網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔的集成化管理

王曉輝

（青島大學(xué)教務(wù)處青島266071）

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔的集成化管理

王曉輝

（青島大學(xué)教務(wù)處青島266071）

首先分析了高校教學(xué)文檔管理面臨的困境，然后探究了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔管理的集成化表現(xiàn)，對(duì)教學(xué)文檔管理與教學(xué)業(yè)務(wù)管理集成化進(jìn)行了研究，并設(shè)計(jì)了高校教學(xué)文檔的集成化管理模型,最后從統(tǒng)籌設(shè)計(jì)教學(xué)文檔管理系統(tǒng),制定新的教學(xué)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、明確教學(xué)文檔管理的組織結(jié)構(gòu)等多方面探索高校電子教學(xué)文檔的集成化管理新模式。

電子教學(xué)文檔集成化管理新模式

G270.7

A

2017-05-18

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大和高等教育改革的不斷深入，高校普遍引進(jìn)了各類(lèi)教學(xué)業(yè)務(wù)管理在線(xiàn)系統(tǒng)來(lái)管理日益繁重和復(fù)雜的教學(xué)業(yè)務(wù)，同時(shí)產(chǎn)生了大量的電子教學(xué)文檔，這些教學(xué)文檔為高校隨時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)問(wèn)題、探索高等教育規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)評(píng)估及頂層設(shè)計(jì)等提供了科學(xué)依據(jù)和準(zhǔn)確線(xiàn)索。近年來(lái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)[1]173，為探索電子教學(xué)文檔與教學(xué)業(yè)務(wù)管理的職能整合，提高教學(xué)文檔管理效率，實(shí)現(xiàn)高校電子教學(xué)文檔的集成化管理提供了路徑。

一、目前高校教學(xué)文檔管理的現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題

1.高校教學(xué)文檔管理的現(xiàn)狀。目前，高校的教學(xué)文檔管理總體上是以實(shí)體管理為主，基層學(xué)院教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的文檔大部分保存在各學(xué)院，組織全校性教學(xué)、教研活動(dòng)產(chǎn)生的教學(xué)文檔一部分保存在教務(wù)管理部門(mén)，一部分保存在學(xué)校綜合檔案館，空間上呈現(xiàn)以分散管理為主；時(shí)間上都是以教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后，按學(xué)期或?qū)W年來(lái)保存的，具有滯后性；管理人員大部分是由學(xué)院、教務(wù)處、綜合檔案館專(zhuān)職或指定檔案員來(lái)負(fù)責(zé)，也是分散的，歸屬不同的業(yè)務(wù)部門(mén)。

2.高校教學(xué)文檔管理面臨的問(wèn)題。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的日益增大和以實(shí)施學(xué)分制為代表的高等教育改革的不斷深入，高校教學(xué)業(yè)務(wù)急劇擴(kuò)大，而隨之產(chǎn)生的教學(xué)文檔也成倍增加，作為高校為提高自身影響力和競(jìng)爭(zhēng)力，須面對(duì)外部發(fā)展環(huán)境，不斷接受?chē)?guó)家、省等各級(jí)教育行政部門(mén)的本科教學(xué)水平評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證及第三方評(píng)價(jià)等各類(lèi)評(píng)價(jià)，而每一項(xiàng)評(píng)價(jià)均須由各類(lèi)教學(xué)文檔材料作為支撐，僅以每年組織的本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)為例，共有6大類(lèi)，72項(xiàng)數(shù)據(jù)采集點(diǎn)，其中教學(xué)文檔信息采集是主體，須由高校教學(xué)管理部門(mén)及各基層學(xué)院采集的就有33項(xiàng)，涉及師資情況、教學(xué)資源、培養(yǎng)過(guò)程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障等6大類(lèi)[2]7-8，而這大量的教學(xué)文檔支撐材料往往需要臨時(shí)成立評(píng)估材料支撐組，由教務(wù)管理部門(mén)、各基層學(xué)院等多部門(mén)臨時(shí)抽調(diào)一批工作人員，加班加點(diǎn)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)教學(xué)文檔等材料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)，耗費(fèi)大量的人力、物力，而且由于不是即時(shí)的，材料的準(zhǔn)確度、真實(shí)性難免受到一定影響。另一方面，高校決策層要隨時(shí)通過(guò)有關(guān)教學(xué)文檔信息，掌握本單位的教學(xué)動(dòng)態(tài)、發(fā)現(xiàn)教學(xué)過(guò)程中的異常因素，透過(guò)數(shù)據(jù)及時(shí)分析和查找原因，進(jìn)行自我改進(jìn)、自我提升；而且通過(guò)教學(xué)文檔的有關(guān)信息統(tǒng)計(jì)，可及時(shí)與兄弟院校或?qū)?biāo)高校進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)差距，尋求對(duì)策。

