探析新形勢下機關檔案管理工作要點

劉國萍

摘 要：機關檔案管理是機關工作的重要組成部分，當前機關檔案管理還存在著問題，需要根據(jù)機關檔案工作的要求，對機關檔案管理的要點進行深入分析。

關鍵詞：機關；檔案管理；要點分析

本文從分析機關檔案管理的特點出發(fā)，總結(jié)機關檔案管理工作存在的不足，深入分析機關檔案管理的要點。

1 機關檔案管理工作的主要特點

1.1 檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加

隨著信息時代的到來，機關事業(yè)單位檔案檔案管理工作已經(jīng)廣泛的使用信息技術，這就使得機關單位信息來源多樣，信息收集能力不斷提升，信息問題不斷增加，機關單位對檔案管理工作的難度也隨之提升。首先，因為檔案信息來源范圍更加廣泛，檔案數(shù)據(jù)傳遞能力提高，檔案收集難度的降低，機關單位的檔案數(shù)量增長速度較快，各種數(shù)據(jù)信息已經(jīng)廣泛的存儲在機關單位檔案當中。其次，機關單位檔案的內(nèi)容更加多樣，目前機關單位的檔案種類日漸齊全，各類檔案的形式也日漸豐富，各種圖片、音頻、視頻和文字資料不斷多樣，檔案管理的差異化特征已經(jīng)形成，并且日漸構成完善龐大的檔案群體，檔案管理工作內(nèi)容日益豐富。

1.2 檔案管理技術日益嚴格

機關單位檔案信息是社會檔案體系的重要組成部分，機關檔案有重要的價值，是社會的寶貴財富，特別是隨著國家檔案管理體系日益完善，國家及社對機關檔案要求越業(yè)越高。首先，隨著機關單位檔案使用需求量的增加，要求機關檔案管理在保證安全的前提下，必須提高檔案信息的標準化制作能力，提高檔案數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性，使機關檔案符合信息時代數(shù)據(jù)檢索的要求。其次，社會對機關檔案管理的效率要求大幅提高，要求機關檔案信息在限定的時限內(nèi)向社會公布各種數(shù)據(jù)信息，這就使得檔案管理必須使用更先進技術，有效應對廣泛的檔案使用需求。

1.3 人員素質(zhì)要求日益提高

現(xiàn)代信息化背景下的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員做好傳統(tǒng)的紙制檔案管理工作，同時還要做好信息環(huán)境下利用計算機軟件進行的檔案管理工作，這就對檔案管理人員提出更高要求。首先，檔案管理人員面對日益復雜的工作情況，必須具有高度的責任感和使命感，能積極投身到檔案管理當中。其次，檔案管理人員必須具有良好的綜合素質(zhì)，能夠有效應對信息化環(huán)境下的檔案操作任務，具備基本的檔案軟件操作能力，掌握信息化電子設備的使用技巧，可以運用計算機進行各種數(shù)據(jù)信息的檢索。

2 機關檔案管理工作存在的問題

2.1 管理理念較為落后

在信息化的大背景下，機關檔案管理工作理念稍顯落后，不少機關單位的檔案管理還低留在紙制水平，嚴重的影響了檔案數(shù)據(jù)資源作用的發(fā)揮。首先，不少行政部門缺乏現(xiàn)代化的檔案管理理念，不注重檔案管理工作建設，沒能形成完善的檔案管理工作制度，因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量。其次，還有的機關單位檔案管理工作組織制度體系不健全，現(xiàn)有的檔案管理方式方法不符合時代潮流需要，沒能有效滿足社會對機關單位檔案信息的需求，沒能發(fā)揮出機關檔案的實用價值。

2.2 檔案管理條件不足

做好機關檔案管理工作，必須使用有效的管理設施設備，依靠現(xiàn)代信息化的手段來提高檔案管理工作效率，但是不少機關單位檔案管理工作的條件不足，制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展速度。首先，信息化硬件設施設備不足，檔案管理必須的信息技術手段和硬件配置不足以支撐和滿足檔案管理工作需要。其次，檔案管理軟件系統(tǒng)發(fā)展的速度較慢，不少機關單位除了配置上級預裝的普遍性檔案信息管理軟件以外沒能開發(fā)針對性的檔案軟件管理系統(tǒng)，導致檔案信息化管理能力不足和發(fā)展速度滯后問題。

