離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

閻智靈

摘要：隨著醫(yī)療水平和國家養(yǎng)老基金的落實，我國老齡化速度越來越快，相應(yīng)的離退休人員的數(shù)量日漸龐大，成為不能忽視的問題。必須盡快加強離退休人員檔案管理信息的采集和管理，建立詳細完整的信息系統(tǒng)，以便及時、準確、規(guī)范的為離退休人員提供全面的服務(wù)。這項工程涉及范圍大、人員構(gòu)成復(fù)雜、信息登記不完全，如果采用人力去整理和歸納是不可想象的，因此必須采用更網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)進行管理，提高相關(guān)單位的辦事效率和滿足檔案信息的交流。

關(guān)鍵詞：離退休人員；檔案管理；信息系統(tǒng)；設(shè)計

我國改革開放以后才建立起自己的離退休人員的檔案庫，初期的檔案收集也只停留在大城市之間，然后隨著社會化進程加快，越來越多的企事業(yè)單位人員退休和離職，其退休后生活的保障以及養(yǎng)老問題日益突出。因此在當前老齡化趨勢背景下，離退休人員檔案管理已經(jīng)成為我國社會主義和諧發(fā)展的重要課題之一，具有重要的改革發(fā)展意義。

一、離退休人員檔案管理的現(xiàn)狀

以目前來說，有不少中小型城鄉(xiāng)地區(qū)仍然采用傳統(tǒng)的、低效的人工登記和整理，存在信息來源不準確，信息完整性不高，易出錯，信息不共享等諸多問題，而且人工處理這些檔案時，信息資源不能及時有效的查詢和調(diào)動，對已離退休和即將離退休的人員都存在很大的不便。21世紀是網(wǎng)絡(luò)的時代，是計算機飛速發(fā)展的時代，如果信息采集和管理任然不能建立信息網(wǎng)絡(luò)話，那么就會影響整個社會發(fā)展的進度。還可能對離退休人員的相關(guān)事跡和問題造成疏漏，對離退休人員的功過獎罰都會造成不小的影響[1]。

二、離退休干部檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的必要性

我國社會已經(jīng)進入后老齡化時期，城市中離退休人員已經(jīng)達到將近總?cè)丝诘?5%左右，而離退休人員都是改革開發(fā)的執(zhí)行者和先行者，必須對其加以重視和關(guān)心。我國一貫秉承尊老愛老的傳統(tǒng)美德，這也是構(gòu)建和諧社會實現(xiàn)中國夢的重要內(nèi)容，更是推進社會穩(wěn)定、長治久安的保障。建立完整的離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)是我國信息化時代的工作重點，是以人為本的治國方針政策的體現(xiàn)，堅持正確的科學(xué)發(fā)展觀做好離退休人員的工作，既是新時期組織工作的要求，也是國家發(fā)展進程的必由之路，更能夯實國家實力，儲備國家人才。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理，絕大部分是手工填寫和表格形式，在登記和管理過程中不免造成遺漏和信息不清晰、填寫不到位等問題，在某些地區(qū)因為人口素質(zhì)差異，對信息錄入和整理時有不規(guī)范不嚴謹?shù)默F(xiàn)象存在。要改變這種現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機建立一套統(tǒng)一和完備信息管理體系處理信息時，就能提高信息處理的效率和準確性。

檔案管理需要使用大量的財力和人力，在檔案登記時需要人員反復(fù)的詢問和復(fù)核，在遇到異地檔案調(diào)動或者重復(fù)信息時，很難做到立即查詢和修改。而在查詢離退休人員的檔案時也需要人工費時費力的一一查詢，工作難度和強度較大。在采用現(xiàn)代化辦公設(shè)備后，科學(xué)技術(shù)幫助檔案管理人員建立了新的網(wǎng)絡(luò)管理體系，充分利用各項資源，提供了高水平高效率的工作方式，有效的發(fā)揮信息時代的作用，跟上了現(xiàn)代化社會的腳步[2]。

三、離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)要把離退休人員檔案的特點和情況進行分析，根據(jù)需要設(shè)計框架，系統(tǒng)必須符合簡單明了，查詢方便，流程清晰和調(diào)配合理的設(shè)計理念。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)要基于成熟的數(shù)據(jù)庫和計算機網(wǎng)絡(luò)上，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)覆蓋到各個環(huán)節(jié)和部門，全面適用于各層次相關(guān)單位，方便查詢使用和信息調(diào)動。系統(tǒng)首要功能即使方便信息的采集和查詢，這是檔案管理的基礎(chǔ)。結(jié)合針對離退休人員檔案的特點，系統(tǒng)的建立和設(shè)計還應(yīng)該有計劃、分步驟、分階段逐步建立數(shù)據(jù)庫信息：

（一）在設(shè)計離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)包括身份信息、資料數(shù)據(jù)的采集和登記，應(yīng)用軟件的選擇，網(wǎng)絡(luò)的架構(gòu)和開發(fā)要考慮周詳。包括離退休人員的姓名、性別、籍貫、出生年月、文化程度、個人照片、身份證號、聯(lián)系電話、家庭住址、職稱、成分、職務(wù)、入黨時間、工作時間、離退休時間等基本信息數(shù)據(jù)項。在信息系統(tǒng)設(shè)計時，考慮到這類信息錄入工作量大信息固定的特點，該部分內(nèi)容可以批量作業(yè)，方便工作人員導(dǎo)入。而對于其他變動性信息，如健康體檢、工資調(diào)整、特殊情況等問題時還要采用分時分段的進行更新，為社區(qū)、醫(yī)療、黨委等相關(guān)單位工作使用[3]。

（二）系統(tǒng)需要不斷的完善、改進和更新，在面對新形勢下的社會格局，不斷的提升應(yīng)用系統(tǒng)的涉及面，保證內(nèi)容的全面和真事，貫徹解放思想，積極探索的工作理念。力爭為做好離退休人員檔案管理工作，推進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。及時發(fā)現(xiàn)和提出新問題，抓住主要矛盾采取相應(yīng)措施。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)可以適當?shù)脑黾右恍┕δ苄栽O(shè)計，方便統(tǒng)計和管理，在調(diào)取檔案和整理歸納時能夠迅速整合得出數(shù)據(jù)。

（三）進一步加大離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的投入，滿足社會和國家的需求，規(guī)范和統(tǒng)一各區(qū)域的系統(tǒng)，在今后系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，重視信息資源的客觀準確性，做到信息的同步和一致，方便社會離退休人員的流動。在信息系統(tǒng)的維護和更新方面，也必須做到位，方便離退休人員或者其家屬對其信息的查詢和修改，但又必須設(shè)立權(quán)限，做好檔案管理的保密性和安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，從目前來看，我國離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)中還存在這許多問題，還需要進一步地調(diào)整和完善。離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還不能做到完全同步，可使用和開放的部門也有限，系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)過程任重而道遠。作為離退休人員檔案的唯一出路，長遠目標是實現(xiàn)全國的信息同步和統(tǒng)一，方便各級地方和單位隨時查詢和使用。因此，必須利用網(wǎng)絡(luò)信息時代的變革，隨著辦公自動化和信息技術(shù)的普及，逐步推廣和完善系統(tǒng)，提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和計算機能力，有計劃有目標的全面推行，讓離退休人員能夠早日受益。

參考文獻：

[1]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中國集體經(jīng)濟，2014（24）：53-54.

[2]陳志剛，鞠曉東，高顏芝.高職院校離退休人員管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2012（12）.

[3]王智.離退休干部檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)探究[J]城建檔案：2014（11）：125.