(xiàn)以及社會(huì)獎(jiǎng)懲等等。這些檔案是上級(jí)組織在選拔、任命時(shí)的重要參考依據(jù)。但是我國事業(yè)單位人事檔案管理存在很多問題，比如制度不完善、管理人員素質(zhì)不高、管理信息不普及以及利用率低等等。但是隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人事檔案管理水平提高是一種必然的趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理 存在問題

中圖分類號(hào)：D523. 2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1事業(yè)單位人事檔案管理概述

（1）事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)涵。眾所周知，事業(yè)單位是我國國家機(jī)構(gòu)中不可忽視的一部分，發(fā)揮著科學(xué)、教育、社會(huì)福利等多方面的社會(huì)功能，以服務(wù)為主，因此此項(xiàng)工作直接關(guān)系到國家的發(fā)展，社會(huì)的穩(wěn)定以及人民安定的生活。事業(yè)單位人事檔案是由一系列文檔組合而成的，記錄著每個(gè)員工的成長階段與經(jīng)歷，社會(huì)關(guān)系和所獲榮譽(yù)、獎(jiǎng)懲，是可以反映一個(gè)人思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平的關(guān)鍵憑證。領(lǐng)導(dǎo)可以通過人事檔案對(duì)一個(gè)人的德、能、勤、績、廉等各方面進(jìn)行考察，了解他們的錄用、干部任免、崗位調(diào)換等等。因此，人事檔案的管理事關(guān)國家發(fā)展與經(jīng)濟(jì)命脈，是推動(dòng)社會(huì)主義事業(yè)的加速器。

（2）做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性材料，也是維護(hù)事業(yè)單位工作人員個(gè)人利益的關(guān)鍵憑證。因此，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)制度的改革，簡單的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)的需要，各種工作單位與個(gè)人之見的利益糾葛已經(jīng)是必須要解決的問題，檔案管理可以很好地解決由于歷史遺忘帶來的問題，也是法律依據(jù)之一。由于人事檔案記載了一個(gè)人的出身、生活經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、工作能力以及社會(huì)榮譽(yù)的獎(jiǎng)懲，而且很多材料都是原始材料，不可復(fù)制的，因此在必要的時(shí)候是解決矛盾的重要砝碼。

2事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題剖析

（1）一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作重視不足。對(duì)于人事檔案的管理一直存在一定的誤區(qū)，大家都以為這種工作比較瑣碎且沒有技術(shù)含量，不容易獲得成績或者提升的可能。尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，更覺得對(duì)于人事檔案的管理，任何人都可以通過抄抄寫寫來完成，只要保證保密性、完整性即可。因此很多人事部門的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)安排一些兼職人員來負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。也導(dǎo)致了實(shí)際工作中很多應(yīng)付的現(xiàn)象發(fā)生，這些都阻礙了各個(gè)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展和改革，甚至降低了服務(wù)質(zhì)量。

（2）人事檔案管理人員素質(zhì)需提高。檔案管理，大家都知道是一項(xiàng)十分重要而且繁瑣的事情，而且隨時(shí)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)這項(xiàng)工作的要求逐漸向著專業(yè)性發(fā)展，工作人員往往需要連續(xù)工作很久，而且不宜頻繁地流動(dòng)人事?？傊瑳]有一定的物力、財(cái)力就不可能保障人事檔案的真實(shí)性、及時(shí)更新性以及準(zhǔn)確性。因此如果讓人事部門的相關(guān)人員來兼任這項(xiàng)工作，或者是臨時(shí)借調(diào)都是很難高效率、高質(zhì)量地完成這項(xiàng)工作的，現(xiàn)實(shí)當(dāng)中也出現(xiàn)過很多不能及時(shí)歸檔、材料丟失等問題的，以致于造成了很多不能挽回的損失。

（3）人事檔案管理信息化尚未普及。為了適應(yīng)信息化的時(shí)代，我國很多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于此系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候定位并不專一，因此在適用的過程當(dāng)中只能記錄員工的一些基本資料，對(duì)于員工在工作中的資料或者社會(huì)獎(jiǎng)懲很難一一記錄，這也就導(dǎo)致了員工檔案材料記錄不全、準(zhǔn)確性等問題。再加上事業(yè)單位人事檔案管理在實(shí)際操作中手工的內(nèi)容比較多，紙質(zhì)檔案仍然普遍存在，這是很多資料和檔案不能長期保存的根源所在。因此事業(yè)單位的信息化管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)，這樣才能更好地推動(dòng)其信息化發(fā)展。

（4）人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料制作不規(guī)范是現(xiàn)實(shí)中常見的，主要的表現(xiàn)也不過以下兩大類：第一，人事檔案材料的分類不規(guī)范，比如管理人員確實(shí)知道人事檔案需要分類管理方便查詢和更替，但是在實(shí)際操作中，分類標(biāo)準(zhǔn)并不好把握，這也就給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便。第二，材料制作過程不嚴(yán)謹(jǐn)，很多材料在制作過程當(dāng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是一些默認(rèn)的規(guī)則。

（5）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理?，F(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲(chǔ)存量，低成本以及查詢與管理方便等特點(diǎn)。面對(duì)相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時(shí)提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時(shí)信息化管理不需要實(shí)體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

3總結(jié)

綜上，我國目前事業(yè)單位人事檔案管理當(dāng)中的問題還很多，已經(jīng)影響了我國人事檔案管理工作的改革與進(jìn)一步發(fā)展。因此我國應(yīng)該采取相關(guān)措施進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理制度，重點(diǎn)提升管理人員的素質(zhì)以及事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的重視程度，這樣才能推動(dòng)我國事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和手段，充分利用信息化時(shí)代帶來的便利，建設(shè)對(duì)社會(huì)開放的管理平臺(tái)，這樣既可以制約人才流動(dòng)，也可以解決很多現(xiàn)有的問題。只有這樣，我國事業(yè)單位的人事檔案管理才能再上新臺(tái)階，從而為我國社會(huì)主義事業(yè)貢獻(xiàn)一份力量。endprint