電子檔案管理的原則及強(qiáng)化措施

陳琦

摘要：在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，各種先進(jìn)技術(shù)在檔案工作中普遍應(yīng)用，檔案從紙質(zhì)載體開(kāi)始轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的應(yīng)用具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的必然要求。文中分析了電子檔案管理原則，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理工作的措施進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理原則；收集；歸檔；一體化；安全

在當(dāng)前數(shù)字化背景下，電子檔案已成為檔案的普遍形式，而且電子檔案的應(yīng)用，也標(biāo)志著檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案工作具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際檔案管理工作中，需要檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)，及時(shí)做好電子檔案收集和歸檔工作，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息電子化建設(shè)的進(jìn)程，使其與社會(huì)的發(fā)展需求更好的適應(yīng)。

一、電子檔案管理原則

在當(dāng)前各行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，這些電子文件需要存儲(chǔ)在特定介質(zhì)上，通過(guò)對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔即形成了電子檔案。電子檔案信息以數(shù)字代碼進(jìn)行存儲(chǔ)，由計(jì)算機(jī)完成信息的編碼和解碼，利用時(shí)需要利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備將其轉(zhuǎn)移為原有的文字或是圖像形態(tài)。在電子檔案工作需要遵循相應(yīng)的原則，具體包括以下幾個(gè)方面：

（一）完整性原則

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)普及應(yīng)用，電子文件由各部門(mén)甚至個(gè)人獨(dú)立完成，這就導(dǎo)致其呈現(xiàn)出分散化的分布趨勢(shì)，而且電子文件信息也不是在固定的特定物理位置上。由于電子檔案的分散化和實(shí)體化特征，這就導(dǎo)致對(duì)電子檔案完整性的把握缺乏直觀性，需要積極采取相應(yīng)的措施來(lái)保證電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息的完整性和齊全性，確保電子檔案信息的完整。

（二）可讀性原則

當(dāng)前各單位由于使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件不同，這也導(dǎo)致電子文件存儲(chǔ)格式存在差異。再加之計(jì)算機(jī)軟硬件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對(duì)于舊設(shè)備缺乏兼容性。電子文件在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，因此在針對(duì)電子檔案管理工作中，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都要保證檔案的可識(shí)讀性，確保檔案具有長(zhǎng)期的可讀性。

（三）可靠性原則

由于電子文件易于修改，而且不會(huì)留存痕跡，因此電子文件的證據(jù)性和可靠性受到較大的質(zhì)疑。為了確保電子檔案的可靠性，需要積極采取各種技術(shù)措施，并制定完善的制度，以此來(lái)把好檔案的收集關(guān)、歸檔關(guān)，確保檔案信息的真實(shí)性和有效性。另外，在檔案信息的各個(gè)環(huán)節(jié)還要嚴(yán)格遵守具體的操作規(guī)程，建立必要的備份，確保信息的丟失和失真，有效的維護(hù)電子檔案的可靠性。

二、加強(qiáng)電子檔案管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前電子檔案已初具規(guī)模，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的真實(shí)性還會(huì)受到質(zhì)疑。因此對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，需要加快自身觀念的轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要價(jià)值，并努力提高自身的計(jì)算機(jī)水平，并進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的水平。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案信息的收集和整理

雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作的新趨勢(shì)，但是仍然有不少單位和人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不充分，在日常的工作中對(duì)電子文件的保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，造成了大量電子文件的丟失，給檔案信息資料的收集工作帶來(lái)了很大的不便。因此，必須要加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)電子文件和電子信息的重視，確保檔案信息的全面和完整，方便檔案管理人員的檔案信息收集和整理工作。

（三）建立電子檔案管理制度

為了進(jìn)一步提高電子檔案管理工作的水平，需要建立健全電子檔案管理制度，并以此為依據(jù)來(lái)開(kāi)展具體的電子檔案管理工作，并對(duì)電子檔案的制作、收集和歸檔方法、程序和時(shí)效等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一，由專人進(jìn)行定期整理和分類(lèi)歸檔，妥善對(duì)其進(jìn)行保管。由于檔案管理人員工作崗位調(diào)整過(guò)程中，還需要做好具體的移交工作，以此來(lái)保證檔案資料的完整性。電子檔案管理制度的建立和完善，可以為電子檔案管理工作提供必要的依據(jù)和指導(dǎo)，進(jìn)一步推動(dòng)電子檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作

電子文件形成于不同條件和環(huán)境下，這也使其歸檔方式也各不相同?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，需要按照規(guī)定將其轉(zhuǎn)放檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在針對(duì)存儲(chǔ)載體上的電子文件歸檔時(shí)，則需要結(jié)合紙質(zhì)文件完成歸檔工作。因此要針對(duì)具體的環(huán)境和條件來(lái)采取相應(yīng)的措施來(lái)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。

當(dāng)前大部分單位還會(huì)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存，這主要是由于電子文件在許多方面還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題沒(méi)有得到徹底解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會(huì)同時(shí)存在，這有其合理性和必要性。在缺乏充分的技術(shù)保障和科學(xué)管理制度情況下，電子文件還無(wú)法完全取代紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存。在當(dāng)前紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)換過(guò)程中，這種雙套歸檔情況的存在有其必然性。而且還會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期。待各種技術(shù)和各方面條件都完備的情況下，電子文件才能夠獨(dú)立轉(zhuǎn)化為檔案。

（五）實(shí)行文件、檔案一體化管理

在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長(zhǎng)久保存的需要將促使多年來(lái)提倡的文件、檔案一體化管理進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。事實(shí)上，將電子文件和電子檔案分而管之無(wú)論在理論上還是實(shí)踐中都是難以成立的。在對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開(kāi)始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。

（六）加強(qiáng)電子檔案的安全管理

由于電子檔案的傳輸和生成是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的，而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)又存在著較大的安全隱患，容易被不法分子非法入侵，盜取和篡改檔案信息資料，因此必須要充分重視和加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作。在檔案資料的傳輸過(guò)程中，可以依靠信息技術(shù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置密鑰；同時(shí)要安裝安全防護(hù)系統(tǒng)，防止病毒入侵，為檔案資料提供多重保護(hù)。三、總結(jié)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，是時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要。但是電子檔案給檔案管理工作帶來(lái)良好契機(jī)的同時(shí)，也相應(yīng)帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，在一定程度上阻礙了電子檔案管理工作的發(fā)展。因此，相關(guān)部門(mén)和管理人員必須要采取有效措施來(lái)應(yīng)對(duì)電子檔案管理工作中的缺陷，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的有序發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前各行業(yè)中，辦公自動(dòng)化已普遍實(shí)施，同時(shí)辦公自動(dòng)化也是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用促使每天都會(huì)有大量的電子文件產(chǎn)生，因此針對(duì)于有保存價(jià)值的電子文件需要做好收集和歸檔工作，全面提高電子檔案管理水平，為電子檔案管理工作的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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