論信息時(shí)代檔案利用問題及對(duì)策

李劍靈?謝勇昌

摘要：信息時(shí)代的到來(lái)，讓信息變成重要的戰(zhàn)略資源，而具有原生信息性的檔案卻依然面臨著不被重視，沒有得到充分利用的困境。本文分析了信息時(shí)代檔案利用存在問題，以培養(yǎng)人們的檔案意識(shí)和檔案習(xí)慣為目標(biāo)，提出了改善檔案利用的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案 ；檔案利用

檔案重要嗎？非常重要，這是毋容置疑的。經(jīng)濟(jì)學(xué)家們普遍認(rèn)為，進(jìn)入21世紀(jì)后，人類正在由工業(yè)化時(shí)代進(jìn)入信息化時(shí)代，信息將成為第一生產(chǎn)要素，同時(shí)將構(gòu)成信息化社會(huì)的重要技術(shù)物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案作為一種原生信息資源，具有不可代替的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，其重要性正日益凸顯出來(lái)。但檔案工作同樣重要嗎？這卻是個(gè)值得商榷的問題，因?yàn)樵诤芏鄦挝划?dāng)中，檔案工作往往存在被邊緣化的現(xiàn)象。為什么會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象？究其原因，其實(shí)并不是檔案收得不好，而是檔案沒利用好。

全國(guó)重點(diǎn)新聞網(wǎng)站，上海市主流媒體之一的東方網(wǎng)就曾報(bào)道過，一名有著數(shù)十年工齡、有過多次跳槽經(jīng)歷的優(yōu)秀人才，很可能在再次高就時(shí)因找不到自己的檔案而被攔在高薪工作的門外。實(shí)際上，其檔案長(zhǎng)期“躺”在某檔案管理機(jī)構(gòu)里而不自知。業(yè)內(nèi)人士估計(jì)，上海全市至少有數(shù)萬(wàn)份這樣長(zhǎng)期“沉睡”在管理機(jī)構(gòu)的人事檔案（不包括退休、死亡和長(zhǎng)時(shí)間出國(guó)等人員長(zhǎng)期存放的人事檔案），這些檔案被稱為“死檔”。在講究經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益的今天，投入和產(chǎn)出是要成為正比的，而檔案收得齊全準(zhǔn)確，在庫(kù)房中存放安全有序，卻沒有被利用，變成了死檔案，這是所有管理者都無(wú)法接受的。

檔案利用是滿足檔案利用者利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。檔案沒利用好，檔案發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，檔案工作就無(wú)法得到社會(huì)的認(rèn)可，這將會(huì)變成制約檔案行業(yè)正常發(fā)展的大問題，所以我們有必要開展檔案利用研究，重視檔案利用工作。

一、檔案利用存在問題分析

檔案沒利用好，從客觀上來(lái)講，是檔案本身沒有被利用好，從主觀上來(lái)講，是人們沒有利用好檔案。筆者認(rèn)為其主要問題有以下三點(diǎn)。

（一）人們的日常生活距離檔案太遠(yuǎn)

信息時(shí)代讓地球變成地球村，縮短了人與人之間的距離，各種信息傳播越來(lái)越方便快捷，但現(xiàn)實(shí)生活中，還是沒能讓檔案信息走進(jìn)人們的日常生活當(dāng)中。除了檔案從業(yè)人員以外，一個(gè)普通人，除了升學(xué)和就業(yè)會(huì)接觸到個(gè)人檔案字眼外，可能一輩子都不會(huì)與檔案打交道。這種實(shí)實(shí)在在的距離，讓檔案變成閨閣中的妙齡少女，被又高又厚的墻與世隔絕，顯得神秘又遙不可及。所以檔案對(duì)于普通人，不僅僅是忽遠(yuǎn)忽近的距離問題，而是根本不知道，沒有想過的問題。

