新時(shí)期圖書(shū)檔案信息化管理探究

王達(dá)

[摘 要]隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代。信息化與信息技術(shù)革新，在社會(huì)管理領(lǐng)域中的作用越來(lái)越重要。在這樣的背景下，圖書(shū)檔案信息化將成為必然趨勢(shì)。本文闡述了目前圖書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，以及在新時(shí)期信息化條件下，圖書(shū)檔案信息化管理的具體方法。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；圖書(shū)資料；信息化管理；檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.102

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

圖書(shū)檔案是包含了大量數(shù)據(jù)信息的一種資源，在信息社會(huì)中占有重要的地位，檔案管理的信息化是一項(xiàng)涉及多方面、多領(lǐng)域的復(fù)雜工程。圖書(shū)館是擁有大量圖書(shū)資料的一種公共場(chǎng)所，其中的圖書(shū)資料需要規(guī)范化管理，只有規(guī)范化管理才能保證圖書(shū)檔案工作正常有序地開(kāi)展。針對(duì)圖書(shū)檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，本文對(duì)圖書(shū)檔案信息化管理的科學(xué)性、規(guī)范性、高效性進(jìn)行了探索。

1 非信息化下圖書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 有待優(yōu)化的陳舊圖書(shū)檔案管理工作模式

隨著圖書(shū)館藏書(shū)的種類和內(nèi)容不斷增加，缺乏開(kāi)放性和創(chuàng)新意識(shí)的傳統(tǒng)圖書(shū)資料歸檔方式，已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理工作，只對(duì)其管理工作所涉及的領(lǐng)域和部門開(kāi)放。這種以“自己”為主的管理模式，在很大程度上限制了檔案信息在更多領(lǐng)域的使用。紙張是承載這些檔案資料的主要載體，但隨著時(shí)間的推移，紙張就會(huì)出現(xiàn)破損。再加上越來(lái)越多的紙質(zhì)文件必須以堆放的形式存放，這不僅占用了大量的存儲(chǔ)空間，還需要有效控制存放空間的濕度、溫度。這“成功”地提高了檔案管理工作的成本，也“成功”地降低了檔案的利用率。

1.2 圖書(shū)管理員思想落后

圖書(shū)檔案是重要的檔案資料，是人文工作成果的綜合表現(xiàn)之一。然而總是存在部分圖書(shū)管理人員，甚至是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部，單純地認(rèn)為圖書(shū)檔案管理的對(duì)與錯(cuò)、成與敗，對(duì)其個(gè)人工作環(huán)境的發(fā)展或在單位的發(fā)展前途，都沒(méi)有什么聯(lián)系。那些與大眾有不同思維模式的管理人員認(rèn)為，圖書(shū)檔案管理僅僅是一項(xiàng)很簡(jiǎn)單的工作，并且該工作的模式就是簡(jiǎn)單地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理以及歸檔。同時(shí)，還有一部分人認(rèn)為完成這項(xiàng)流程并不需要學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)，只要是能讀書(shū)識(shí)字的普通人，都可以勝任這項(xiàng)工作。實(shí)踐取決于實(shí)踐者的思維模式，也就是這種思想導(dǎo)致很多圖書(shū)管理者在工作時(shí)不假思索，從上至下對(duì)圖書(shū)檔案疏于管理。

1.3 管理部門對(duì)圖書(shū)資料檔案信息化建設(shè)不夠重視

由于檔案管理工作所涉及的領(lǐng)域和事項(xiàng)眾多，其工作過(guò)程復(fù)雜、煩瑣，并不能帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此不能引起單位管理者的重視。在這樣的條件下，檔案信息化建設(shè)也沒(méi)有足夠的資金投入和人員投入，導(dǎo)致相關(guān)工作難以正常進(jìn)行。

2 信息化條件下圖書(shū)檔案的管理方法

2.1 增強(qiáng)圖書(shū)檔案管理規(guī)范化意識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法

當(dāng)今是信息化社會(huì)，高校要增強(qiáng)圖書(shū)檔案管理規(guī)范化意識(shí)，加大資金投入進(jìn)行圖書(shū)資源建設(shè)。同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，管理者有必要有方向、有目的、有選擇地學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的管理方法，并根據(jù)我國(guó)國(guó)情，對(duì)圖書(shū)檔案管理方法進(jìn)行有針對(duì)性地修改，然后建立符合自己思維模式的圖書(shū)檔案管理方式。

2.2 高等院校要合理利用校園網(wǎng)

新時(shí)期高等院校都普及了校園網(wǎng)，由于校園網(wǎng)安全系數(shù)比較高，給予圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)一個(gè)非常好的發(fā)展渠道，因此高等院校要合理利用校園網(wǎng)。高等院?？梢岳眯@網(wǎng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)管理圖書(shū)檔案，并利用高科技優(yōu)化圖書(shū)檔案管理服務(wù)。同時(shí)，先進(jìn)管理平臺(tái)對(duì)于大數(shù)據(jù)信息的處理效率遠(yuǎn)高于人工。例如，圖書(shū)所包含的主題、目錄、分類等信息，是查找書(shū)籍時(shí)必需的信息，為了方便圖書(shū)信息管理者檢索，高校就需要利用校園網(wǎng)建立有針對(duì)性的檢索入口。

