企業(yè)人事檔案信息化管理的思考

汪友波

【摘 要】論文針對目前企業(yè)在人事檔案管理中存在的問題，提出了一些利用信息化建設來加以改進的思路和措施，即要建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度；要為人事檔案信息化管理提供軟硬件；為人事檔案信息化管理提供必要的經(jīng)費；要加強對檔案保密和安全工作的領導，為檔案信息化管理有效運行提供保障。

【Abstract】Aiming at the problems existing in personnel file management， paper puts forward some ideas and measures of using informatization construction to improvement the management， it means that we need establish and improve regulations of personnel archives information management， provide hardware and software for the information management of personnel files， provide the necessary funding for the information management of personnel files， strengthen the confidentiality of archives and safety work， to provide guarantee for the effective operation of the archives information management.

【關鍵詞】企業(yè)；人事檔案；檔案管理；信息化

【Keywords】 enterprise； personnel file management； informatization

【中圖分類號】F272.92 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）10-0026-02

1 實施人事檔案信息化管理的必要性

人事檔案的信息化管理主要是在將現(xiàn)代化信息技術引入到檔案管理的工作中，為檔案信息相關內(nèi)容進行管理，更好地為管理者提供服務。人事檔案信息化管理將靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)換為動態(tài)的檔案管理，其管理方式和管理理念在不斷革新，這一技術的應用，推動了檔案管理工作的發(fā)展[1]。

第一，檔案管理現(xiàn)代化要求人事檔案管理的信息化。當前，隨著信息技術的發(fā)展，信息的內(nèi)容豐富多樣，信息提取、傳播的速度加快，人類逐漸進入信息時代。為了適應時代的發(fā)展需要，檔案管理工作也要轉(zhuǎn)變原來的管理模式，向信息化的方向發(fā)展。因此，人事檔案信息化管理是適應時代發(fā)展的產(chǎn)物，各個企業(yè)要不斷轉(zhuǎn)變管理理念[2]。

第二，檔案管理信息化客觀上要求室藏人事檔案數(shù)字化。人類逐漸進入信息時代，各行各業(yè)的發(fā)展均受到了一定的影響，檔案管理逐漸向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案信息化管理有效地提高了管理的效率，其將一些紙質(zhì)的檔案信息通過信息技術對人事檔案進行收集、整理、篩選，轉(zhuǎn)化為不同形式的數(shù)字信息進行儲存。數(shù)字化的儲存方式空間占有率較小、方便、快捷易于管理。

第三，檔案管理的發(fā)展要求電子文檔管理信息化。當前，人事檔案管理相關的一些業(yè)務已經(jīng)實現(xiàn)了信息化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，計算機在檔案管理工作中的全面應用，使得人事檔案的相關信息以電子文檔的形式進行保存，滿足了信息時代的需求。同時，計算機電子文件的管理形式具有紙質(zhì)檔案管理無法比擬的優(yōu)點，儲存容量大，提取信息效率高，極大地提高了人事檔案管理的工作效率。

第四，檔案管理信息化有利于開發(fā)利用檔案信息資源。人事檔案管理能夠在很大程度上為人事變動、人力資源管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務。信息技術的發(fā)展給人們帶來了極大的便利，同時也促進檔案管理改變傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的形式，進一步擴展了檔案所包含的內(nèi)容和范圍。為了滿足當前社會對檔案工作的新要求，人事檔案管理模式應該由傳統(tǒng)的單一管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿?、多層次、?shù)字化的管理模式，為檔案資源的開發(fā)和利用提供更加便利的條件。

2 當前人事檔案信息化管理中存在的問題

當前，一些企業(yè)雖然加強了對人事檔案管理的重視，但是在實際的操作過程中還存在許多問題，因此，相關部門必須要重視其中的問題，并合理進行改進。

第一，管理方式落后，人事檔案相關工作投入不足。在企業(yè)運行過程中，為了實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化，企業(yè)將大部分的資金和精力都投入到了生產(chǎn)運營中，對人事檔案管理相關工作投入較少，仍采用傳統(tǒng)的管理模式，缺乏規(guī)范性、科學性的管理，此外，許多的管理制度沒有進一步落實，進而導致人事檔案管理沒有有效發(fā)揮其自身的作用，制約了人事檔案工作的發(fā)展。

第二，缺乏創(chuàng)新，人事檔案管理失去了檔案真正的參考價值。人事檔案的管理還存在管理和利用分離的現(xiàn)象，沒有發(fā)揮人事檔案管理的作用。人事檔案組織部門只注重個人工作情況、政治面貌、學歷等相關信息，沒有清楚地反映出公司職員的業(yè)績情況，導致人事檔案管理缺少員工工作能力評估方面的資料。檔案管理中管理和實際應用相脫節(jié)的狀況，不僅沒有真實反映職工的工作情況，內(nèi)容不完整，還在一定程度上造成了人力、財力的浪費[3]。

