高校科研檔案有效管理研究

趙一

（錦州醫(yī)科大學(xué)檔案館錦州121000）

高校科研檔案有效管理研究

趙一

（錦州醫(yī)科大學(xué)檔案館錦州121000）

高?？蒲袡n案是高?？蒲泄ぷ髦械闹匾M成部分，對(duì)高?？蒲泄ぷ鞯倪M(jìn)行和發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。對(duì)高校的科研檔案進(jìn)行管理有助于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯拈_展，對(duì)提升高?？蒲匈|(zhì)量意義重大，是保證國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)保證。目前高校科研檔案管理存在了一些嚴(yán)重的問題，本文針對(duì)這些問題進(jìn)一步提出了相應(yīng)的管理策略。

高?？蒲袡n案管理

G271

A

2017-05-12

隨著高等教育的不斷發(fā)展與完善，高校已經(jīng)成為了科學(xué)研究的主要場地[1]170-172。高校的科研檔案在一定程度上是對(duì)高校的整體水平進(jìn)行反映，做好高校的科研檔案管理工作意義重大，能夠推動(dòng)教育事業(yè)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)我國經(jīng)濟(jì)效益的提升也有巨大的影響作用。但是，目前的高?？蒲袡n案管理問題比較混亂，已經(jīng)引起了相關(guān)管理部門的重視，應(yīng)積極采取有效干預(yù)措施對(duì)其進(jìn)行改善。

一、高校科研檔案管理的重要性

高?？蒲袡n案信息具有較高的精確度和準(zhǔn)確度，科研數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性較高，不能進(jìn)行隨意修改，加上高?？蒲袡n案存在非同一般的科研價(jià)值，因此，對(duì)高校科研檔案的管理加以重視無可厚非。隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，信息一體化在高?？蒲袡n案信息資源管理中的應(yīng)用也越來越重要，其運(yùn)行模式見圖1。

此外，高校的科研檔案管理人員還需要充分依靠法律武器，通過法律實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，并結(jié)合多種形式對(duì)科研檔案的法制進(jìn)行宣傳，提升科研檔案的管理意識(shí)。檔案管理人員需要打破因循守舊的傳統(tǒng)思想，實(shí)現(xiàn)開拓創(chuàng)新管理，不斷實(shí)現(xiàn)自身形象的提升，并將科研檔案管理工作在高校的管理中影響力和地位進(jìn)一步提升[2]33-35。高校的科研檔案管理人員還要與檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，可定期召開一些科研的工作例會(huì)、多參加與科研項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議等，以積極主動(dòng)的態(tài)度投入科研檔案管理工作中，及時(shí)在管理工作中融入相關(guān)的規(guī)定要求和管理的方針政策，將科研檔案管理作用充分發(fā)揮出來，提升科研檔案管理水平。

圖1 高?？蒲袡n案信息資源一體化管理運(yùn)行模式

二、科研檔案管理工作存在問題

1.思想不重視，檔案資料收集不完整。對(duì)高校的科研檔案管理思想不重視是存在的一個(gè)重要問題，許多科研檔案未經(jīng)過規(guī)范化整理，造成卷內(nèi)文件不齊全、組卷混亂且分類不清，難以進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致系統(tǒng)性、完整性缺失[3]154-155。許多高?？蒲泄芾砣藛T對(duì)日常檔案管理只走形式，認(rèn)為科研檔案的管理是檔案部門的工作，造成管理工作無法落實(shí)到位，出現(xiàn)資源缺失損壞頻發(fā)現(xiàn)象，對(duì)科研工作人員產(chǎn)生心理影響。

2.機(jī)構(gòu)不健全，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。部分高校具有相對(duì)獨(dú)立的科研檔案管理部門，但是存在管理不統(tǒng)一的問題。此外，部門檔案管理人員尚未接受專業(yè)的入職培訓(xùn)和專業(yè)管理培訓(xùn)，有的管理人員身兼多職，而且他們還要完成自己單位部門的工作，并不能全身心完成科研檔案管理工作，造成管理工作的影響。

3.科研檔案管理完整性和及時(shí)性缺失。部分科研人員存在一些人為自己拿著科研檔案更方便的思想，以核心技術(shù)資料需報(bào)名為借口，結(jié)束科研工作之后并未及時(shí)將檔案上交。加上高校的科研工作本身就存在了內(nèi)部競爭性質(zhì)，一些人出于自身利益思想，私自保存科研工作中的部分資料，造成科研資料共享困難，歸檔不及時(shí)，影響了高校科研工作中數(shù)據(jù)信息資料的完整性及歸檔管理的及時(shí)性。

4.硬件條件設(shè)備差，部分高校缺乏必要設(shè)備。部分高校的檔案館舍的條件較差，且缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，科研檔案多為紙質(zhì)材料，很少有電子檔案，難以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行查找和利用，在一定程度上降低了科研檔案的使用價(jià)值，無法滿足科研檔案的管理需求。

