提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略思考

李琪

摘要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理提供了良好的技術(shù)支持，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案系統(tǒng)中的運(yùn)用，推進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，利于提高事業(yè)單位檔案管理水平。筆者在本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)方法策略進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：科學(xué)技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在檔案現(xiàn)代化管理中，利用通信技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)處理的相關(guān)信息進(jìn)行傳輸，借助自動(dòng)或者半自動(dòng)的數(shù)據(jù)處理設(shè)備，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案采編、檔案編目以及檔案流通等一系列檔案工作。這是事業(yè)單位檔案管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要體現(xiàn)，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行更好的開發(fā)與利用，促進(jìn)信息化交流，推動(dòng)其信息化建設(shè)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出的要求

傳統(tǒng)檔案管理工作以檔案實(shí)體為重點(diǎn)，而檔案信息化則是以數(shù)字信息化為重點(diǎn)，這是新時(shí)期檔案管理的新型轉(zhuǎn)變，適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步。這就要求：①檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化自身的現(xiàn)代化管理意識(shí)；②拓寬自身的知識(shí)體系，強(qiáng)化自身工作能力，尤其是信息化技術(shù)方面的內(nèi)容；③檔案信息化管理工作要走向前端，相關(guān)人員要積極拓展檔案收集的多樣化途徑，并且提高歸檔率及準(zhǔn)確率，為檔案信息資源的完整性提供保障；④要將復(fù)雜性的管理內(nèi)容簡(jiǎn)單化，又將簡(jiǎn)單的管理內(nèi)容規(guī)范化，提高檔案信息化管理水平[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化建設(shè)重視度不足

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒有深刻意識(shí)到信息化建設(shè)在檔案管理中的重要意義，導(dǎo)致其重視度不足，投入的經(jīng)費(fèi)也較少，對(duì)人員也疏于管理與指導(dǎo)[2]。另外，一些事業(yè)單位過于重視人事檔案，并將其作為檔案主體，忽略了其它真正影響單位發(fā)展的具有較大價(jià)值的檔案，使得事業(yè)單位檔案在開發(fā)與利用上不到位，使得自身發(fā)展受到了制約。

（二）檔案管理信息化建設(shè)針對(duì)性不足

事業(yè)單位沒有從單位的自身特點(diǎn)、管理特色及業(yè)務(wù)流程等出發(fā)，選擇的計(jì)算機(jī)軟件難以真正推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，缺乏良好的信息化資源二次開發(fā)能力，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理中的信息化系統(tǒng)針對(duì)性不強(qiáng)，實(shí)用性也不高。

（三）檔案管理人員無法適應(yīng)信息化建設(shè)提出的要求

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷成熟且多種系統(tǒng)軟件不斷普及的背景下，對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求更高。在如今的事業(yè)單位檔案工作中，很多人員都是兼職人員，難以真正全面地學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，計(jì)算機(jī)技能水平也不高。

（四）事業(yè)單位檔案管理中缺少數(shù)字化檔案設(shè)備

當(dāng)下依然有一些事業(yè)單位還沒有開展電子文檔管理，也沒有先進(jìn)的磁介質(zhì)檔案儲(chǔ)存設(shè)備[3]。但是在信息化檔案管理中，數(shù)字化檔案在很大程度上依賴于數(shù)字化設(shè)備。事業(yè)單位沒有對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行配置，無法真正實(shí)現(xiàn)電子文檔管理，資料查閱也不夠便捷，阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效方法

（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提供足夠重視與支持

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強(qiáng)自身對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，加大經(jīng)費(fèi)投入力度，并重新認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案主體，注重開發(fā)對(duì)單位發(fā)展具有價(jià)值的檔案，比如事業(yè)單位相關(guān)的科技檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案等等，做好相關(guān)檔案的收集、整理以及歸檔工作，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，也為其決策行為提供有效依據(jù)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變信息化管理理念，加大檔案管理信息化建設(shè)的力度，提供其決策水平與管理水平。

（二）增加各類檔案管理信息化設(shè)備

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案收集、檔案管理與檔案利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都緊緊相扣，形成系統(tǒng)化的檔案工程[4]。因此，在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)該保證信息化管理設(shè)備充足齊全，其載體形式多樣的各類檔案存放方面要保證科學(xué)有序性，提高日常查找的便捷性，也利于及時(shí)搶救突發(fā)事件。事業(yè)單位檔案部門應(yīng)該注重全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫的高效建設(shè)，可接收電子檔案，并實(shí)現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化錄入與信息化管理，強(qiáng)化檔案全文信息的電子化查詢功能，提高檔案信息化管理效率。

（三）加強(qiáng)電子文件的信息化管理

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案信息的完整性與安全性保障是核心要素。因此，事業(yè)單位應(yīng)該制定檔案電子文件的科學(xué)管理規(guī)范，讓檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行，要切實(shí)保障檔案信息的完整性與安全性。尤其是保存價(jià)值較高的電子文件，需要做好紙質(zhì)文件的備份工作，并實(shí)現(xiàn)電子文件及其相關(guān)紙質(zhì)文件的統(tǒng)一歸檔。另外，加強(qiáng)硬件建設(shè)，確保硬盤等備份硬件具有穩(wěn)定的性能，切實(shí)保障信息資源的安全[5]。

（四）積極招入專業(yè)化人才

在事業(yè)單位檔案管理工作中，要求檔案人員必須熟練掌握有關(guān)專業(yè)知識(shí)與技能，還需要掌握事業(yè)單位自身生產(chǎn)的相關(guān)產(chǎn)品技術(shù)。兼職人員難以適應(yīng)更高的專業(yè)素質(zhì)要求，使得檔案管理部門必須要積極招入專業(yè)化人才，注入新的活力。對(duì)于原有工作人員，也應(yīng)該予以定期的培訓(xùn)，提高其知識(shí)水平與技能水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要的重要內(nèi)容，對(duì)檔案管理部門提出了更高要求。單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分重視檔案管理信息化建設(shè)，不斷開發(fā)與利用具有價(jià)值的檔案，并加強(qiáng)信息化設(shè)備、檔案完整性、信息資源安全性等方面的建設(shè)工作，同時(shí)積極引入專業(yè)化人才，全面提高檔案信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王秋艷.加強(qiáng)信息化建設(shè) 提升事業(yè)單位檔案管理實(shí)效[J].城建檔案，2016（07）：23-24.

[2]謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會(huì)意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（09）：85.

[3]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[4]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[5]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（03）：290.