高校行政管理信息化建設(shè)的有效途徑研究

楊宗義+金鳳秋

[摘 要]隨著信息時代的到來，全球信息化趨勢已經(jīng)十分明顯，在這樣的大背景下，高校行政管理信息化建設(shè)勢在必行。而如何加強(qiáng)頂層設(shè)計、轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，并推進(jìn)高校行政管理工作向數(shù)字化、高效化、透明化發(fā)展，是一項亟待探索與解決的重要課題。

[關(guān)鍵詞]高校；行政管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.039

[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-00-02

1 高校行政管理信息化建設(shè)的必要性

當(dāng)前，我國高校信息化建設(shè)工作仍處于初級階段。研究數(shù)據(jù)顯示，在我國，目前已有85%的高校建立了服務(wù)于教學(xué)、科研、管理與生活等方面的電子校務(wù)系統(tǒng)，但其中實現(xiàn)了教學(xué)管理、科研管理、人事管理和財務(wù)管理等主要校務(wù)信息化的高校不到30%，建立了集成、統(tǒng)一的校級行政管理信息平臺的僅有8.9%。傳統(tǒng)的管理理念和思維方式嚴(yán)重制約了高校信息化的建設(shè)和發(fā)展。

高校行政管理信息化的實質(zhì)，是以現(xiàn)代信息技術(shù)為工具進(jìn)行的一場管理變革，因此這不只是單純的技術(shù)改革，其真正的價值在于為管理模式的創(chuàng)新和改革提供有效的手段和工具。高校行政管理信息化建設(shè)的過程，實質(zhì)是業(yè)務(wù)部門進(jìn)一步梳理、優(yōu)化工作流程的過程，能夠促進(jìn)行政管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提升行政管理工作效率和水平，以更好地服務(wù)于教學(xué)科研，提升學(xué)校的整體辦學(xué)水平。

2 高校行政管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 行政管理信息化系統(tǒng)存在“信息孤島”現(xiàn)象，集成難度大

由于高校的行政管理工作是分部門進(jìn)行的，各部門信息化建設(shè)的情況各異，合作的軟硬件公司各異，建設(shè)的管理信息化系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也各異，導(dǎo)致不同的信息管理系統(tǒng)之間不能進(jìn)行數(shù)據(jù)互通和共享，且存在重復(fù)建設(shè)、資源浪費的情況，導(dǎo)致集成難度大。師生在辦理多項業(yè)務(wù)時，需要進(jìn)入不同的信息管理系統(tǒng)，如學(xué)生選課需要進(jìn)入教務(wù)管理系統(tǒng)，辦理黨員組織關(guān)系需要進(jìn)入黨務(wù)系統(tǒng)，辦理財務(wù)報銷則需要進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)等。所有的信息管理系統(tǒng)各自為政，形成了一座“信息孤島”，如何打破信息孤島，成為高校信息化建設(shè)過程中的首要難題。

2.2 行政管理人員信息化意識淡薄，缺乏推進(jìn)信息化建設(shè)的主動性

受傳統(tǒng)觀念影響，行政管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作方式，尤其是年齡較大的行政管理人員，對信息化缺乏足夠的認(rèn)識。同時，由于多數(shù)高校的行政管理處于吃大鍋飯的狀態(tài)，工作做的多少并不影響收入，導(dǎo)致行政管理人員不愿主動應(yīng)用信息化手段改進(jìn)工作方法。即使在當(dāng)前高校不斷加大辦公軟硬件投入力度的情況下，行政管理人員還是僅僅把計算機(jī)作為打字和瀏覽網(wǎng)頁的工具，對辦公軟件的使用也只涉及部分功能，往往不會主動去思考軟件升級和功能拓展等問題。從這個角度來看，信息化的理念還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有滲透進(jìn)行政管理的工作中。

2.3 高校對行政管理信息化建設(shè)重視程度不夠

高校行政管理信息化建設(shè)是一項龐大、長期且艱巨的工程，需要學(xué)校管理層的高度重視，成立專門的信息化工作辦公室，配置專職的信息化工作人員，總體推進(jìn)全校行政管理信息化建設(shè)工作。但在當(dāng)前形勢下，部分高校仍認(rèn)為信息化建設(shè)是“表面工程”“形象工程”，很多工作浮于表面，如很多學(xué)校名義上成立了信息化工作辦公室，實質(zhì)上并未配置任何專職工作人員。由于學(xué)校管理層的支持力度不夠，再加上行政管理人員的積極性也不高，導(dǎo)致高校行政管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。

3 高校行政管理信息化建設(shè)的有效途徑研究

針對高校行政管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，為有效推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，高校應(yīng)統(tǒng)一共識，高度重視信息化建設(shè)，配齊、配強(qiáng)信息化專職工作人員，提升行政管理人員的信息素養(yǎng)，打破“信息孤島”，將信息化建設(shè)各項工作落到實處。

