人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題思考

張瀟

【摘 要】人事檔案管理能夠為人才資源利用及配置提供依據(jù)，因而有效開展人事檔案管理也就具有重要作用。在人事檔案管理中，人才流動情況的出現(xiàn)會影響檔案的實際管理，因而應(yīng)當對人才流動而導致的人事檔案管理問題加強認識，從而保證更好地開展人事檔案管理工作，使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證。

【Abstract】Personnel file management can provide the basis for the utilization and allocation of human resources， so effective personnel file management also plays an important role. In the management of personnel files， the flow of talent will affect the actual management of archives， so we need to strengthen the understanding the personnel records management caused by talent flow， so as to ensure better development of personnel management work， and better guarantee of the quality of personnel archives management.

【關(guān)鍵詞】人才流動；人事檔案管理；問題；思考

【Keywords】talent flow； personnel archievs management； question； think

【中圖分類號】G275 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）10-0024-02

1 引言

在人事檔案管理工作過程中，很多方面的因素均會對其實際管理情況造成影響，而其中比較常見的一種就是人才流動，且人才流動的發(fā)生又是不可避免的情況，所以充分認識人才流動引起的人事檔案管理問題也就十分重要。作為人事檔案管理工作人員，應(yīng)當對人才流動而導致的人事檔案管理問題清楚認識，并且要積極思考，以較好應(yīng)對相關(guān)問題，進而保證人事檔案管理效率及水平，以更好地服務(wù)于人才資源利用。

2 傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題及不足

首先，傳統(tǒng)人事檔案管理水平較低。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，其管理效率通常都比較低，很容易導致一些問題發(fā)生，這主要是因為傳統(tǒng)檔案管理將固定人才當作管理對象，對于人才流動所產(chǎn)生問題往往無法解決，這對有效激發(fā)流動人才工作積極性十分不利，由于未能夠?qū)ζ溥M行規(guī)范化管理，導致人事檔案管理水平較低，這對企業(yè)及單位發(fā)展均十分不利，因而必須積極改變這一現(xiàn)狀[1]。

其次，傳統(tǒng)人事檔案管理手段比較落后。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，存在的另外一個缺陷就是管理手段比較落后，由于當前大部分企業(yè)均比較注重市場化發(fā)展，對于內(nèi)部管理往往忽略，在人事檔案管理方面的投入也就比較少，很多仍選擇傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，檔案信息化管理仍未得到較好實現(xiàn)，從而對檔案管理質(zhì)量及效率產(chǎn)生不良影響，最終也會影響企業(yè)發(fā)展。

3 人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題

3.1 人才流動導致檔案重建現(xiàn)象增多

就現(xiàn)代人事檔案管理工作而言，“檔隨人走”屬于比較常用的一種制度。人事檔案屬于記錄個人經(jīng)歷的重要資源，并且在實際就業(yè)過程中也是重要資源，對個人發(fā)展具有重要意義，并且在市場經(jīng)濟發(fā)展的大背景下，人才資源也成為最重要社會資源。在這種大形勢下，企業(yè)及單位為能夠更好吸引人才，“綠色通道”現(xiàn)象也不斷興起，具體而言就是在人才流動后，未攜帶檔案的情況下，企業(yè)及單位能夠為其重新建檔，這種情況的存在導致重建檔案現(xiàn)象越來越普遍，造成人事檔案管理比較混亂，從而對人事檔案管理造成不良影響[2]。

3.2 人才流動導致人檔分離現(xiàn)象越來越嚴重

在當前社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的大形勢下，很多企業(yè)及單位也均得到較好發(fā)展，其用人機制的靈活性也不斷增強，并且人們擇業(yè)觀也發(fā)生很大變化，在就業(yè)方面也具有更多選擇。大多數(shù)企業(yè)及單位在引進人才過程中，通常都更加注重人才實際能力及發(fā)展?jié)摿Γ灰瞬欧蠉徫粭l件，能夠滿足崗位需求便予以錄用，對于“人到檔到”并未硬性要求，并且當前很多企業(yè)及單位對人才越來越重視，并未強制其建檔，這種形勢下人才棄檔流動現(xiàn)象越來越普遍，最終導致人檔分離，死檔及棄檔現(xiàn)象越來越多。

3.3 人才流動導致人事代理檔案管理較混亂

在當前很多企業(yè)及單位中，人事檔案均由人事部門代理管理，很多情況下由于管理缺乏完善，很容易導致人員檔案材料有缺失情況出現(xiàn)。所以，很多企業(yè)往往會委托人事代理，對人員資料進行管理，然而有些企業(yè)單位由于缺乏檔案管理意識，并且未能夠與人事代理機構(gòu)進行較好交流溝通，未構(gòu)建檔案材料移交制度，必然導致重要檔案收集缺乏全面，并且未及時移交檔案材料。同時，由于檔案材料比較注重原始性，且無法再生，原始資料一旦丟失，便會對個人造成很大程度影響，且也會對檔案管理造成不利影響。

