閆衛(wèi)文 張曉蘭 趙坤
隨著職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展,高職院校管理模式優(yōu)化成為強化高職院校管理工作的重要課題,檔案管理作為高職院校管理工作的重要組成部分,其在高職院校蓬勃發(fā)展中的作用不容忽視。高等職業(yè)教育發(fā)展時間短,其檔案管理工作多是承襲高校檔案管理經(jīng)驗,或借鑒國外職業(yè)教育檔案管理經(jīng)驗,造成適應(yīng)性差、利用率低、管理模式落后等諸多弊端。本文通過對現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作中存在的問題進行梳理,進而提出優(yōu)化高職院校檔案管理的創(chuàng)新舉措,以期使檔案管理水平的提高帶動高職院校的整體發(fā)展,為我國職業(yè)教育事業(yè)做出應(yīng)有貢獻。
一、高職院校檔案管理存在的問題分析
高職院校檔案管理工作存在的問題,可以歸結(jié)為主觀問題與客觀問題。主觀問題主要是指認知差異,從高職院校領(lǐng)導(dǎo)層的不重視到檔案管理工作人員的不重視,造成高職院校檔案管理工作難以從本質(zhì)提升,這也是高職院校檔案管理工作存在的最主要問題??陀^問題是指硬件、軟件設(shè)施問題,檔桿管理信息化程度不夠,檔案存放場所限制,未能將檔案管理工作進行細分,造成管理混亂,檔案管理人員整體專業(yè)化程度不夠,檔案的歸檔、整理、調(diào)用等沿用傳統(tǒng)管理模式,使得檔案不能完全發(fā)揮作用。高職院校的檔案管理模式,多為沿用傳統(tǒng)高校的檔案管理模式,檔案管理的制度化、規(guī)范化不足,很多高職院校在檔案管理中,不注重管理模式與高職院校自身特點結(jié)合,導(dǎo)致檔案管理效率低下,科研檔案難以發(fā)揮最大效率。很多高職院校未能充分意識到檔案管理帶來的便捷,不對檔案管理進行研究與創(chuàng)新,導(dǎo)致檔案管理水準與高職院校管理水平脫節(jié),使檔案管理非但不能成為高職院校健康發(fā)展的助力,還會在一定程度上對高職院校的高速發(fā)展造成障礙。因此從主觀層面提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作人員的思想認識,從客觀層面提高檔案管理硬件水平,培養(yǎng)、引進高素質(zhì)檔案管理工作人員,提高高職院校檔案管理的專業(yè)化,使高職院校檔案管理工作由被動服務(wù)往主動服務(wù)轉(zhuǎn)變,從根本上提高高職院校檔案管理水平。
二、高職院校檔案管理創(chuàng)新舉措與優(yōu)化途徑
高職院校檔案管理相對于高職院校管理水平的滯后性,對知識服務(wù)的經(jīng)濟效應(yīng)帶來消極影響,因此高職院校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化勢在必行。以其實可行的制度保障創(chuàng)新措施有效實施,以高素質(zhì)檔案管理團隊的建設(shè)保障檔案管理水平的提高,使檔案管理能正在服務(wù)于高職院校建設(shè)。
2.1 提高檔案服務(wù)意識
檔案管理的被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變,是檔案管理發(fā)展的趨勢,檔案管理工作人員的工作意識與工作狀態(tài),決定檔案管理的質(zhì)量與檔案的利用率。提高檔案服務(wù)意識從以下兩點點著手:一是以專業(yè)提高檔案服務(wù)水平,二是以制度保障檔案服務(wù)意識。從事檔案管理的工作人員,要有專業(yè)的檔案管理知識,高職院校通過培訓(xùn)與招聘并舉,大力提高檔桿管理工作者的專業(yè)素養(yǎng),對通過寫作、出版、講座或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的檔案管理人員,給予適當?shù)木窕蛭镔|(zhì)獎勵,最大程度地激發(fā)工作人員的服務(wù)意識與服務(wù)熱情。以高職院校自身提特點為依托,建立具有自身特色的檔案管理制度,以制度保障檔案管理的服務(wù)性。通過規(guī)章制度,使檔案管理制度化,通過有效實施,使檔案管理規(guī)范化,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理中以人為中心的管理模式,建立以檔案為中心,以服務(wù)為理念,以服務(wù)為核心的檔案管理體系,變被動服務(wù)為主動服務(wù),深度挖掘檔案資料的內(nèi)在價值。
2.2 加強檔案資料的整合
信息技術(shù)的高速發(fā)展使檔案管理的區(qū)域、跨區(qū)域整合成為可能。職業(yè)教育與信息化社會接軌規(guī)程中,知識與信息成為重要的戰(zhàn)略資源,也成為決定高職院校發(fā)展的要素。高職院校檔案管理要摒棄傳統(tǒng)管理方式,不斷向資源共建型與資源共享型轉(zhuǎn)變。由于資源無法共享,傳統(tǒng)檔案管理中的重復(fù)建設(shè)、資源浪費現(xiàn)象嚴重,區(qū)域檔案資料整合,可以有效防止資源浪費,使檔案資料在更大范圍發(fā)揮作用。檔案資料整合,可以分三步走,首先是區(qū)域檔案資源整合,其次是跨區(qū)域檔案資源整合,最后是跨國檔案資源整合。檔案資源有效整合,可以有效彌補高職院校檔案資料方面的缺失,避免重復(fù)建設(shè)造成的人力、物力資源浪費,可以最大限度地挖掘檔案資料的內(nèi)在價值。
三、結(jié)語
綜上所述,高職院校檔案管理工作是高職院校管理的重要節(jié)點,提高對檔案管理工作的重視度,積極探索檔案管理新模式。變被動服務(wù)為主動服務(wù),轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)意識,加強檔案資料的整合力度,為檔案使用者帶來更多便利,使高職院校檔案管理工作成為高職院校健康發(fā)展的動力。
(作者單位:寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院)