3.1 加強(qiáng)行政管理信息化建設(shè)頂層設(shè)計，建章立制規(guī)范管理

在高校行政管理信息化建設(shè)中，CIO體制一直備受推崇。CIO（信息主管，Chief Information Officer），也譯作首席信息官或信息總監(jiān)。在我國高校中，CIO角色是由校園信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組來承擔(dān)的。信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組由高校行政管理決策層直接牽頭，參與和組織高校信息化建設(shè)的具體工作，提高了信息化決策的層次，明確學(xué)校信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：積極適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的社會發(fā)展要求，積極構(gòu)建以校園網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)、以公共平臺為支撐、以信息化應(yīng)用系統(tǒng)為內(nèi)容、以智慧校園為目的的信息化建設(shè)新格局，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供信息化服務(wù)。

同時，高校應(yīng)成立專門的信息化工作辦公室，并配置專職的信息化工作人員。這些專職工作人員，既包含信息化技術(shù)人員，更要包括具有良好信息化思維和能力的管理人員，負(fù)責(zé)整體推進(jìn)信息化建設(shè)工作。此外，高校要制定全校信息化建設(shè)的工作制度，主要內(nèi)容應(yīng)包括信息化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息化項目管理、經(jīng)費管理、信息資產(chǎn)安全管理等內(nèi)容，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、資源共享和需求引導(dǎo)的原則，防止盲目投資和重復(fù)建設(shè)，避免產(chǎn)生新的“信息孤島”。

3.2 打破行政管理系統(tǒng)“信息孤島”，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享

凡是具備了一定信息化建設(shè)基礎(chǔ)的高校，幾乎都存在“信息孤島”的難題。結(jié)合高校實際，筆者認(rèn)為解決“信息孤島”問題主要有兩種方案。一種方案是“自上而下”，由信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組決策，明確學(xué)校信息化建設(shè)方案和規(guī)范，對全校已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、集中建設(shè)。這種方案能夠徹底解決“信息孤島”問題，但需要較長的時間周期、充足的資金與設(shè)備。

另一種方案是“自下而上”，信息化工作辦公室以溝通、梳理業(yè)務(wù)流程的方式，參與各行政管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。對于現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息化工作辦公室要對其進(jìn)行升級指導(dǎo)，以符合信息化建設(shè)規(guī)范、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；對于新建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息化工作辦公室要實行項目化管理，統(tǒng)一經(jīng)費管理、規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，有效避免重復(fù)建設(shè)和產(chǎn)生新的“信息孤島”，實現(xiàn)資源合理配置、數(shù)據(jù)高度整合與共享。

3.3 增強(qiáng)行政管理人員信息化意識，加快信息化建設(shè)進(jìn)程

行政管理人員必須深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)只是手段，不是目的。信息化建設(shè)的目標(biāo)是對已經(jīng)形成的標(biāo)準(zhǔn)化工作模式進(jìn)行線上管理，從而節(jié)省行政管理人員人工處理時間，確保有更多時間從整體的角度去思考工作，從而提升整體工作水平。同時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能升級和拓展，需要行政管理人員主動思考和積極推進(jìn)。行政管理人員只有樹立良好的信息化意識，才能在信息化建設(shè)中發(fā)揮主體作用，加快學(xué)校行政管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

高校應(yīng)堅持做好信息化的宣傳工作，通過組織講座、制作宣傳片、樹立信息化工作典型等方式進(jìn)行持續(xù)宣傳，不斷增強(qiáng)全體行政管理人員的信息化意識。同時，高校要采用線上與線下相結(jié)合的方式組織多種形式的培訓(xùn)，提升行政管理人員的信息化思維水平和能力，將應(yīng)用信息化手段開展工作的能力列入行政管理人員考核和晉級的標(biāo)準(zhǔn)中，從源頭上促進(jìn)行政管理人員自覺增強(qiáng)自身的信息化意識。

4 結(jié) 語

高校行政管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是面向全校師生提供全方位的IT應(yīng)用和服務(wù)，建成完整統(tǒng)一、技術(shù)先進(jìn)、覆蓋全面、應(yīng)用深入、高效穩(wěn)定和安全可靠的智慧化校園，并提升學(xué)校在教學(xué)、科研、管理方面的服務(wù)能力。這是一項長期工程，需要高校管理層統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步推進(jìn)。高校全體師生應(yīng)充分認(rèn)識到，高校行政管理信息化建設(shè)是大勢所趨，并向著不斷系統(tǒng)化、集成化的方向發(fā)展。信息化建設(shè)的過程，將促進(jìn)行政管理工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化，從而提升高校整體辦學(xué)水平。

主要參考文獻(xiàn)

[1]林陽燦.高校行政管理信息化建設(shè)研究[J].長江大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2014（12）.

[2]劉麗霞.信息化建設(shè)視角下高校行政管理的策略[J].黑龍江高教研究，2016（10）.endprint