高職院校檔案管理創(chuàng)新舉措與優(yōu)化途徑研究

閆衛(wèi)文 張曉蘭 趙坤

隨著職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，高職院校管理模式優(yōu)化成為強化高職院校管理工作的重要課題，檔案管理作為高職院校管理工作的重要組成部分，其在高職院校蓬勃發(fā)展中的作用不容忽視。高等職業(yè)教育發(fā)展時間短，其檔案管理工作多是承襲高校檔案管理經(jīng)驗，或借鑒國外職業(yè)教育檔案管理經(jīng)驗，造成適應(yīng)性差、利用率低、管理模式落后等諸多弊端。本文通過對現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作中存在的問題進行梳理，進而提出優(yōu)化高職院校檔案管理的創(chuàng)新舉措，以期使檔案管理水平的提高帶動高職院校的整體發(fā)展，為我國職業(yè)教育事業(yè)做出應(yīng)有貢獻。

一、高職院校檔案管理存在的問題分析

高職院校檔案管理工作存在的問題，可以歸結(jié)為主觀問題與客觀問題。主觀問題主要是指認知差異，從高職院校領(lǐng)導(dǎo)層的不重視到檔案管理工作人員的不重視，造成高職院校檔案管理工作難以從本質(zhì)提升，這也是高職院校檔案管理工作存在的最主要問題?？陀^問題是指硬件、軟件設(shè)施問題，檔桿管理信息化程度不夠，檔案存放場所限制，未能將檔案管理工作進行細分，造成管理混亂，檔案管理人員整體專業(yè)化程度不夠，檔案的歸檔、整理、調(diào)用等沿用傳統(tǒng)管理模式，使得檔案不能完全發(fā)揮作用。高職院校的檔案管理模式，多為沿用傳統(tǒng)高校的檔案管理模式，檔案管理的制度化、規(guī)范化不足，很多高職院校在檔案管理中，不注重管理模式與高職院校自身特點結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理效率低下，科研檔案難以發(fā)揮最大效率。很多高職院校未能充分意識到檔案管理帶來的便捷，不對檔案管理進行研究與創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案管理水準與高職院校管理水平脫節(jié)，使檔案管理非但不能成為高職院校健康發(fā)展的助力，還會在一定程度上對高職院校的高速發(fā)展造成障礙。因此從主觀層面提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作人員的思想認識，從客觀層面提高檔案管理硬件水平，培養(yǎng)、引進高素質(zhì)檔案管理工作人員，提高高職院校檔案管理的專業(yè)化，使高職院校檔案管理工作由被動服務(wù)往主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，從根本上提高高職院校檔案管理水平。

二、高職院校檔案管理創(chuàng)新舉措與優(yōu)化途徑

高職院校檔案管理相對于高職院校管理水平的滯后性，對知識服務(wù)的經(jīng)濟效應(yīng)帶來消極影響，因此高職院校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化勢在必行。以其實可行的制度保障創(chuàng)新措施有效實施，以高素質(zhì)檔案管理團隊的建設(shè)保障檔案管理水平的提高，使檔案管理能正在服務(wù)于高職院校建設(shè)。

2.1 提高檔案服務(wù)意識

檔案管理的被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，是檔案管理發(fā)展的趨勢，檔案管理工作人員的工作意識與工作狀態(tài)，決定檔案管理的質(zhì)量與檔案的利用率。提高檔案服務(wù)意識從以下兩點點著手：一是以專業(yè)提高檔案服務(wù)水平，二是以制度保障檔案服務(wù)意識。從事檔案管理的工作人員，要有專業(yè)的檔案管理知識，高職院校通過培訓(xùn)與招聘并舉，大力提高檔桿管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，對通過寫作、出版、講座或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的檔案管理人員，給予適當?shù)木窕蛭镔|(zhì)獎勵，最大程度地激發(fā)工作人員的服務(wù)意識與服務(wù)熱情。以高職院校自身提特點為依托，建立具有自身特色的檔案管理制度，以制度保障檔案管理的服務(wù)性。通過規(guī)章制度，使檔案管理制度化，通過有效實施，使檔案管理規(guī)范化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理中以人為中心的管理模式，建立以檔案為中心，以服務(wù)為理念，以服務(wù)為核心的檔案管理體系，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，深度挖掘檔案資料的內(nèi)在價值。

2.2 加強檔案資料的整合

信息技術(shù)的高速發(fā)展使檔案管理的區(qū)域、跨區(qū)域整合成為可能。職業(yè)教育與信息化社會接軌規(guī)程中，知識與信息成為重要的戰(zhàn)略資源，也成為決定高職院校發(fā)展的要素。高職院校檔案管理要摒棄傳統(tǒng)管理方式，不斷向資源共建型與資源共享型轉(zhuǎn)變。由于資源無法共享，傳統(tǒng)檔案管理中的重復(fù)建設(shè)、資源浪費現(xiàn)象嚴重，區(qū)域檔案資料整合，可以有效防止資源浪費，使檔案資料在更大范圍發(fā)揮作用。檔案資料整合，可以分三步走，首先是區(qū)域檔案資源整合，其次是跨區(qū)域檔案資源整合，最后是跨國檔案資源整合。檔案資源有效整合，可以有效彌補高職院校檔案資料方面的缺失，避免重復(fù)建設(shè)造成的人力、物力資源浪費，可以最大限度地挖掘檔案資料的內(nèi)在價值。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理工作是高職院校管理的重要節(jié)點，提高對檔案管理工作的重視度，積極探索檔案管理新模式。變被動服務(wù)為主動服務(wù)，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)意識，加強檔案資料的整合力度，為檔案使用者帶來更多便利，使高職院校檔案管理工作成為高職院校健康發(fā)展的動力。

（作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）