2.3 檔案管理技術水平有限

做好機關檔案管理工作，必須使用先進的管理技術，只有如此才能跟上時代的形勢，滿足檔案管理的需求。首先，機關檔案管理工作模式較為陳舊，檔案管理仍以人力資源為主，計算機的輔助使用發(fā)揮的有限。其次，檔案管理人才缺失，現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術能力不足，現(xiàn)有檔案管理人員的技術水平已不滿足信息時代的工作需求。

3 機關檔案管理工作的要點分析

3.1 有效整合檔案數(shù)據(jù)資源

當前機關單機檔案數(shù)據(jù)信息量不斷增加，檔案內(nèi)容日漸豐富多樣，檔案管理工作的難度也不斷加大，要求機關檔案管理工作更注重對檔案數(shù)據(jù)信息的整合。首先，應當在現(xiàn)有檔案管理機制的基礎上創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理方式，借助互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的高效收集和有效整理目標。要創(chuàng)新檔案采集方式，提高對錯誤數(shù)據(jù)信息的剔除能力。其次，完善檔案管理工作規(guī)劃，形成主動管理檔案機制，充分掌握檔案管理工作主動權，提高檔案管理工作的秩序性，保證對檔案數(shù)據(jù)資源的全面管理。第三，認真整合現(xiàn)有檔案資源，提高檔案管理工作的效率，不僅要通過現(xiàn)有渠道進行檔案數(shù)據(jù)收集，而且還要注重相關檔案資料的收集，建立各部門的溝通機制，最大程度保持檔案數(shù)據(jù)的完整性。第四，解決傳統(tǒng)檔案管理的問題，對傳統(tǒng)檔案管理的標準進行重新制訂，革除落后傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，全面提高檔案管理工作效率。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方式方法

為了提高機關單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)資源的標準化管理目標，必須依靠先進的檔案管理技術，結(jié)合機關單位的行業(yè)特點，創(chuàng)新使用和推廣檔案管理技術。首先，提高檔案管理硬件的配置水平，不斷更新檔案管理的硬件設施設備，注重建立起完善的檔案管理監(jiān)管體系，保證檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)良好環(huán)境，最大限度保持檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。其次，開發(fā)高效的檔案管理軟件管理系統(tǒng)，圍繞著機關行政職能以及檔案管理工作需求，建立專業(yè)化的檔案管理軟件系統(tǒng)，從而提高檔案管理的智能化水平，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公室自動系統(tǒng)的對接，科學收集各種電子數(shù)據(jù)信息。第三，提高檔案管理安全技術水平，引進先進的檔案安全防范措施，從源頭上把握數(shù)據(jù)來源的安全與數(shù)據(jù)運行環(huán)境的安全，全面加強檔案運行環(huán)境的建設。

3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

為了做好機關檔案管理工作，切實提高機關檔案管理工作的效能，必須對現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)進行培訓，不斷提升檔案管理人員適應新工作形勢的能力。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的良好職業(yè)道德素養(yǎng)，使檔案管理人員具備堅定的政治素質(zhì)和檔案管理的職業(yè)道德精神，引導檔案管理人員認真投入到檔案管理事業(yè)當中去。其次，形成完善的機關單位檔案管理人員的培訓體系，重點圍繞著機關單位檔案管理工作的需求對現(xiàn)有檔案管理人員進行個性化的培訓，形成穩(wěn)固長期的培訓機制，圍繞著檔案管理人員水平，為檔案管理人員制訂檔案管理職業(yè)發(fā)展計劃。第三，引進專業(yè)性較強的檔案管理人才，助推檔案管理人才體系的科學配置，依靠先進的檔案管理人才進行機關檔案管理人的信息化建設。第四，注重形成科學的檔案管理工作績效考核體系，對檔案管理人員使用有效的激勵機制，促進檔案管理人員工作能力不斷進步。

4 結(jié)論

機關檔案管理工作應當從機關職能出發(fā)，圍繞著機關檔案管理現(xiàn)狀，找準檔案管理工作的著力點，形成檔案管理工作的整合方案，全面調(diào)動現(xiàn)有資源，促進檔案管理工作的蓬勃開展，消除傳統(tǒng)檔案管理中的問題。

參考文獻

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