淺議現(xiàn)代婚姻檔案的信息化管理

張正義

摘要：信息化時代，信息化管理已經(jīng)被引入到檔案管理中，使檔案的整理、使用與保存較之以前有很大的改善。對婚姻檔案資料進行整理，在計算機中建檔，并將必要的信息輸入其中，使婚姻檔案得到妥善保存，并能在使用時，及時調(diào)出來。所以說信息化管理在婚姻檔案管理中的地位十分重要。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案；信息化管理；策略

在對婚姻檔案進行信息化管理中，難免會出現(xiàn)一些問題，影響到最后的管理效果，相關(guān)人員要從問題入手，找到相應(yīng)的解決措施。本文主要針對現(xiàn)代婚姻檔案的信息化管理進行研究。

一、婚姻檔案信息化管理的必要性

（一）避免資源浪費

婚姻檔案的管理分為兩階段，首先擁有管理權(quán)限的是本單位檔案室，但是管理時間是有限的，最終還是被比較正規(guī)的檔案行政管理部門獲得長期的管理貯存權(quán)。在管理權(quán)限發(fā)生變更的過程中，需要一直做的就是對所有的婚姻檔案進行統(tǒng)一整理、移交，這就使得相關(guān)人員的工作量增大，資源也得不到有效利用，但信息化管理就有效解決了這個問題，它節(jié)省了權(quán)限變更過程的時間，還使資源免于浪費。

（二）降低成本，防止損毀

傳統(tǒng)的檔案一直都是紙質(zhì)載體，然后儲存在固定的檔案室里，然后對紙質(zhì)版材料采取防潮、防蟲以及防火等保護措施，這些保護措施需要用到一些特殊的手段，所以需要大量的資金支持。并且這種紙質(zhì)版的材料一旦發(fā)生火災(zāi)，將會是無法挽回、毀滅性的災(zāi)難，這使檔案保存一直存在著安全隱患?；橐鰴n案信息化管理就可以有效解決上述問題，電子版代替紙質(zhì)版，節(jié)省了占地空間以及保存成本，還使其保存的安全隱患降低到最小[1]。

（三）實現(xiàn)資源共享

社會管理中有時會用到婚姻檔案的一些信息，但這些信息都不是直接通過婚姻檔案分享的，可以說兩者之間的合作關(guān)系有可能通過婚姻檔案信息化管理實現(xiàn)。

二、婚姻檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題

（一）認識水平有待提高

檔案管理工作在一些領(lǐng)導人員和相應(yīng)的管理人員眼中，一直是流于形式的工作，所以領(lǐng)導人員對其不關(guān)注，管理人員對其不重視，所以信息化管理在婚姻檔案管理工作中開展的并不是很順利，管理人員就不能與時俱進，學習相應(yīng)的計算機知識和技術(shù)來對婚姻檔案進行有效管理。

（二）管理手段需要加強

管理手段多采用人工管理，而比較先進的信息化管理應(yīng)用不是很廣泛，這和領(lǐng)導人的不重視有很大關(guān)系，領(lǐng)導人員不大力支持檔案信息化管理，所以支持信息化管理的信息設(shè)備和信息技術(shù)的資金就不會到位，所以即便管理人員重視婚姻檔案信息化管理，也沒有條件學習相應(yīng)的計算機軟件操作技術(shù)[2]。這樣檔案的保存與查找就不會變得很簡單，在急需對檔案資料進行查閱時，也不能及時將資料調(diào)出來。

（三）管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

信息化設(shè)備齊全，還要管理人員具備高素質(zhì)，能把婚姻檔案管理工作看成很重要的工作，并且能積極學習相關(guān)的計算機軟件操作技術(shù)，對檔案的存儲、查閱等過程的操作很熟稔。但是在實際的檔案管理中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)達不到標準，再加上管理人員本身對檔案管理工作的不重視，使這方面的專業(yè)人才特別稀缺。

三、婚姻檔案信息化管理的有效策略

（一）增強婚姻檔案管理信息化建設(shè)的緊迫感和責任感

傳統(tǒng)的婚姻檔案信息處于一種比較封閉的狀態(tài)，所以現(xiàn)實中經(jīng)常會出現(xiàn)一些騙婚或者重婚問題，對當事人造成很大的損害，此外，在進行離婚或者再婚時，也需要對婚姻信息進行查閱，但是傳統(tǒng)的人工查閱，在速度和效率上不占優(yōu)勢，也會給當事人造成很大的麻煩。而這些問題在信息化管理中得到了解決，不會給信息查閱者造成損失。信息化管理借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了全國婚姻登記信息的全國聯(lián)網(wǎng)審查。信息化管理還有需要完善的地方，所以相關(guān)的管理人員和領(lǐng)導人員應(yīng)加強對婚姻檔案信息化管理的建設(shè)力度，使“全國公民婚姻狀況數(shù)據(jù)庫”能為需要進行婚姻檔案信息查閱者提供更加準確全面的信息。

（二）加大對婚姻檔案管理信息化軟硬件的投入力度

信息化軟硬件的投入是做好婚姻檔案信息化管理的前提條件，所以相關(guān)領(lǐng)導要加大資金支持力度，使相關(guān)的信息化設(shè)備貯備齊全，還要為管理人員提供培訓機會，使他們有機會掌握檔案信息儲存以及查閱軟件的操作技術(shù)，這樣在進行查閱時，就會很大程度的節(jié)省時間，減少工作量，提升查閱效率，不會對信息需求者造成負面影響。

（三）確?；橐鰴n案信息的安全性

婚姻檔案信息化，就代表著所有的信息數(shù)據(jù)化、電子化，又因為信息化管理需要借助于計算機，所以婚姻檔案信息有了新的安全隱患。在信息化時代，計算機網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)十分強大的人有很多，如果他們?yōu)榱诉_到某種目的，蓄意對婚姻檔案信息進行篡改、刪除，幾乎不可能對婚姻檔案信息進行恢復工作，所以一旦檔案管理系統(tǒng)被攻擊，就會使婚姻檔案信息不再準確，也會給檔案信息需求者造成困擾，嚴總影響婚姻檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮正常功能[3]。所以婚姻檔案管理部門應(yīng)聘用計算機技術(shù)好的工作人員對婚姻檔案管理網(wǎng)絡(luò)進行監(jiān)管，并為此系統(tǒng)設(shè)置不易被攻破的防火墻，還要時刻關(guān)注信息是否被植入病毒，是否有篡改的跡象。

四、結(jié)語

信息化管理，有助于婚姻檔案信息資料的保存、查閱以及與社會管理等之間進行信息共享，所以檔案部門的相關(guān)領(lǐng)導要加強對檔案管理信息化的建設(shè)力度，以使婚姻檔案信息及時滿足查閱者的需求。

參考文獻：

[1]鄒鐵民.現(xiàn)代檔案信息化管理中存在的問題及解決措施[J].企業(yè)改革與管理，2016（16）：27.

[2]陸敏.婚姻檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2013（03）：126.

[3]宗輝.淺析現(xiàn)代信息化檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）：148+151.