4 人才流動引發(fā)的人事檔案管理問題有效對策

4.1 創(chuàng)新人事檔案管理理念

在人事檔案管理工作過程中，為能夠有效應(yīng)對人才流動所產(chǎn)生的問題，應(yīng)當從根本上將人事檔案管理理念轉(zhuǎn)變，應(yīng)當使市場經(jīng)濟條件下人才流動對于人事檔案管理所提出內(nèi)在要求得到滿足。由于人才流動在社會發(fā)展中屬于常見現(xiàn)象，且人事檔案管理為人事管理服務(wù)，所以人事檔案管理應(yīng)當以滿足社會實際需求為立足點，通過運用現(xiàn)代化人事檔案管理方法使實際需求得到滿足，對于人才流動所產(chǎn)生的相關(guān)問題認真積極思考，在此基礎(chǔ)上才能夠使人才流動所導致人事檔案管理問題得到較好解決，使人事檔案管理工作能夠取得更加理想的效果[3]。endprint

4.2 改革人事檔案管理制度

由于人事檔案管理及人事管理兩者之間存在密切關(guān)系，針對當前人才流動所產(chǎn)生的各種人事檔案管理問題，為能夠更好實現(xiàn)人事檔案管理，應(yīng)當對當前人事檔案管理制度進行改革，通過制度形式明確人事檔案管理部門的職責。在人事檔案管理制度中應(yīng)當規(guī)定，企業(yè)及單位內(nèi)人事檔案管理部門，不但要繼續(xù)保管現(xiàn)有人事檔案，并且應(yīng)當通過一定途徑向流出人才當前所在單位提供相關(guān)信息共享服務(wù)，從而使人事檔案管理中的實際信息需求能夠得到較好滿足。在此基礎(chǔ)上，不但能夠使人事管理實踐對于檔案信息需求得到滿足，同時可為充分發(fā)揮人才作用及人才更好發(fā)展提供更加理想的檔案信息保障，也就能夠使人事檔案信息管理的作用得以更好發(fā)揮，使其能夠得到更加理想的效果。

4.3 加強人事檔案社會化管理

就當前實際情況而言，大多數(shù)人事檔案均由企業(yè)管理，在實際管理方面缺乏權(quán)威性國家部門。所以，為能夠使人事檔案管理質(zhì)量得到更好保證，使其作用得以更好發(fā)揮，應(yīng)當注意構(gòu)建權(quán)威性國家部門，從而保證有效管理人事檔案，使人事檔案與單位能夠?qū)崿F(xiàn)分離，在這種情況下即便有人才流動情況發(fā)生，也不會對原本管理模式造成影響。另外，在構(gòu)建權(quán)威性國家人事檔案管理部門時，應(yīng)當對專門部門職責明確規(guī)定，以避免在實際工作過程中有相互推諉情況出現(xiàn)，從而保證人事檔案管理水平能夠得以有效提升，使人事檔案管理工作中存在的問題能夠得以有效減少，使人事檔案管理的有效性能夠得到更加理想的保證。

4.4 加強人事檔案信息化管理

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其通常均選擇紙質(zhì)檔案管理模式，對于這種檔案管理而言，不但占據(jù)空間比較大，耗費人力物力比較多，并且其安全性相對而言比較差，很容易出現(xiàn)損壞以及遺失情況。另外，這種檔案管理模式，在出現(xiàn)人才流動情況下，也很難調(diào)取及留樣，這對人事檔案管理均會產(chǎn)生不利影響。所以，在人事檔案管理中，應(yīng)當注意加強信息化建設(shè)，積極實現(xiàn)人事檔案信息化管理，構(gòu)建人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，在此基礎(chǔ)上也就能夠保證較好實現(xiàn)人事檔案動態(tài)化管理，即便有人才流動情況發(fā)生，也能夠及時更改檔案信息[4]。此外，在人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，可使開放式檔案管理得以實現(xiàn)，也就能夠更好實現(xiàn)信息共享，使人才流入的單位能夠更好接收以往人才檔案信息，也就能夠有效避免重建檔案情況發(fā)生，保證人事檔案管理能夠更加高效，使人事檔案管理質(zhì)量得到更加理想的保證。

5 結(jié)語

在人才檔案管理工作過程中，人才流動導致的問題已經(jīng)成為影響人事檔案管理的重要因素，所以較好解決人才流動而引起的人事檔案管理問題也就十分必要。因此，在人事檔案管理工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當清楚認識人才流動而導致的人事檔案管理問題，并且針對出現(xiàn)的問題以有效策略應(yīng)對，以保證人事檔案管理工作更好開展。

【參考文獻】

【1】歐陽婷婷.人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：143.

【2】張躍民.試論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].人才資源開發(fā)，2016（20）：129-130.

【3】林嶺春.人才流動給人事檔案管理帶來的問題及應(yīng)對[J].經(jīng)營管理者，2015（36）：343.

【4】許美村.人才流動給人事檔案管理帶來的問題及應(yīng)對[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，12（06）：153-154.endprint