淺析檔案管理工作內(nèi)容與模式之轉(zhuǎn)變

周怡然

摘要：進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)以日新月異的速度迅猛發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)抓住新的發(fā)展機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)。本文分析了新形勢(shì)下檔案管理工作內(nèi)容以及工作模式的轉(zhuǎn)變，希望能對(duì)完善當(dāng)下的檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作內(nèi)容；模式；轉(zhuǎn)變

當(dāng)今是信息時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)該緊跟信息時(shí)代發(fā)展潮流，逐漸推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)與信息化建設(shè)。這是時(shí)代賦予檔案管理工作的使命，也是新時(shí)期促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然之舉。檔案管理員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變落后服務(wù)理念，完善檔案管理工作內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理工作模式，更好地迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

首先是檔案收集方式的轉(zhuǎn)變。過(guò)去檔案員都是坐等檔案形成，然后進(jìn)行整理、記錄。這種檔案多以文字形式呈現(xiàn)，時(shí)間久了，紙張發(fā)黃，字跡也會(huì)變得模糊不清?，F(xiàn)在人們較多使用電腦錄入檔案，將檔案資料存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)之中，更加方便查詢和攜帶。

其次是保存方式的轉(zhuǎn)變。電子檔案不會(huì)受到蚊蟲叮咬，節(jié)省了時(shí)間成本和空間成本。只需要將檔案錄入到電腦中生成電子資料，輕輕松松就完成了保存工作。可檔案需要保存很長(zhǎng)一段時(shí)間，雖然不會(huì)經(jīng)受蟲咬、鼠嚙，但是要注意進(jìn)行備份，防止資料丟失。重要檔案要及時(shí)設(shè)置防火墻，以便受到黑客和病毒的入侵。

二、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）引入現(xiàn)代信息技術(shù)

現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面，檔案管理工作同樣受到了來(lái)自計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊。這既是一次前所未有的挑戰(zhàn)，又是一次不可多得的機(jī)遇。檔案管理工作應(yīng)該積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)，采用數(shù)字化、信息化管理，更好地滿足用戶需求。當(dāng)下，國(guó)內(nèi)大部分單位已經(jīng)開始推廣電子檔案，這要求檔案管理工作引入現(xiàn)代信息技術(shù)，以提供更為便捷的服務(wù)。例如采用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行掃描、歸檔以及無(wú)縫銜接管理，全面建立集文件管理與檔案管理于一身的資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該加快信息化和數(shù)字化處理，盡量將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，方便進(jìn)行保管和處理。此外，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜又艱巨的任務(wù)，管理員每天要處理成千上萬(wàn)的檔案信息，信息化檢索技術(shù)的應(yīng)用顯得尤為重要。借助于信息化檢索技術(shù)，那些不好排列、分散的檔案可以自動(dòng)歸類，不需要人工按照日期或者目錄一一進(jìn)行排放，極大節(jié)省了檢索時(shí)間。

（二）建立新型管理制度

時(shí)代在進(jìn)步、科技在發(fā)展，新形勢(shì)下檔案存儲(chǔ)載體也發(fā)生了相應(yīng)改變。除了常見的日常文書類檔案之外，還出現(xiàn)了很多電子檔案、視頻檔案和光介質(zhì)檔案。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，后者的儲(chǔ)存載體截然不同，因此在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理時(shí)就必須要區(qū)別對(duì)待。但是不可否認(rèn)的是，由于新型檔案管理經(jīng)驗(yàn)有限，所以當(dāng)下還沒(méi)有很多可資借鑒的管理經(jīng)驗(yàn)。為了切實(shí)增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，有必要建立一套新型檔案管理制度。

1.規(guī)范新型檔案管理工作環(huán)境。電子檔案、視頻檔案和光介質(zhì)檔案不僅受到溫度、磁場(chǎng)等因素影響，有時(shí)還會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵略。出于保護(hù)檔案不受破壞的目的考慮，檔案員要盡量保證工作環(huán)境干凈清潔，嚴(yán)禁攜帶具有磁場(chǎng)的物件進(jìn)入工作環(huán)境。尤其要做好網(wǎng)絡(luò)病毒防治工作，以免檔案遭到破壞。

2.明確界定新型檔案管理權(quán)限。新型檔案便于查尋搜索，但是另一方面也容易被復(fù)制泄露。為了保護(hù)用戶個(gè)人隱私不受侵犯，應(yīng)當(dāng)明確界定新型檔案管理權(quán)限，做好檔案保密工作，未經(jīng)授權(quán)，檔案員不得隨意查閱、復(fù)制用戶檔案。高級(jí)檔案更要進(jìn)行加密，實(shí)現(xiàn)檔案絕密等級(jí)控制，面向不同等級(jí)檔案員開放。

（二）提高管理人員素質(zhì)

檔案管理的主體是人，服務(wù)對(duì)象也是人。新時(shí)期的檔案管理工作不僅要優(yōu)化管理手段、建立科學(xué)制度，還要注意提高檔案員綜合素質(zhì)，建立一支專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)。計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)是當(dāng)前每一個(gè)管理人員都應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)，檔案員尤其需要注意更新自身信息技術(shù)能力，這樣才能游刃有余地進(jìn)行電子檔案管理。單位要高度重視檔案員隊(duì)伍建設(shè)，例如針對(duì)在職檔案員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案員積極接受繼續(xù)教育。再如引進(jìn)不同方面的高級(jí)管理人才，優(yōu)化管理人員隊(duì)伍層次。當(dāng)從事檔案管理工作的檔案員自身素質(zhì)得以提高時(shí)，檔案管理工作質(zhì)量自然而然也能有效提高。

檔案包含了政治、經(jīng)濟(jì)、文化和歷史等各個(gè)方面的信息資源，是我國(guó)社會(huì)進(jìn)步的重要保障。面對(duì)時(shí)代發(fā)展的最新要求，傳統(tǒng)管理內(nèi)容以及管理模式明顯已經(jīng)不能適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展要求了。為了全面增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新工作內(nèi)容以及工作模式，及時(shí)適應(yīng)時(shí)代變化的最新節(jié)奏。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張俊玲.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014.12.