高校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及建議

司杰

【摘要】高校成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、每學(xué)年的報(bào)到注冊(cè)材料、各科成績(jī)、各類(lèi)獲獎(jiǎng)處罰情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛，能客觀的記錄成人學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)，是高校檔案的重要組成部分，同時(shí)也是成教教學(xué)研究及改革的重要參考資料。本文通過(guò)分析當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)，從檔案繁瑣的內(nèi)容、檔案管理突出現(xiàn)象等方面剖析了成人檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了針對(duì)性的建議和措施。

【關(guān)鍵詞】成人教育；檔案管理；問(wèn)題；建議

成人教育檔案是學(xué)校教育培養(yǎng)成人學(xué)生整個(gè)過(guò)程的完整記錄，能準(zhǔn)確客觀的反映出學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。因此成人教育檔案管理是一項(xiàng)政策極強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎且豁?xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，同時(shí)又是一項(xiàng)程序復(fù)雜、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、質(zhì)量要求高的工作，繁雜又瑣碎、具體又平凡?！吨袊?guó)教育改革與發(fā)展綱要》中明確指出：“ 要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作。成人教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是我國(guó)發(fā)展成人教育和開(kāi)展教學(xué)研究的重要信息來(lái)源和決策依據(jù)。”隨著科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類(lèi)用人單位對(duì)員工的知識(shí)技能、學(xué)歷等方面要求越來(lái)越高，迫使大批成人重新進(jìn)入高等院校進(jìn)行學(xué)歷補(bǔ)償教育，導(dǎo)致成人高校學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，因而針對(duì)學(xué)生檔案的管理問(wèn)題日益突出，這就要求我們必須加快檔案管理制度的建立和完善，加強(qiáng)成人學(xué)生檔案的管理，促進(jìn)高校對(duì)成人學(xué)生檔案管理工作的支持和引導(dǎo)。

一、成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案內(nèi)容十分繁瑣

成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、考生登記表、每學(xué)年的報(bào)到注冊(cè)材料、各科成績(jī)、登記表以及成人學(xué)生在校期間的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的報(bào)批材料；學(xué)生各類(lèi)獲獎(jiǎng)處罰情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛。同時(shí)成教學(xué)生幾乎來(lái)源于以待提高學(xué)歷的在職職工、來(lái)源于普教統(tǒng)招后的落榜生、來(lái)源于社會(huì)青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學(xué)習(xí)方式等都會(huì)導(dǎo)致成人學(xué)生檔案內(nèi)容的差異。完整、有序、規(guī)范的學(xué)籍檔案，不僅能詳盡真實(shí)地記錄學(xué)校成人教育、教學(xué)發(fā)展的歷史進(jìn)程，而且能直接客觀地反映出高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。

（二）學(xué)籍變化頻繁，管理難度大

成教學(xué)生大多數(shù)都是以待提高學(xué)歷的在職職工及社會(huì)青年，工學(xué)矛盾尤為突出，職業(yè)變更、無(wú)法完成學(xué)業(yè)等諸多原因常常會(huì)導(dǎo)致成教學(xué)生轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)甚至退學(xué)等情況，導(dǎo)致學(xué)籍變動(dòng)頻繁。隨之而來(lái)的成教學(xué)籍檔案就需要隨著學(xué)籍變動(dòng)及時(shí)做相應(yīng)的調(diào)整，確保學(xué)生檔案材料的正確性、連續(xù)性、完整性。由于各高校成人教育的發(fā)展，下屬教學(xué)點(diǎn)的增設(shè)，使得大部分成教學(xué)生的檔案材料往往形成、保管在各院系學(xué)籍管理部門(mén)或者下屬教學(xué)點(diǎn)，甚至還有的由班主任直接管理，難以集中統(tǒng)一進(jìn)行管理。因此成人學(xué)生的學(xué)籍在形成過(guò)程中，極易出現(xiàn)疏漏、遺忘的情況，造成成教檔案材料的缺失，大大增加了檔案管理的難度。

（三）“突擊建檔”現(xiàn)象較為突出

與全日制大學(xué)畢業(yè)生一樣，成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時(shí)間十分緊迫。成教畢業(yè)生的《學(xué)年鑒定表》、《畢業(yè)生成績(jī)表》、《畢業(yè)生登記表》、《學(xué)籍登記表》等主要檔案材料大多數(shù)都是在臨近畢業(yè)時(shí)形成。以至于“突擊建檔”成為學(xué)生檔案的一大顯著特點(diǎn)。有些學(xué)生檔案意識(shí)淡薄，忙于平時(shí)自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按時(shí)到學(xué)校填寫(xiě)相關(guān)材料，這就使得成人學(xué)生在后期學(xué)習(xí)期間形成的檔案難于及時(shí)歸檔， 在有限的時(shí)間里，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量和整理工作。

二、成人檔案管理存在的問(wèn)題

在實(shí)施成人教育檔案管理過(guò)程中，由于成人教育檔案管理起步較晚，歷史積欠較多，人們對(duì)成人教育本身又存在認(rèn)識(shí)上的不足，成教管理部門(mén)指定兼職檔案員對(duì)成教檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在檔案管理中難免會(huì)出現(xiàn)疏漏、失誤，影響檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。