5.高?？蒲袡n案工作宣傳力度薄弱。由于我國的部分高校檔案管理部門無條件對(duì)院校的各職能管理部門、科研機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，加上并未實(shí)施針對(duì)性的學(xué)術(shù)報(bào)告及宣傳工作，造成科研人員在檔案管理方面管理意識(shí)薄弱，且相應(yīng)的管理能力缺失，科研檔案的管理人員并不十分明確需要及時(shí)歸檔的科研檔案信息，造成收集的材料并不完善。

6.高?？蒲袡n案的信息化管理不完善。目前高校的科研檔案信息化平臺(tái)建設(shè)還處在比較自由的階段，對(duì)用戶的使用狀況管理較弱。在進(jìn)行科研成果的推送時(shí)，應(yīng)該發(fā)揮學(xué)校的教育作用。比如，最近比較流行的微信公眾平臺(tái)，進(jìn)行微信平臺(tái)使用情況的講座，將相關(guān)的使用知識(shí)進(jìn)行宣傳，能夠?qū)崿F(xiàn)科研教育的宣傳目的。由于科研檔案微信平臺(tái)的使用者是來自不同的地方，自身的文化水平不一，對(duì)推送的科研信息的理解程度存在良莠不齊的狀況，所以在進(jìn)行科研成果的展示時(shí)，不僅是進(jìn)行文字推送，更重要的是將文字配上圖片或者是講解視頻，一起進(jìn)行科研信息的推送。

三、高?？蒲袡n案有效管理的應(yīng)對(duì)措施

1.加強(qiáng)規(guī)范管理，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。定制出合理的規(guī)范制度，將責(zé)任充分落實(shí)到人，實(shí)行責(zé)任制。對(duì)人員的錯(cuò)誤思想進(jìn)行改正，確保檔案管理工作責(zé)任目標(biāo)明確、控制有力度、管理有依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)科研檔案管理工作的開展?？蒲泄芾聿块T在科研檔案歸檔方面需具備專業(yè)的知識(shí)進(jìn)而技能技巧，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能做好科研檔案的積累，使資料更加真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。完善人員培訓(xùn)制度，實(shí)行統(tǒng)一的集中管理，對(duì)各崗位職責(zé)進(jìn)行明確，并采用完善的考核制度，保證賞罰分明，可充分調(diào)動(dòng)檔案人員積極性。

2.創(chuàng)新管理理念，樹立科研人員的檔案意識(shí)。未能明確科研檔案管理最終目的的情況下，會(huì)造成教育領(lǐng)導(dǎo)階層及檔案管理人員缺乏檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。高校的科研檔案管理工作開展的最終目的是要實(shí)現(xiàn)對(duì)高校、社會(huì)的服務(wù)，為高校教學(xué)工作開展服務(wù)，提升教學(xué)質(zhì)量，為社會(huì)培養(yǎng)更優(yōu)異的人才。必須打破傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)識(shí)到高?？蒲袡n案管理工作開展的重要性，提升科研人員檔案意識(shí)[4]32-33。

此外，高校應(yīng)聘用具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員勝任科研檔案信息管理事物，同時(shí)為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目的管理，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行科研項(xiàng)目基本流程的培養(yǎng)。除了人員自身專業(yè)素質(zhì)外，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)促進(jìn)高?？蒲袡n案管理的研究也同樣具有積極的影響作用，通過使用信息技術(shù)，能夠在一定程度上加強(qiáng)對(duì)科研檔案的規(guī)范化管理，也有助于減少工作人員的作業(yè)負(fù)擔(dān)，也保證了科研信息的保密性。

3.加大資金投入，改善硬件設(shè)施。高校的科研檔案管理還能促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，發(fā)揮更大的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。高校應(yīng)把科研檔案管理工作作為發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容之一，盡力和高校的辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的科研檔案管理機(jī)制，對(duì)科研工作的項(xiàng)目資金和設(shè)備應(yīng)落實(shí)到位。比如，北京銀通先達(dá)企業(yè)研發(fā)的SRM科研管理系統(tǒng)（圖2），在高校科研檔案管理中的體現(xiàn)出了較高的應(yīng)用價(jià)值。管理系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)信息技術(shù)要求較高，不僅要確保高校科研信息的規(guī)范性，同時(shí)需要采用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)當(dāng)前混亂的科研檔案進(jìn)行有效管理。在過濾科研管理信息后才能有效保障科研信息量，檔案管理中也能夠建立分類明確的科研類目，有助于通過建立高質(zhì)量的信息技術(shù)吸引其他科研人員的關(guān)注。有助于促進(jìn)高?？蒲许?xiàng)目的全面發(fā)展。

圖2 銀通先達(dá)SRM科研管理系統(tǒng)

4.加強(qiáng)科研成果的宣傳力度。加強(qiáng)科研檔案管理系統(tǒng)的宣傳與管理能夠有效促進(jìn)科研人員之間的學(xué)術(shù)交流，同時(shí)也能夠使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作開展的意義，以及對(duì)高校的科研工作產(chǎn)生的重要作用，從根本上支持、參與科研檔案管理工作的有效開展。使科研人員明確科研檔案資料的形成、積累以及立卷歸檔的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，從思想上重視科研檔案管理工作，自覺履行義務(wù)和職責(zé)。

