淺析科技經(jīng)費管理效力和影響因素

張麗

摘 要：本文針對分公司科技經(jīng)費的編制及使用進行深入剖析，從不同視角闡述管理效力在科技項目管理過程中起到的重要作用，并全面介紹了管理過程中各環(huán)節(jié)的影響因素。只有制定適合企業(yè)發(fā)展的管理制度和流程，并由各方齊抓共管、統(tǒng)一認識，才能逐步有序地推動分公司科技經(jīng)費的合理、合規(guī)使用，為提高經(jīng)費財務(wù)管理水平提供有力的支持，給分公司創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：科技經(jīng)費 管理效力 影響因素

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，通過項目研發(fā)掌握核心技術(shù)對開拓國內(nèi)外市場具有決定性作用。今年的中美貿(mào)易戰(zhàn)中，引人注目的當(dāng)屬中興通訊遭制裁事件，享譽世界，產(chǎn)品服務(wù)全球的通訊制造商，讓美國一紙禁令陷入困境幾近休克，教訓(xùn)不可謂不深刻。核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)的缺失，恐怕是此次中興事件帶給國人的最深刻教訓(xùn)。在激烈的市場競爭中要想搶占先機，就必須擁有強大的自主核心技術(shù)和研發(fā)能力，所以科技經(jīng)費在企業(yè)日常經(jīng)營活動中所占的比重將會越來越大，研發(fā)費用的有效投入對企業(yè)的持續(xù)高效發(fā)展有著舉足輕重的作用。近年來，隨著公司對科技創(chuàng)新力度的不斷加大，經(jīng)費投入迅速增長，怎樣合理利用好科技經(jīng)費，管理好科研成本以創(chuàng)造更大效益，成為分公司科技項目財務(wù)管理的迫切任務(wù)。

1、分公司科技經(jīng)費管理的現(xiàn)狀

近幾年分公司承擔(dān)的科技項目數(shù)量和經(jīng)費總額均大幅度增長，對科技項目的大量投入也為分公司帶來了可喜的成果，我們擁有多項自主研發(fā)的專利技術(shù)，為項目的承攬建設(shè)提供助力。

與此同時，寬松的管理環(huán)境也為經(jīng)費管理帶來了弊端。公司級科技項目按照經(jīng)費核定撥付方式使用，課題組長根據(jù)課題研究的技術(shù)路線或思路，編制開題報告和計劃任務(wù)書。技術(shù)發(fā)展處在核撥各分子公司科技經(jīng)費時，根據(jù)不同學(xué)科、不同單位，量化其差別，并判斷差異的合理性下?lián)芸萍冀?jīng)費。處于項目運行周期最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是實施階段，但是往往課題組開展研究時，未嚴格參照計劃任務(wù)書中的經(jīng)費預(yù)算使用明細，或者未在中期檢查時按項目實際需求提交變更申請，導(dǎo)致預(yù)算與實際偏離，經(jīng)費管理陷入被動局面，主要原因是預(yù)算方面和監(jiān)督方面的管理效力薄弱。預(yù)算方面的管理效力體現(xiàn)在經(jīng)費支出執(zhí)行上，例如實際數(shù)與預(yù)算數(shù)出入較大，有預(yù)算的用不完，無預(yù)算的要支付，超預(yù)算開支分攤費用和人工費用，未經(jīng)報批自行調(diào)整協(xié)作單位，購置設(shè)備軟件的金額與預(yù)算不一致，費用報銷證明材料不齊全等，都是我們面臨的亟待解決的問題。

2、科技經(jīng)費在執(zhí)行中遇到的問題及影響因素

2.1經(jīng)費使用及管理意識薄弱

首先是項目組對經(jīng)費的管理存在“重要錢，輕用錢”的意識，申請科技經(jīng)費時非常重視，集中骨干力量努力爭取資金。資金到位后，認為錢到了自己的口袋，就可以根據(jù)自己的需求去使用，不再嚴格遵守經(jīng)費管理制度。其次是職能部門的監(jiān)管意識薄弱，未將科技項目作為經(jīng)濟主體來考慮，放手讓項目組自行操作，導(dǎo)致各責(zé)任人的監(jiān)管意識和預(yù)算能力顯著影響科技經(jīng)費的管理效力。

2.2科技經(jīng)費管理機制不健全

分公司未制定自己的科技經(jīng)費管理制度，只能參照上級部門的相關(guān)規(guī)定。由于對科技經(jīng)費的使用未形成共管意識，沒有一個完整合理的管理體系，在實際工作中又缺乏部門之間的配合和溝通，導(dǎo)致科技項目在驗收結(jié)題時對經(jīng)費的分類和確定出現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。

科技項目經(jīng)費使用過程缺乏職能部門的監(jiān)督，造成科技項目執(zhí)行進度與項目經(jīng)費管理相脫節(jié)，最終導(dǎo)致項目實施與預(yù)算存在差異。分公司沒有及時組織開展科技經(jīng)費的審計，使經(jīng)費使用偏差問題、財務(wù)管理和會計核算等問題沒有被及時發(fā)現(xiàn)，更得不到糾正，不利于項目經(jīng)費的合規(guī)使用，讓項目人員產(chǎn)生一種經(jīng)費處于無人監(jiān)管的意識。