（一）不夠重視，忽略學(xué)生檔案工作

成人教育學(xué)籍檔案是各綜合性高校檔案中的一個(gè)重要組成部分，但是經(jīng)常被高校所忽略。領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對(duì)教育學(xué)籍檔案管理工作一直存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，只解決成人學(xué)生檔案的有無(wú)問(wèn)題，至于檔案管理是否完善不在考慮范圍之內(nèi)，重形式、輕實(shí)效。對(duì)成人教育學(xué)籍檔案缺乏針對(duì)性管理，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)章制度，這是許多高等院校的通病。不少高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)成人教育的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案意識(shí)十分欠缺，認(rèn)為成人教育的學(xué)生可管可不管，認(rèn)為成人教育的檔案可有可無(wú)，把自身工作重心放在全日制上，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)職檔案管理人員，又或者是雖然有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，但隨意性大，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有的事情今天我來(lái)做、明天你來(lái)做、大家誰(shuí)有空誰(shuí)來(lái)做。由于沒(méi)有統(tǒng)一的制度約束，很大一部分教學(xué)和行政人員為了自身使用方便，對(duì)于散存于自己手中的材料，找各種借口不及時(shí)移交檔案部門(mén)歸檔。而班主任人員變動(dòng)十分頻繁，且許多班主任都是兼任的，常常抱有當(dāng)一天和尚撞一天鐘的思想，以至于部分班級(jí)材料未能主動(dòng)記錄下來(lái)；也不主動(dòng)及時(shí)向?qū)W生索要各類(lèi)登記表，造成學(xué)生在讀期間幾乎無(wú)歷史記錄。到向?qū)W校提交檔案時(shí)，才進(jìn)行突擊建檔，根本無(wú)法保證檔案材料的真實(shí)性。加之成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時(shí)間十分緊迫，這就使得突擊補(bǔ)全的檔案出現(xiàn)信息漏填或錯(cuò)填等嚴(yán)重的檔案質(zhì)量問(wèn)題，也使學(xué)籍檔案管理失去了應(yīng)有的意義。

（二）檔案管理工作混亂，管理不到位

1.學(xué)籍檔案錄入不規(guī)范，部分管理人員為圖方便，不按已有的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)檔案：有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫(xiě)檔案，字跡潦草，不方便識(shí)別，更不方便保存；有的檔案員在學(xué)生補(bǔ)考及格時(shí)只將原成績(jī)改為“及格”字樣，沒(méi)有按規(guī)定在檔案記錄上注明“補(bǔ)考及格”，更有甚者還將補(bǔ)考成績(jī)作為正?？荚囘M(jìn)行記錄；甚至有的檔案員將學(xué)生的姓名用容易書(shū)寫(xiě)、筆畫(huà)少的簡(jiǎn)化字進(jìn)行代替等等。

2.學(xué)籍檔案移交不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)后，未將學(xué)生學(xué)籍檔案及時(shí)移交，檔案長(zhǎng)時(shí)間由二級(jí)院系管理，亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，使得一些價(jià)值高的檔案材料和其他材料混雜在一起，造成學(xué)生不能到檔案室查詢(xún)檔案，移交時(shí)檔案遺失等情況。再者移交時(shí)，未履行相應(yīng)的移交手續(xù)和做好詳細(xì)的移交記錄，檔案管理責(zé)任不明確。

（三）檔案管理缺乏過(guò)程監(jiān)督

1.成人教育學(xué)籍檔案管理缺乏監(jiān)督。檔案管理方面缺乏必要的投人，通常沒(méi)有指定專(zhuān)人來(lái)管理成人教育學(xué)籍檔案。對(duì)于學(xué)籍檔案的日常處理，往往是部分工作便利的人員來(lái)對(duì)一些相關(guān)的文件和資料進(jìn)行保存，這些人并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，在管理的時(shí)候十分粗獷，不會(huì)充分的運(yùn)用辦公化自動(dòng)系統(tǒng)進(jìn)行處理，直接導(dǎo)致資料的殘缺和不完整，使得檔案管理極為不規(guī)范，對(duì)檔案的真實(shí)和客觀造成一定的負(fù)面影響。而由于沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，專(zhuān)人進(jìn)行跟蹤、檢查、整改問(wèn)題，就使得檔案工作長(zhǎng)期處于脫離監(jiān)督的狀態(tài)，使得檔案管理混亂的局面無(wú)法得到相應(yīng)解決。

2.疏于對(duì)教學(xué)點(diǎn)檔案管理的監(jiān)督。學(xué)校檔案管理部門(mén)未有效組織下屬教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行必要的檔案管理培訓(xùn)，同時(shí)也未定期進(jìn)行督促。使得教學(xué)點(diǎn)上交的檔案存在內(nèi)容錯(cuò)誤、格式不規(guī)范、上交時(shí)間超期等各種各樣的問(wèn)題。