為使高校決策者及時(shí)掌握課程、專(zhuān)業(yè)、學(xué)生學(xué)業(yè)、師資隊(duì)伍、教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)過(guò)程等宏觀(guān)與微觀(guān)、整體與局部的全方位、多角度教學(xué)信息，傳統(tǒng)模式下的事后手工整理、紙質(zhì)文檔管理模式已很難保證教學(xué)檔案的完整性、科學(xué)性、規(guī)范性要求[3]128-132，那么采取更有效的管理手段，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高教學(xué)文檔管理效率成為必然選擇。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔管理的集成化表現(xiàn)

1.電子教學(xué)文檔形成階段和保存階段管理活動(dòng)的集成化。“隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)檔案信息化步伐加快，檔案信息化服務(wù)由傳統(tǒng)的‘面對(duì)面’方式轉(zhuǎn)向了計(jì)算機(jī)的‘端對(duì)端’模式”[4]51。目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)文檔的管理?xiàng)l件已發(fā)生很大的變化，在傳統(tǒng)模式下屬于教學(xué)文檔保存階段的管理活動(dòng)如鑒定、歸檔、存儲(chǔ)、信息分類(lèi)、著錄、備份等可以提前到教學(xué)文檔生成環(huán)節(jié)，即在基于教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的教學(xué)業(yè)務(wù)開(kāi)展的同時(shí)，教學(xué)文檔管理活動(dòng)也同時(shí)發(fā)生，如在全校學(xué)生選課完成的同時(shí)，就可以同時(shí)生成任課教師的職稱(chēng)、年齡、學(xué)歷情況，那么“全校學(xué)生選課情況”、“教授、副教授為本科生上課情況”等數(shù)據(jù)就可以直接導(dǎo)出，教學(xué)檔案的鑒定、歸檔、信息分類(lèi)等工作就可以同時(shí)在此時(shí)完成，這樣更有利于提高教學(xué)檔案的即時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，避免了檔案后整理的重復(fù)勞動(dòng)，減少了檔案管理工作量。

2.電子教學(xué)文檔管理流程的并行化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)文檔管理活動(dòng),突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，不再按照先后順序逐個(gè)進(jìn)行，而是多種管理活動(dòng)同時(shí)或并行進(jìn)行，甚至許多文檔管理活動(dòng)貫穿于文檔整個(gè)生命周期，如著錄、鑒定、存儲(chǔ)、備份等文檔管理活動(dòng)的開(kāi)展時(shí)間，已經(jīng)由文檔保存階段的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)延伸至整個(gè)文檔生命周期，這些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)的教學(xué)文檔不再像紙質(zhì)文檔那樣需要依次經(jīng)由業(yè)務(wù)人員處理，而能夠?qū)崿F(xiàn)“一次存儲(chǔ)、多次調(diào)用”、“一次輸入、多次輸出”[5]98，如校級(jí)、院級(jí)不同的教務(wù)管理人員可以同時(shí)處理、操作教務(wù)系統(tǒng)里的“任課教師庫(kù)”，形成了教學(xué)文檔管理流程的并行化模式，而這種并行化模式其實(shí)質(zhì)也是集成化的另一種表現(xiàn)形式。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔的集成化管理模型設(shè)計(jì)