2.3 強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心

由于圖書(shū)檔案信息化所涉及的領(lǐng)域眾多，所以其管理工作所涉及的管理部門也非常多，只強(qiáng)化圖書(shū)管理者的管理意識(shí)是不夠的。在圖書(shū)檔案管理信息化的過(guò)程中，只有強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，才能調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，增強(qiáng)其對(duì)工作的責(zé)任感，而不是當(dāng)一天和尚撞一天鐘。

3 新時(shí)期圖書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

在當(dāng)前的數(shù)字化、信息化社會(huì)，傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代步伐，無(wú)法滿足讀者對(duì)信息傳遞速度的要求，也無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，時(shí)代對(duì)圖書(shū)檔案管理提出了更高的要求——檔案管理必須數(shù)字化、信息化和現(xiàn)代化。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)APP普及的今天，圖書(shū)檔案管理數(shù)字化、平臺(tái)化、信息化的條件已經(jīng)非常成熟，信息化管理已成為圖書(shū)資料檔案業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。圖書(shū)檔案信息化管理具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。

3.1 優(yōu)化保存方式

相對(duì)于較為傳統(tǒng)的圖書(shū)資料檔案管理方式，新型的信息化圖書(shū)資料檔案保存方法更加有利于保存書(shū)籍。在新時(shí)期，相關(guān)管理人員是根據(jù)圖書(shū)館管理模式的要求，對(duì)各種書(shū)籍（不分新舊）及時(shí)進(jìn)行記錄分類，由于是人工操作，其中的摩擦以及化學(xué)反應(yīng)一定會(huì)對(duì)紙質(zhì)原件造成損傷。然而，圖書(shū)資料檔案管理采用信息化，將原有的紙質(zhì)圖書(shū)資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，就可以避免因?yàn)楦鞣N形式的直接觸碰而所造成的損傷。在新時(shí)期檔案資料管理領(lǐng)域里，圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)資料檔案保存方式進(jìn)行優(yōu)化，就是有效降低圖書(shū)資料檔案原件損壞。

3.2 優(yōu)化整合共享途徑

新時(shí)期的圖書(shū)檔案信息化管理有利于圖書(shū)資源檔案的合并，以供分享。圖書(shū)管理員通過(guò)使用不同設(shè)計(jì)者提供的信息化管理系統(tǒng)，成功地賦予絕大部分圖書(shū)資料前所未有的屬性，也就是讓它們具備了內(nèi)容上的有效性以及傳輸途徑上的可共享性，直觀地?cái)U(kuò)大適用范圍。同時(shí)，相對(duì)于原件，這些信息化的圖書(shū)資源，更容易的被使用者使用，可以提高被使用的概率，從而可以大批量的使用于其所適合的范圍。endprint

3.3 優(yōu)化檢索功能

當(dāng)圖書(shū)檔案管理應(yīng)用信息化管理后，資料的檢索和使用，將會(huì)更加便捷。相對(duì)于傳統(tǒng)的人力記憶，計(jì)算機(jī)能夠快速反應(yīng)，顯示檔案所在地，讓使用者可以用電子目錄和電子文檔歸檔功能。也就是說(shuō)，使用者像使用搜索引擎一樣，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞，經(jīng)過(guò)快捷的檢索系統(tǒng)，把相關(guān)信息迅速地呈現(xiàn)在使用者面前。

3.4 優(yōu)化人力資源

新時(shí)期信息化的管理模式之下，曾經(jīng)被人們認(rèn)為是重復(fù)、繁雜的勞動(dòng)工作，在經(jīng)過(guò)信息化的管理之后，檔案管理人員通過(guò)簡(jiǎn)單的指令就可以找到目標(biāo)檔案，成功地提高了工作效率，這樣既節(jié)省了人力資源，又能保質(zhì)、保量地完成工作。

3.5 優(yōu)化相關(guān)服務(wù)質(zhì)量

新時(shí)期信息化的管理模式之下，如果內(nèi)部相關(guān)的管理人員自行查詢所需要的信息，那么就需要一個(gè)以局域網(wǎng)為基礎(chǔ)的檔案信息化管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，該系統(tǒng)還能保證相關(guān)管理人員能及時(shí)和讀者進(jìn)行溝通和聯(lián)系，從而為讀者提供更為方便、快捷的服務(wù)。

3.6 優(yōu)化相關(guān)工作的社會(huì)效益

在網(wǎng)絡(luò)中的各大平臺(tái)上，圖文檔案資料大多以電子信息的形式存在。然而，針對(duì)圖文資料所涉及的不同領(lǐng)域，也只有以信息通道為基礎(chǔ)，才能讓其所涉及的各種部門之間不受空間、時(shí)間的限制，這樣的信息化管理才是成功的信息化管理。這樣的信息化管理才是圖書(shū)資料集成管理的基礎(chǔ)，可以為社會(huì)帶來(lái)所謂的社會(huì)效益。做到了這些，信息化管理就會(huì)提高圖書(shū)資料檔案管理的整體水平，同時(shí)也會(huì)帶來(lái)可觀的社會(huì)效益。

4 結(jié) 語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)。圖文資料檔案管理者，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自己的管理意識(shí)，改變自己的思維模式，以社會(huì)公眾的要求為標(biāo)準(zhǔn)，在新時(shí)期，對(duì)圖書(shū)檔案信息化快速發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。無(wú)論采用什么管理模式、什么管理方法，最終的意義都是服務(wù)于大眾，這也是其終極目的所在。

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