三、成人檔案管理的建議

（一）加大宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)

改進(jìn)檔案宣傳的方式，加大檔案管理的宣傳力度。成教學(xué)生檔案歸檔的材料從產(chǎn)生到整套檔案的流轉(zhuǎn)，整個(gè)過(guò)程中涉及各班班主任、各專(zhuān)業(yè)成教工作負(fù)責(zé)人、學(xué)生檔案管理人員、學(xué)生本人等。要建立內(nèi)容完整、準(zhǔn)確的學(xué)生檔案，需要整套檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中所有涉及到的人員認(rèn)識(shí)到成教生檔案的重要性，充分認(rèn)識(shí)到成教生檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而認(rèn)真完成每份材料的產(chǎn)生、歸檔。學(xué)校管理層要統(tǒng)一思想，高度重視成教學(xué)生檔案管理，配備素質(zhì)較高的人來(lái)專(zhuān)門(mén)管理成人教育學(xué)籍檔案。對(duì)于各班班主任、學(xué)生檔案管理人、成教工作負(fù)責(zé)人等學(xué)校相關(guān)工作人員，及時(shí)請(qǐng)檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展有關(guān)成人檔案工作的作用、地位和性質(zhì)等知識(shí)的講座，從思想認(rèn)識(shí)層面提高成教工作負(fù)責(zé)人等學(xué)校相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)；并將涉及學(xué)生檔案管理工作的詳細(xì)內(nèi)容納入員工個(gè)人工作崗位職責(zé)，并把學(xué)生檔案工作情況納入員工年終考核內(nèi)容，用標(biāo)準(zhǔn)的制度來(lái)約束、增強(qiáng)其檔案意識(shí)；同時(shí)，在布置日常工作時(shí)同步布置檔案材料的歸檔工作，持續(xù)的增強(qiáng)教職員工的檔案意識(shí)。對(duì)于成人學(xué)生，學(xué)校可根據(jù)自身的實(shí)際情況，在重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上組織學(xué)生開(kāi)展檔案知識(shí)講座。例如在新生開(kāi)學(xué)初布置學(xué)籍卡相關(guān)內(nèi)容填寫(xiě)時(shí)，告知學(xué)生檔案的價(jià)值、性質(zhì)等相關(guān)知識(shí)；在學(xué)生畢業(yè)填寫(xiě)畢業(yè)生登記表時(shí)再次宣貫相關(guān)內(nèi)容，提高成教生對(duì)自身的檔案材料的重視程度，使得成教生更加嚴(yán)肅的對(duì)待自身檔案材料，確保自身所填寫(xiě)材料信息的準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)發(fā)動(dòng)班主任對(duì)檔案內(nèi)容和規(guī)范性進(jìn)行校對(duì)核查。班主任在高校成人教育管理中占有重要地位，由班主任對(duì)填寫(xiě)完畢的學(xué)籍表格進(jìn)行校對(duì)核查，既減少了專(zhuān)職檔案管理人員的工作量，又大大提高成教學(xué)籍檔案管理的效率。

（二）加強(qiáng)管理，建立有效管理機(jī)制

高校要想提高學(xué)籍管理水平，必須將檔案管理有關(guān)的法規(guī)與自身具體情況相結(jié)合，制定出符合自身特色的檔案管理制度。

1.檔案的建立制度。明確檔案填寫(xiě)的具體要求：使用什么筆、什么字體等；明確補(bǔ)考成績(jī)登記等特殊情況的檔案錄入原則。

2.檔案的移交制度。首先要明確檔案移交責(zé)任人，并直接納入職責(zé)范圍。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案移交，從學(xué)生入學(xué)時(shí)檔案的接收到畢業(yè)時(shí)檔案的移交都必須履行相應(yīng)的移交手續(xù)。由于成教學(xué)生檔案的移交工作相對(duì)分散，因此各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有檔案移交記錄，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

（三）加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程監(jiān)督

1.挑選對(duì)檔案管理敏感的同志專(zhuān)門(mén)從事學(xué)籍檔案管理工作，并定期聘請(qǐng)檔案專(zhuān)家有針對(duì)性的開(kāi)展檔案管理方面的講座，并舉辦相關(guān)培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)的業(yè)務(wù)，拓展檔案管理人員的知識(shí)面，優(yōu)化大家的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員采用信息化技術(shù)處理檔案的工作能力，培養(yǎng)檔案人員定期檢查清理檔案工作的習(xí)慣。

2.定期組織檔案管理人員對(duì)各教學(xué)點(diǎn)及本部的檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理，相互交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，有效提高檔案管理工作；同時(shí)不定期的與兄弟院校開(kāi)展成教檔案管理業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，既開(kāi)闊了大家的眼界，又拓展了大家的思維。

四、結(jié)語(yǔ)

成人教育是高等教育十分重要的一個(gè)組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，成教學(xué)生數(shù)量的持續(xù)增多，對(duì)高校成人教育學(xué)生檔案管理的要求也不斷在提高，這就要求我們要足夠的重視檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)提出改進(jìn)措施，積極地做好檔案管理工作。

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