此外，微信公眾平臺(tái)在科研成果宣傳中也有較高的應(yīng)用價(jià)值，高校理應(yīng)規(guī)范微信賬號(hào)。用戶對(duì)于信息的查詢一般都是通過關(guān)注微信名稱來關(guān)注相關(guān)的信息，因此高校在注冊(cè)微信賬號(hào)時(shí)，應(yīng)選擇完整準(zhǔn)確的名稱，進(jìn)行實(shí)體信息的注冊(cè)，這不僅有利于用戶方便快捷地找尋信息，還能增加賬號(hào)的安全性。在進(jìn)行科研信息的推送時(shí)，推送的內(nèi)容應(yīng)該規(guī)范化，增強(qiáng)科研檔案微信平臺(tái)的權(quán)威性，能夠吸引更多用戶的關(guān)注。還有就是微信公眾號(hào)個(gè)人信息的設(shè)置應(yīng)該盡可能地使用真實(shí)的信息，基本資料的設(shè)置應(yīng)該能夠體現(xiàn)出檔案的特點(diǎn)，賬號(hào)信息進(jìn)行認(rèn)證說明，使用戶能夠分辨科研檔案微信公眾平臺(tái)的真?zhèn)?，保證用戶信息的安全[5]25。

5.加強(qiáng)信息技術(shù)在高校科研檔案管理中的應(yīng)用。信息技術(shù)在高?？蒲袡n案管理中的應(yīng)用至關(guān)重要，但是也要考慮多方面的影響因素。首先，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，高校科研檔案管理具有較高的特殊性，在進(jìn)行信息傳遞的過程中需要充分依靠信息技術(shù)的依托，確保信息的準(zhǔn)確傳達(dá)；其次，科研檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜且多樣化，在確保案例在信息傳遞中的準(zhǔn)確無誤，應(yīng)建立比較高效的預(yù)警機(jī)制，避免網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)出現(xiàn)不穩(wěn)定的意外狀況；再者，信息載體的使用應(yīng)確保信息平臺(tái)的穩(wěn)定性和廣泛性，既能夠有效促進(jìn)科研檔案的平穩(wěn)運(yùn)行，也能夠在一定程度上擴(kuò)展科研檔案的廣泛廣播。此外，在進(jìn)行信息平臺(tái)的安全建設(shè)時(shí)，高校還應(yīng)該對(duì)信息平臺(tái)管理者的安全意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，管理者應(yīng)具有發(fā)現(xiàn)危險(xiǎn)的敏感度，能夠及時(shí)對(duì)科研檔案信息傳播過程中的突發(fā)狀況進(jìn)行處理，對(duì)于其中的安全隱患建立預(yù)警機(jī)制，能夠及時(shí)進(jìn)行修整，保護(hù)信息的安全。

綜上所述，高?？蒲袡n案是高校開展教學(xué)活動(dòng)和科研工作全面、真實(shí)、客觀的記錄，直接體現(xiàn)了高?？蒲小⒔虒W(xué)活動(dòng)成果，可以提供高校長遠(yuǎn)的科研發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)學(xué)科及科研建設(shè)的依據(jù)。因此，科研檔案管理人員需要對(duì)科研工作規(guī)律和程序進(jìn)行了解掌握，對(duì)本單位部門的科研基本知識(shí)及時(shí)掌握，還需和檔案管理理論、經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)有效管理。

[1]陳穎.淺談當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔中存在的問題及對(duì)策[J].大學(xué)教育,2015（1）:170-172.

[2]周麗琴.高?？蒲袡n案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究[J].檔案與建設(shè),2016（2）:33-35.

[3]王華.加強(qiáng)高?？蒲袡n案資料管理的安全危機(jī)意識(shí)[J].黑龍江科技信息，2012（24）:154-155.

[4]彭插三.高?？蒲袡n案管理體系構(gòu)建的系統(tǒng)管理研究系統(tǒng)管理研究[J].北京檔案,2016（6）:32-33.

[5]王曉輝,祝華武.試論高校檔案工作服務(wù)教學(xué)科研功能的開發(fā)利用[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息,2016（31）:25-25.

Research on Effective Management of Scientific Research Archives in Colleges and Universities

Zhao Yi
(Archives of Jinzhou Medical University,Jinzhou 121000,China)

Scientific research archives is an important part of scientific research work in colleges and universities,and plays a vital promoting role in the research and development of scientific research in colleges and universities.Management of scientific research archives in colleges and universities can help to promote the development of scientific research in colleges and universities,and it is of great significance to improve the quality of scientific research in colleges and universities and to ensure the national economic construction and social progress.At present,there are some serious problems in the management of scientific research archives in colleges and universities.In this paper,the corresponding management strategies are put forward accordingly.

colleges and universities;scientific research;archives;management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.16

趙一，錦州醫(yī)科大學(xué)檔案館講師，研究方向?yàn)闄n案管理。