第三，方式落后，人事檔案管理機制漏洞較多。對于人事檔案管理這一問題來講，部分員工的檔案放在用人單位，部分員工檔案由人才交流中心管理，還有的甚至由自己保管，人事檔案保管較為分散，不利于進行統(tǒng)一的管理，同時還可能會造成許多不良后果：一，由于沒有進行統(tǒng)一的管理，有的人利用檔案管理存在的漏洞，隨意變更參加工作的時間或年齡，制造對自己有利的虛假文件，破壞檔案的真實性；二，造成檔案的傳遞沒有規(guī)律可言，在傳遞程序和具體的運轉(zhuǎn)上存在許多漏洞，例如有的人員已經(jīng)離職，但是其檔案沒有按照相關的程序進行傳遞，甚至作為普通的郵件進行處理，造成檔案的丟失。endprint

3 信息化管理是企業(yè)人事檔案管理的必由之路

信息化時代、大數(shù)據(jù)時代等新的代名詞成為當今的時代特征，為了順應時代的發(fā)展潮流，人事檔案管理必須要進行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的管理模式，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

第一，要提高認識，培養(yǎng)、吸納信息化的專業(yè)人才。檔案管理人員是檔案管理工作的關鍵，為了更好、更快地實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)變，要提高對檔案管理的認識，培養(yǎng)信息化的專業(yè)人才。首先，對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員進行相關培訓，要求其不僅要具有扎實的理論知識，更要具有運用計算機進行檔案歸納、處理的能力，使其能夠熟練掌握運用計算機進行檔案管理，并逐步提高其管理水平；其次，進行檔案信息化相關技術培訓，重點放在信息采集、相關軟件以及網(wǎng)絡知識的運用上，保證檔案管理高效、有序進行；最后，加大引進信息化專業(yè)水平人才的力度，不斷增加新鮮血液[4]。

第二，要建立、完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。任何一項管理工作的開展都離不開相關制度的約束，人事檔案管理更需要相關制度作為支撐。隨著人事檔案管理逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變，要對老舊的管理制度進行變革，及時制定完善、科學、合理、規(guī)范的檔案管理制度，并將其進一步落實到管理工作中，保證人事檔案管理工作的有效進行。同時，人事檔案管理收集要完整、及時，保證人事檔案的真實性，形成一套系統(tǒng)、準確、完整的管理體系。此外，還要及時更新檔案的內(nèi)容，保護人事檔案的真實性、有效性，為企業(yè)人力資源管理提供真實的參考價值，更好地為企業(yè)人事檔案管理提供服務。

第三，要為人事檔案信息化管理提供硬件、技術保障。檔案管理不僅僅需要專業(yè)的管理人員，還需要相關的硬件設施和相關技術作為支撐，為企業(yè)提供更高效、快捷的服務。人事檔案管理部門在保證管理體系正常運行的前提下，要進行動態(tài)管理，及時掌握檔案信息化管理的最新動態(tài)，同時要督促管理人員進行“充電”，不斷提升自我，此外，還要加強與相關部門的溝通，使其能夠充分利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案的作用。

第四，要加大對檔案信息化管理經(jīng)費的投入。信息化時代新事物的更新較快，因此數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息管理需要不斷更新相關的設備、技術等，因此，企業(yè)不能只注重生產(chǎn)、經(jīng)營的經(jīng)濟效益，更要加大對檔案信息化管理經(jīng)費的投入，投入更多的人力、物力、財力，并將檔案信息化管理列為專項投入，滿足檔案信息化管理的相關需求。在這一項決定上，企業(yè)要加強重視，特別是一些民營企業(yè)，否則將不能很好地順應時代發(fā)展的潮流。

第五，要加強對檔案保密和安全工作的領導，確保檔案信息化管理有效運行。網(wǎng)絡是一把雙刃劍，為人們提供更便捷服務的同時，也帶來了一定的負面影響，因此，檔案管理部門要高度重視這一問題，保證檔案信息化管理的安全運行，在運用計算機進行檔案管理的過程中，要加強對檔案的保密工作和安全管理。另外，還要防止電腦的病毒侵害，積極預防、處理電腦病毒對檔案信息安全帶來的威脅[5]。

人事檔案在企業(yè)管理以及未來發(fā)展中有著不可忽視的重要作用，人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新要從實際出發(fā)，全面考慮人事檔案管理工作的影響因素，結(jié)合信息化技術與手段，逐步提高人事檔案管理工作水平，最大限度地實現(xiàn)人事檔案在管理與發(fā)展中的價值，推進企業(yè)經(jīng)營與管理工作的全面建設與發(fā)展。

【參考文獻】

【1】樓淑君，鐘小安.檔案管理實務[M].重慶：重慶大學出版社，2010.

【2】昊良勤，雷鳴.信息工作與檔案管理[M].武漢：華中科技大學出版社，2011.

【3】殷敏丹.如何創(chuàng)新國企青年思想工作[J].東方企業(yè)文化，2011（34）：32-33.

【4】焦英.關于人事檔案信息化網(wǎng)絡化管理的思考[J].機電兵船檔案，2012（5）：22.

【5】李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡化的相關思考[J].辦公室業(yè)務，2013（3）：41-42.endprint