2.3科技經(jīng)費預(yù)算的編制方法不科學(xué)

2.3.1未結(jié)合實際編制預(yù)算

一方面分公司經(jīng)費管理體系并未對科技項目的科目構(gòu)成、類別明細和核算方法等作出明確的規(guī)定，具體到哪些項目允許作為直接成本或間接成本開支，哪些項目不允許等均無詳細的說明。另一方面由于研發(fā)工作的不確定性，各課題所研究的領(lǐng)域不同，每個項目都有其研究的特殊性，它不像工程和產(chǎn)品一樣可以較準(zhǔn)確地預(yù)測其進度，要編制精確、可行的項目預(yù)算，難道往往很大。因此，科學(xué)地做好經(jīng)費計劃，并在研究過程中進行適當(dāng)?shù)某杀究刂?，才能滿足項目的需要，提高資金使用效率，保障項目實施過程的順利進行。

2.3.2科技經(jīng)費無量化指標(biāo)

科技經(jīng)費使用和控制的靈活性較大，這為其成本核算增加了難度。經(jīng)費的使用通常分為兩大部分，即直接費用和間接費用。直接費用是課題研究過程中發(fā)生的與研究直接相關(guān)的費用，包括人工費、科研設(shè)備費、材料費及其他直接費用等；間接費用是為實施課題發(fā)生的難以在直接費用中列支的費用，包括現(xiàn)有儀器設(shè)備折舊費、物業(yè)分攤費、管理費用及其他間接費用等。一般來說，實際發(fā)生的成本容易量化，核算較為簡單；但需要分攤或計提的費用，由于構(gòu)成方式的復(fù)雜使其成為科研成本核算的難點問題。

2.3.3經(jīng)費預(yù)算的分析水平低

目前，我們的科技經(jīng)費的預(yù)算分析僅限于年度預(yù)算分析。頻率較低下，日常分析的缺失，降低了年度分析的有效性；同時，分析方法較為簡單，分析的內(nèi)容不夠深入。課題小組提交的科技項目經(jīng)費的預(yù)算大多是一些數(shù)字，缺乏預(yù)算編制文字說明。這樣，費用的審核就缺乏依據(jù)，不利于管理層進行決策。項目結(jié)束后，存在對項目結(jié)算數(shù)與預(yù)算數(shù)的差異分析不夠、考核不嚴的現(xiàn)象，導(dǎo)致科研人員只注重項目是否完成，而對項目成本費用的發(fā)生不加重視的情況。從另一個方面來看，分公司非科研機構(gòu)，科研人員對經(jīng)費使用的分析水平有限，無法從經(jīng)濟效益的角度分析科技經(jīng)費的投入效力，也不知如何將實際支出的偏差從專業(yè)的角度去分析，造成分析結(jié)果出入較大。

3、加強科技經(jīng)費管理的措施

3.1提高思想認識，把握經(jīng)費管理的主動性

加強科技項目財務(wù)管理與控制，提高資金使用效益，是分公司持續(xù)健康發(fā)展的前提，要充分認識科技經(jīng)費預(yù)算管理與控制的科學(xué)化、規(guī)范化是提高科研能力的重要保障。增強成本核算意識，努力降低科研成本。我們應(yīng)該將每一分錢用在刀刃上，使它發(fā)揮最大的經(jīng)濟價值。

3.2建立科學(xué)的管理制度，實現(xiàn)系統(tǒng)化管理

為保證項目的順利實施，必須明確科技經(jīng)費管理的工作程序及其實施步驟，明確職能部門和課題組在科技經(jīng)費管理和使用中的權(quán)力及職責(zé)。制定適合分公司的經(jīng)費管理制度，通過建立一套行之有效的管理體系，改變過去科技項目管理和財務(wù)管理中的諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，從立項、審批、驗收等方面管好用好科技經(jīng)費，充分利用各種資源。

各職能部門要不斷完善科技經(jīng)費管理制度，對科技項目立項、項目實施、經(jīng)費的使用等方面作出嚴格規(guī)定，并注重專業(yè)性和可操作性，使項目管理人員、職能部門和課題組成員有法可依，有章可循。并要不斷提高科技經(jīng)費監(jiān)管力度，引入科技經(jīng)費使用效益考評機制，指導(dǎo)和規(guī)范科技經(jīng)費的管理和使用。課題組成員的科研績效考核應(yīng)從項目實施、項目產(chǎn)生效益或?qū)＠?、成本支出情況來綜合考量，不應(yīng)只局限于某一方面而忽略其他相關(guān)性。

3.3完善科技經(jīng)費管理過程，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性

3.3.1合理編制經(jīng)費預(yù)算

經(jīng)費預(yù)算編制的合理性常常對課題組產(chǎn)生重大的影響，課題能否及時順利得到批復(fù)，開展過程中能否順利核銷，驗收時能否做到足額花銷且不超預(yù)算，這些問題都很重要。

