淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

蓋志敏

摘要：眾所周知，事業(yè)單位的檔案管理是非常重要的。如果想要將事業(yè)單位辦好，就必須對事業(yè)單位的檔案有足夠的重視。對于單位本身而言，如果想要對檔案有很好的管理，就可以制定一定的規(guī)章制度來管理檔案，檔案管理人員的辦公環(huán)境有所保障?？偠灾谔岣呤聵I(yè)單位的檔案管理水平這條路上，我們要走的路還有很長。以下內(nèi)容我們就從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和對策兩方面進(jìn)行分析，希望對事業(yè)單位檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理現(xiàn)狀和對策

通過對事業(yè)單位的檔案管理的了解，發(fā)現(xiàn)其中存在著許多問題。這些問題對于事業(yè)單位工作的進(jìn)行和發(fā)展產(chǎn)生了不同程度的影響，同時也影響到了經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)功能的發(fā)揮。顯然，如何做好當(dāng)管理工作已經(jīng)成為一個非常重要的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案信息化管理人才較為缺乏

據(jù)目前了解的我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，在單位的檔案管理人員中有很大一部分人是未經(jīng)過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)的，他們?nèi)狈σ欢n案管理信息化的專業(yè)知識。所以，他們在工作的過程中，就會出現(xiàn)一些不可避免的誤差，甚至有些事業(yè)單位并沒有派專人去管理檔案，而是由其它部門的工作人員兼任，無法完成對檔案信息化的建設(shè)。

2、完善的離職交接制度的缺乏

根據(jù)社會的發(fā)展各單位檔案人員的更換是有著必然性的，從而就產(chǎn)生了管理檔案人員的新老交替現(xiàn)象。檔案管理人員的離職交接對于檔案管理工作來說是十分重要的問題。如果有檔案管理人員的突發(fā)性離職會對檔案管理部門造成很大的損失。如：管理人員因生病離職或者有重大的家庭變故離職等等。

3、檔案信息保管中有效的措施的缺乏

檔案信息對于一個事業(yè)單位來說是十分重要的，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，許多檔案信息都已經(jīng)成為電子檔案。但對于單位的多數(shù)機(jī)密重要的檔案信息，還是會采取紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行管理備案。然而就現(xiàn)在的情況而言，許多事業(yè)單位沒有針對機(jī)密、重要檔案的備案的有效措施。造成電子檔和紙質(zhì)檔案管理制度不匹配，如果涉及到設(shè)備更新和系統(tǒng)升級，會造成許多檔案丟失和損壞。

4、高科技管理和保護(hù)檔案的意識的缺乏

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，以前原有的檔案管理方式和管理設(shè)備已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今時代的發(fā)展要求。然而許多事業(yè)單位并不這樣認(rèn)為，他們認(rèn)為這種問題并不足以阻礙他們進(jìn)行檔案管理的過程，對于這一問題的嚴(yán)重性，他們并沒有正確的認(rèn)識到，因此，在日常管理中許多事業(yè)單位信息管理的方式和設(shè)備不能夠及時的更新，或者是更新速度很慢。

二、事業(yè)單位檔案管理的對策

1、加強(qiáng)自身建設(shè)，提檔案管理人員素質(zhì)

要制備嚴(yán)格的人事檔案管理人員選拔措施。注意加強(qiáng)工作隊伍建設(shè)，選擇那些政治上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作。同時也不能松懈了他們的教育培訓(xùn)，讓他們能夠很好的發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。檔案管理人員的素質(zhì)從很大程度上決定了檔案管理的好壞，作為一個合格的檔案工作人員，應(yīng)該把提高專業(yè)水平提上日程，提高專業(yè)水平的方式有很多，可以通過自學(xué)或者參加培訓(xùn)來提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。

例如：對于一個事業(yè)單位檔案管理人員選拔，那么必須提前進(jìn)行相關(guān)制度的制定，建立一個完善的選拔制度，挑選有責(zé)任心，工作效率高并且對于單位的發(fā)展有良好作用的員工來進(jìn)行人事檔案管理，再選拔出管理人員之后，要安排這些人員進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，讓他們能夠熟練掌握一些關(guān)于檔案管理的細(xì)節(jié)和基本要求，這樣的檔案管理才是比較科學(xué)的。

2、健全檔案管理制度，完善檔案管理方案

要實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范管理，是一定不能缺少了健全的管理制度的。在收集制度上，我們要制定完善和健全的方案，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件，登門尋求等形式，既要對檔案有廣泛收集，也要有重點(diǎn)收集，要遵循各類檔案的行程規(guī)律，適時收集，在收集紙質(zhì)材料的同時，也收集其他形式檔案。

例如：在進(jìn)行一個事業(yè)單位的檔案管理時，除了保存紙質(zhì)檔案，還可以保存如照片，錄音帶，錄像帶等磁介質(zhì)載體，并能夠根據(jù)各類檔案的具體情況進(jìn)行分類整理，使文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。

3、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

檔案對一個事業(yè)單位來說就是一個人才信息資源庫。要想合理的利用檔案中人才的信息，使其能夠發(fā)揮最大的作用，應(yīng)該借助一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，從而能夠?qū)崿F(xiàn)工作效率的提高和檔案壽命的延長。檔案管理的現(xiàn)代化是當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理的一個重要趨勢，其最終目的是讓檔案為人事工作，人事制度改革和發(fā)展作出服務(wù)。

例如，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理時，已經(jīng)保存有紙質(zhì)檔案時，另外需要借助計算機(jī)或者其他現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行輔助，將事業(yè)單位的檔案資料整理輸入計算機(jī)，并進(jìn)行整理和相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料。實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且通過這種方法可以對檔案盡快進(jìn)行檢索，大大提高了工作效率。

總結(jié)：

在當(dāng)今時代，檔案管理就是一個事業(yè)單位的人力資源材料，因此其安全性必須得到有效地保障。但檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜而艱巨的工作，還存在許多問題需要我們進(jìn)行解決，而且不但要解決問題，還應(yīng)該與時俱進(jìn)，增強(qiáng)人事檔案信息的時效性。

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