文書檔案管理中信息電子化的作用

覃朗

摘要：檔案信息化建設是今后檔案工作的必然趨勢，也是規(guī)范檔案工作的基礎條件。對此，在現(xiàn)今形式之下，要不斷提升檔案信息化管理，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，通過各種模式與手段，提升檔案管理整體的信息化功能。本文對文書檔案管理中信息電子化的作用進行了簡要分析。

關鍵詞：文書檔案管理；信息電子化；作用

一、文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢

（一）有利于提高工作效率

網絡信息的發(fā)展，使人們迅速的進入了計算機信息網絡時代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計算機的應用。計算機不僅運算速度快，且還能將很多數(shù)據信息進行一個有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個數(shù)據傳播的載體，把很多數(shù)據信息儲存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個主要優(yōu)點。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會浪費很多時間，有些時候甚至會漏掉一些重要信息數(shù)據，不僅會需要很多人力，更主要的是長時間手抄下去，影響工作質量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統(tǒng)文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質量。

（二）確保文件信息資源傳輸?shù)陌踩蕴嵘?/p>

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會導致很多重要檔案信息的流失，甚至經常會出現(xiàn)信息傳遞的不及時，導致需要的信息資源延誤時有發(fā)生，安全性也不高。而計算機網絡信息的應用，對于傳統(tǒng)文書檔案辦理人員手工抄寫中出現(xiàn)的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸?shù)陌踩?，更加的及時。根本就不會出現(xiàn)檔案信息的延誤和丟失現(xiàn)象。與此同時，文書檔案電子信息管理的優(yōu)勢還有很多，例如：電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享，信息易于保管等。不僅時效性高，而且檔案信息還可以多份復制，真正的拓寬了服務范圍。

二、做好文書檔案電子化管理的具體措施

（一）增強檔案管理意識，制定文書檔案電子化管理制度

在企業(yè)發(fā)展過程中，需要將文書檔案電子化管理納入到發(fā)展規(guī)劃中來，并提到重要日程安排上來。文書檔案電子化管理較為復雜，與紙質載體存在著根本上的區(qū)別，因此需要建立健全檔案電子化各項管理標準和制度，并制定出與本企業(yè)文書檔案電子化相適應的管理規(guī)章制度。即建立統(tǒng)一的文書檔案電子化收集和歸納標準，這樣在實際工作中，檔案管理人員才能做到有章可循。同時做好電子檔案的整理和分類工作，為后期的查詢和利用提供更多的便利。

（二）加強檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數(shù)據備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數(shù)據及數(shù)字化影像。PC機每天進行本機數(shù)據備份，每半月所有PC機數(shù)據庫進行數(shù)據同步，保持各數(shù)據庫數(shù)據一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數(shù)據丟失現(xiàn)象的發(fā)生。二是通過實物介質存儲備份。將全部檔案數(shù)據及數(shù)字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數(shù)據及數(shù)字化影像儲存在移動硬盤中。

（三）搭建科學的文書檔案管理信息的平臺

為了對我國文書檔案管理工作現(xiàn)代化的進程進行有效的確保，以及實現(xiàn)檔案管理信息化，就必須要具有科學合理的文書檔案信息平臺為有效的保障。從實際發(fā)展的情況來看，必須要對信息數(shù)據庫的功能進行利用，才能夠逐漸的實現(xiàn)文書檔案管理軟件能夠進一步開發(fā)，也能進一步的對文書檔案管理工作人員的工作的強度進行逐漸的減輕，從而不斷的對檔案管理的效率和管理的水平加以提高。而對于檔案管理信息的平臺應該包括以下幾個方面的系統(tǒng)：第一，文書檔案加工系統(tǒng)，主要是針對文書檔案當中的初級加工面的設計。第二，文書檔案存儲的系統(tǒng)，會因為文書檔案當中的數(shù)量比較大以及內容比較復雜，所以就必須要借助計算機功能，來及時的建立文書檔案資料的數(shù)據庫。第三，文書檔案的保密和查詢的系統(tǒng)，在文書檔案當中的數(shù)字化和信息化的過程當中，最重要的問題就是保密的工作。文書檔案管理的水平，主要就是對各個單位檔案管理水平進行衡量的一個非常重要的標志。

（四）充分利用先進設備，不斷提高檔案人員業(yè)務素質

文書檔案電子化管理工作對于檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具備較高的專業(yè)知識和技能，而且還要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，在熟練掌握分紙質文書檔案管理的理論和方法的基礎上，還要熟練掌握計算機、數(shù)據傳輸?shù)认嚓P知識，能夠正確利用各種現(xiàn)代化辦公設備。因此需要做好檔案管理人員培訓工作，通過多種形式的培訓和教育形式來不斷提高檔案管理人員的整體素質，使其能夠更好的掌握現(xiàn)代化硬件設施，強化自身的專業(yè)技能，確保文書檔案管理水平的提升。

三、結束語

加強現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化與規(guī)范化發(fā)展，可以有效地提高檔案管理工作的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護人們的合法權益有著積極的推動作用。對此在實踐中，要通過各種科學的方式與手段，不斷地強化現(xiàn)階段的檔案管理工作中檔案管理的模式與方式，通過提升其整體信息化發(fā)展，促進其規(guī)范化管理，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩(wěn)定與發(fā)展奠定基礎。

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