為了避免項目經(jīng)費預(yù)算浮于表面，在準(zhǔn)確合理地編制預(yù)算數(shù)的同時，應(yīng)結(jié)合財務(wù)資產(chǎn)部、技術(shù)質(zhì)量部及課題組成員一起參與到預(yù)算的編制工作中來，根據(jù)研究內(nèi)容涉及的資金需求、用途、列支渠道等，做到外協(xié)費有依據(jù)、人工費有標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)研費有限度、設(shè)備費有計劃，實事求是，避免多多益善的想法。盡可能避免經(jīng)常變更預(yù)算計劃，使經(jīng)費預(yù)算正常進行。當(dāng)出現(xiàn)科技項目實際成本超過預(yù)算的，如確屬研究工作量增加，或提高研究質(zhì)量等客觀原因造成的，要在項目中期檢查時，及時提出追加預(yù)算申請。除此之外，還可以制定出對科技經(jīng)費支出的具體管理辦法和財務(wù)核算歸集費用的各類明細。例如編制材料類、耗材類和辦公類貨品的明細及單價清單；按照分公司平均人工薪酬、分攤費用等計算人工成本，便于編制計劃時有據(jù)可依。

3.3.2嚴格履行經(jīng)費支出報批程序

項目經(jīng)費按全額預(yù)算控制，經(jīng)費的使用實行課題組長負責(zé)制。立項單位的檢查控制以是否達到科研目標(biāo)和關(guān)鍵指標(biāo)檢查為主，項目經(jīng)費由課題小組按照計劃任務(wù)書和財務(wù)制度安排使用，改變目前過分強調(diào)收支檢查、忽視科研目標(biāo)完成情況的狀況。課題組成員可以在項目實施過程合理安排經(jīng)費支出，如與預(yù)算有偏差，應(yīng)及時申請變更，在完成計劃的同時也能保證經(jīng)費的收支。

3.3.3運用信息網(wǎng)絡(luò)化實時控制成本費用

充分利用項目管理信息系統(tǒng)，按照科技項目投入預(yù)算表中的費用科目，編制科技項目成本報銷流程，使歸口管理部門和財務(wù)部門能及時掌握費用發(fā)生情況，建立起一套全過程動態(tài)控制機制。當(dāng)費用臨近或者超過經(jīng)費預(yù)算時，系統(tǒng)會提出預(yù)警，便于項目負責(zé)人根據(jù)系統(tǒng)提供的信息，對比原計劃目標(biāo)，找出偏差并分析成因，及時研究解決的對策。

3.4加強經(jīng)費使用過程的監(jiān)督

加強財務(wù)管理與監(jiān)督是科技經(jīng)費管理的保證。為確?？蒲谐杀镜母咝度耄攧?wù)管理與監(jiān)督應(yīng)貫穿于項目實施的全過程，使財務(wù)管理由過去的事后控制轉(zhuǎn)為事前監(jiān)督、事中控制的管理模式，充分利用會計的經(jīng)濟信息和管控方法，提高科研成本有效利用率，減少不必要的浪費。同時，建立對科技經(jīng)費行之有效的監(jiān)督制度，充分評價項目研發(fā)過程中投入產(chǎn)出的關(guān)系，探索一條結(jié)合本單位實際情況的科技經(jīng)費監(jiān)督體系。

為避免科技項目執(zhí)行進度與項目經(jīng)費管理相脫節(jié)，財務(wù)部門應(yīng)注意與歸口管理部門定期溝通，對執(zhí)行周期較長、跨兩個以上會計年度的項目要進行中期財務(wù)監(jiān)督檢查，嚴格按項目進度執(zhí)行預(yù)算。

3.5健立健全經(jīng)費使用考核辦法

經(jīng)費的管理效力應(yīng)通過綜合考核來約束。在考核中，一是要嚴格以科技經(jīng)費預(yù)算為標(biāo)準(zhǔn)；二是要以完整的項目核算資料為基礎(chǔ)，在進行內(nèi)部科技項目成本考核時，必須對各項成本核算資料進行檢查，最后才能開展考核評價；三是要以提高經(jīng)濟效益為前提，在對科技經(jīng)費考核時，堅持客觀性，減少或避免主觀性，只有這樣才能得出準(zhǔn)確的結(jié)論，做到獎懲分明，考核合理。通過對科技項目成本的執(zhí)行情況進行總結(jié)，全面正確地評價科技經(jīng)費管理工作的成績和不足。

4、結(jié)束語

科技項目財務(wù)管理是一項長期而艱巨的任務(wù)，它不僅僅是歸口管理部門或者財務(wù)部門的事情，而是需要項目組和財務(wù)部門相互配合協(xié)作，共同來提高科技經(jīng)費的使用。當(dāng)然我們可以向其他有經(jīng)驗的企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒，結(jié)合分公司的實際情況，制定一個既有利于提高科技經(jīng)費的效益，又能激發(fā)科研人員積極性的操作性強的管理辦法，建立一套科技經(jīng)費預(yù)算監(jiān)督評價制度，提高科技經(jīng)費使用效益，促進科技財力資源優(yōu)化

配置。