集成化管理，就是利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)的開(kāi)放共享及便捷快速的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的統(tǒng)一控制與管理，從而將管理過(guò)程中不同環(huán)節(jié)、各類(lèi)職能進(jìn)行協(xié)調(diào)與整合，以提高管理效率和質(zhì)量的過(guò)程。隨著教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)的電子化管理越來(lái)越普及和成熟，教學(xué)文檔管理出現(xiàn)了集成化表現(xiàn)的新特點(diǎn)，如在普遍利用“綜合教務(wù)在線(xiàn)系統(tǒng)”“網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)”“實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理系統(tǒng)”“大學(xué)生實(shí)習(xí)管理系統(tǒng)”“創(chuàng)新實(shí)踐管理平臺(tái)”“大學(xué)生論文管理系統(tǒng)”“大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)”“學(xué)科競(jìng)賽管理系統(tǒng)”來(lái)管理各類(lèi)各項(xiàng)教學(xué)業(yè)務(wù)的高校，就可以在校級(jí)層面創(chuàng)建一個(gè)教學(xué)文檔管理系統(tǒng)，將教學(xué)文檔管理職能嵌入各教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，使之主動(dòng)捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件。這樣，“業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的各類(lèi)電子文檔都可以直接在線(xiàn)導(dǎo)入電子文件管理系統(tǒng)，文件管理人員可隨時(shí)對(duì)已接受的擬歸檔文件進(jìn)行整理加工并提交歸檔?！盵6]56歸檔的教學(xué)信息在高校綜合檔案管理系統(tǒng)可以得到多方面的利用，從而“實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的信息銜接和融合”[7]85-87,同時(shí)對(duì)不同來(lái)源、不同類(lèi)型的教學(xué)信息進(jìn)行歸類(lèi)、挖掘、集成，以服務(wù)為核心，實(shí)現(xiàn)教學(xué)文檔的數(shù)據(jù)共享，電子教學(xué)文檔的集成化管理模型可如圖所示：

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子教學(xué)文檔的集成化管理模式探索

1.統(tǒng)籌設(shè)計(jì)教學(xué)文檔管理系統(tǒng)?！凹稍瓌t揭示了規(guī)劃、設(shè)計(jì)電子文件管理流程的時(shí)機(jī)，最好是與機(jī)構(gòu)電子化業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)同時(shí)進(jìn)行，而不是單獨(dú)進(jìn)行，以便實(shí)現(xiàn)文件管理與文件形成同步”[5]231。因此，在設(shè)計(jì)教學(xué)文檔管理系統(tǒng)之前，首先要認(rèn)真梳理各項(xiàng)教學(xué)文檔管理與教學(xué)業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系，將其管理流程中的所有活動(dòng)進(jìn)行分解、界定，以研究確定其適當(dāng)?shù)慕M合方式和科學(xué)合理的管理步驟，并將這些步驟固定化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化；“與非電子文件不同的是，電子文件的歸檔需要更多地借助電子文件管理系統(tǒng)的軟件去實(shí)現(xiàn)。電子文件管理系統(tǒng)是為了保存機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)信息，用來(lái)對(duì)電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)及處置等行為進(jìn)行管理的自動(dòng)化系統(tǒng)。”[6]54因此，在規(guī)劃、設(shè)計(jì)教學(xué)文檔管理系統(tǒng)時(shí)，一方面要與本校的各類(lèi)教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮，達(dá)到數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，互相兼容，保證文檔的完整及安全性，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大共享性；另一方面高校在完善和升級(jí)各類(lèi)教務(wù)管理系統(tǒng)或教務(wù)管理模塊時(shí)，也必須同時(shí)滿(mǎn)足教學(xué)文檔管理的安全可靠性需求。

2.制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的教學(xué)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制度先行，是有效管理的前提。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，教學(xué)文檔管理與傳統(tǒng)模式下的檔案管理發(fā)生了很大的變化，它改變了文檔形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)之間的文檔傳遞、存儲(chǔ)、利用等管理權(quán)限，檔案管理部門(mén)的人員也可以被授權(quán)，進(jìn)入到教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行某些檔案管理模塊的操作，而且在電子文檔的形成、處理、歸檔、保管、利用等很多環(huán)節(jié)，信息隨時(shí)有被更改、丟失的可能性,因此即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理制度來(lái)維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性及安全性。所以迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的教學(xué)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將教學(xué)文檔的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類(lèi)、排列、保存方式等,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái),使教學(xué)文檔從形成之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，為電子教學(xué)文檔作為教學(xué)狀態(tài)的可靠憑證提供制度保證。

