水利工程檔案的收集和利用管理

張琪梅

【摘要】水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。本文對水利工程檔案的收集和利用管理進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案收集；利用管理；措施

水利工程檔案真實(shí)地記錄和反映了水利工程建設(shè)和運(yùn)營管理的全過程，它不僅對水 利 工 程 項 目的建設(shè)、管理、驗(yàn)收、審計、監(jiān)督起著重要作用，更是日后水利工程項目的運(yùn)營、管理和維護(hù)的重要依據(jù)，具有很高的利用價值。因此，做好水利工程檔案工作，是檔案工作為水利建設(shè)事業(yè)有效服務(wù)的一項重要任務(wù)。

1、水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的重要性

水利工程檔案能夠詳細(xì)記錄水利工程建設(shè)的全過程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設(shè)的信息資源完成，具有實(shí)用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理方法是水利工程檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價值。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水利工程檔案管理的目標(biāo)，要達(dá)到這一目標(biāo)就必須將檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)轫椖繘Q策、項目施工、項目監(jiān)理和項目維護(hù)提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)和后期管理的全過程，所以每一個小的參數(shù)的準(zhǔn)確性都是項目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質(zhì)量與效率。

2、加強(qiáng)水利工程檔案收集和利用管理的措施

2.1完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)

國家的法律法規(guī)的執(zhí)行力與強(qiáng)制性較強(qiáng)，在規(guī)范行為方面具有不可替代的作用。就水利工程檔案管理來說，隨著行業(yè)的改革與發(fā)展，與檔案管理相關(guān)的國家法律法規(guī)的出臺與實(shí)施呈現(xiàn)滯后性，這就極大地造成了水利工程檔案管理工作混亂，工作質(zhì)量降低的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，國家須出臺與當(dāng)下水利工程相適應(yīng)的法律法規(guī)，契合行業(yè)實(shí)際，從法律高度對水利工程檔案管理形成約束。

2.2強(qiáng)化規(guī)范化管理，實(shí)施分類收集

許多水利工程建設(shè)項目工程巨大，繁瑣復(fù)雜，且常常出現(xiàn)跨年度建設(shè)的現(xiàn)象。由于工程建設(shè)周期較長，在施工期間往往會出現(xiàn)較大的人員波動，導(dǎo)致工程檔案資料管理混亂。因此，為了實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，在進(jìn)行管理時應(yīng)對其進(jìn)行分類收集，具體可分為以下幾類：①施工前期檔案資料，主要包括項目建議書、工程建設(shè)可行性報告等；②相關(guān)設(shè)計檔案資料，包括工程整體設(shè)計、具體設(shè)計圖紙等；③施工過程檔案資料，包括施工方案、施工日志及相關(guān)項目報告等；④施工后期和竣工后檔案資料，包括項目總結(jié)報告、質(zhì)量檢測報告、驗(yàn)收報告等。對水利工程檔案管理進(jìn)行分類管理，能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的規(guī)范化，使文件材料歸檔更加及時、更加明細(xì)、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質(zhì)量，還能夠?yàn)槿蘸蟮臋n案運(yùn)用提供便捷。

2.3嚴(yán)格控制歸檔文件的質(zhì)量

建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程建設(shè)的前期工作開始，將歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及規(guī)范化性管理納入工程常態(tài)化管理，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，及時對立項批準(zhǔn)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料進(jìn)行收集和整理，確保工程檔案的完整性；形成的檔案應(yīng)能充分反映建設(shè)項目設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收的全過程，能真實(shí)記錄項目建設(shè)和竣工的全過程，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。文件歸檔必須按照要求對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化分類、組卷，保持案卷和卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，同時按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制作備考表、卷皮、檔案盒背脊，并嚴(yán)格控制裝訂質(zhì)量；文件歸檔后，要安全保管和使用，防止老化、破損；檔案向管理單位移交時，應(yīng)由雙方共同對檔案進(jìn)行檢查，檢查合格并簽字確認(rèn)后，由管理單位接收保管。

2.4加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

信息科技的高速發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛的運(yùn)用到現(xiàn)代管理中，水利工程檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。當(dāng)前水利工程領(lǐng)域的檔案管理信息化程度依然較低的原因主要是檔案管理的投入不足以及“尊重”紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)心理。要促進(jìn)水利工程檔案的信息化建設(shè)，首先要改變傳統(tǒng)觀念，并加大檔案管理領(lǐng)域的資金投入。國家相關(guān)部門要重視水利工程檔案的信息化建設(shè)，積極與高校和相關(guān)科研機(jī)構(gòu)合作，開發(fā)適合水利工程的信息化管理系統(tǒng)。要從水利工程檔案利用入手，提升檔案管理的信息化水平。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正體現(xiàn)檔案資料的價值。

2.5加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度

高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍是提升水利工程檔案管理水平的根本保證。要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，為水利工程檔案管理工作提供充足的高素質(zhì)人才。在綜合性檔案人才的培養(yǎng)上應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：首先要提高檔案人員的法律意識，做到依法治檔。其次，要培養(yǎng)水利工程檔案管理人員的職業(yè)道德。只有基于良好的職業(yè)意識對待每一件檔案材料，才能做到對檔案材料的主動、及時收集，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性；再次是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力；要提高水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)，特別是計算機(jī)和管理軟件操作能力，確保檔案管理人員的知識專業(yè)化、技能多樣化和管理現(xiàn)代化，更好地為水利工程檔案管理事業(yè)服務(wù)。

綜上所述，水利工程的資料整編是一項繁雜的工作，但卻是對水利工程建設(shè)及管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所有參建單位應(yīng)該提高對工程資料整編的重視程度，使其管理制度更加系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高建偉.對水利工程檔案管理工作的一些認(rèn)識[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2016（24）.

[2]童敏，柳寧.新形勢下水利工程檔案管理工作的思考[J].江蘇水利，2016（03）.

[3]劉兢珍.做好水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2015（06）.

[4]陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J].建材與裝飾，2015（50）.