3.明確教學(xué)文檔管理的組織結(jié)構(gòu)及崗位職責(zé)。組織結(jié)構(gòu)可分部門(mén)和個(gè)人兩個(gè)層面：部門(mén)層面，須明確指定教學(xué)文檔管理的責(zé)任部門(mén)，基于教學(xué)文檔與教學(xué)業(yè)務(wù)的相伴相生性，一般應(yīng)由教務(wù)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和控制整個(gè)教學(xué)文檔管理過(guò)程，同時(shí)指定專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)教學(xué)文檔管理工作，并將該項(xiàng)工作的年度考核納入本單位的年度考核中，接受全校監(jiān)督，尤其是要接受學(xué)校綜合檔案系統(tǒng)的直接監(jiān)督；個(gè)人層面，明確各層級(jí)人員的職責(zé)分工，可任命教務(wù)管理部門(mén)和各基層學(xué)院的教務(wù)管理人員兼職文檔管理系統(tǒng)相應(yīng)模塊的檔案員，并將其納入崗位職責(zé)，在年度績(jī)效考核中進(jìn)行統(tǒng)一或?qū)ｍ?xiàng)考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提高專(zhuān)業(yè)化管理水平的必要手段。由于教學(xué)文檔的集成化管理緊緊依賴(lài)信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且隨著高校的需求及外部環(huán)境的變化，各類(lèi)教學(xué)管理信息系統(tǒng)須不斷調(diào)整、升級(jí)，這就要求檔案工作人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握更多的信息技術(shù)。培訓(xùn)是提高工作人員管理水平的重要途徑，它不僅幫助工作人員及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握信息技術(shù)及管理方法，而且可以強(qiáng)化部門(mén)及個(gè)人的管理意識(shí)，自覺(jué)遵守管理規(guī)范，促進(jìn)不同部門(mén)及個(gè)人之間的工作交流，從而有助于促使管理系統(tǒng)和管理流程的不斷改進(jìn)、升級(jí)。

五、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)文檔是反映高校教學(xué)水平和質(zhì)量的寶貴信息資源，國(guó)家和省級(jí)等上級(jí)主管部門(mén)的各類(lèi)評(píng)估、認(rèn)證、評(píng)價(jià)等都離不開(kāi)教學(xué)文檔的支撐，隨著高校對(duì)各類(lèi)教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的廣泛使用，能否將評(píng)估的部分重要觀(guān)測(cè)點(diǎn)直接嵌入高校的教學(xué)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的即時(shí)調(diào)取和信息集成，來(lái)掌握高校的微觀(guān)和宏觀(guān)各方面教學(xué)狀態(tài)，從而更好地發(fā)揮教學(xué)文檔集成化管理優(yōu)勢(shì)值得高校和教育行政管理部門(mén)思考。

[1]洪漪.檔案管理原理與方法[M].武昌：武漢大學(xué)出版社，1996.

[2]教育部.關(guān)于開(kāi)展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估的通知（教高[2013]10號(hào)）[EB]，2013.

[3]鄧仲華，黃雅婷.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下我國(guó)科學(xué)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)發(fā)展研究[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2017（2）.

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Integrated Management of College Electronic Teaching Documents in the Network Environment

Wang Xiaohui
(Teaching Office of Qingdao University,Qingdao 266071,China)

Firstly the plight of the college teaching document management is analyzed,and integrated performance of the electronic teaching document management in the network environment is probed.Then the integration of teaching document management and teaching business management is studied,and the integrated management model of college teaching documents is designed.Finally,the new pattern of integrated management of electronic teaching documents is explored in perspective of coordinating the design of the teaching document management system,developing new standards and specifications,and specifying organizational structure of teaching document management and so on.

electronic teaching document;integrated;management;new pattern

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.14

王曉輝，青島大學(xué)教務(wù)處館員，碩士，研究方向：檔案管理。