（二）檔案信息與利用需求信息不對(duì)稱

如何理解這種不對(duì)稱呢？檔案是已通過規(guī)范化整理的，但這是檔案專業(yè)的規(guī)范，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，對(duì)于外行人來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)量龐大，數(shù)據(jù)類型繁多，卻正是檔案信息數(shù)據(jù)價(jià)值密度相對(duì)較低的一種體現(xiàn)。檔案就是一個(gè)貧礦，需要花費(fèi)更多的時(shí)間去完成信息發(fā)掘和價(jià)值“提純”。

（三）實(shí)時(shí)共享、即時(shí)處理的利用需求與檔案信息安全要求存在矛盾

時(shí)間就是金錢，信息時(shí)代，方便快捷的工具人們才會(huì)使用，才會(huì)贏得市場(chǎng)?，F(xiàn)在檔案利用時(shí)效性要求高，但檔案信息存在可開放和不可開放，涉密和非密等不同的安全管理要求，按照這些要求設(shè)置的檔案檢索層級(jí)、利用權(quán)限、審批流程等，都嚴(yán)重影響到檔案利用的處理速度。

二、改善檔案利用的途徑和方法

信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等概念不斷涌現(xiàn)，推陳出新，豐富了檔案管理的技術(shù)手段，但要改善檔案利用的現(xiàn)狀，解決檔案利用問題，根本上還是要以培養(yǎng)人們的檔案意識(shí)和檔案習(xí)慣為目標(biāo)，讓所有人遇到問題，想到的不只是上網(wǎng)搜狗和百度，同時(shí)想到查閱檔案也是另外一種選擇。

（一）重視檔案利用工作，加強(qiáng)對(duì)檔案利用的投入

檔案利用是檔案作為單位寶貴資產(chǎn)的一種保值、增值手段，各級(jí)管理者要重視檔案利用工作，將其視為發(fā)掘海底沉睡中的寶藏，投入相應(yīng)的人、財(cái)、物等資源。

1.當(dāng)今社會(huì)，沒有投入就獲得豐厚回報(bào)的奇跡正變得越來(lái)越不可能，檔案系統(tǒng)開發(fā)、檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案場(chǎng)館建設(shè)等涉及檔案利用的工作，都需要相關(guān)資源的投入。

2.各單位抓住戰(zhàn)略規(guī)劃，或是單位喬遷、變更重組之機(jī)，爭(zhēng)取把檔案建設(shè)列入本單位整體建設(shè)規(guī)劃和預(yù)算，這樣可從根本上改善檔案部門的整體建設(shè)和面貌。

（二）加強(qiáng)檔案的宣傳工作，讓檔案走進(jìn)人們的生活

1.檔案宣傳工作可以分為檔案工作的宣傳和檔案內(nèi)容的宣傳。檔案工作的宣傳就是對(duì)檔案基本常識(shí)、檔案業(yè)務(wù)、檔案場(chǎng)所、檔案工作動(dòng)態(tài)、檔案法律法規(guī)等進(jìn)行宣傳。檔案內(nèi)容的宣傳就是對(duì)館藏信息、目錄數(shù)據(jù)、專題檔案等進(jìn)行宣傳。

2.利用多樣化的宣傳平臺(tái)，積極探索檔案宣傳的新思路。如在國(guó)際檔案日、國(guó)慶節(jié)等重要節(jié)假日，除了利用日常檔案實(shí)物展出模式，還可以利用現(xiàn)代信息化技術(shù)和新媒體，推出多樣化的檔案展示平臺(tái)，如網(wǎng)站、電視（家庭電視、公共交通電視、電梯電視）、手機(jī)信息等，將檔案有價(jià)值的信息主動(dòng)推送出去，讓人們有更多的途徑了解檔案和利用檔案。

（三）重視檔案資源的建設(shè)，夯實(shí)基礎(chǔ)，豐富館藏

1.要針對(duì)本單位的需求，在符合上級(jí)指導(dǎo)文件的要求下，制定自己的歸檔范圍，將核心業(yè)務(wù)的文件材料都納入歸檔范圍，做到不漏歸，及時(shí)歸，讓檔案利用時(shí)有米可炊。在最近紀(jì)念長(zhǎng)征勝利80周年之際，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)李明華接受光明日?qǐng)?bào)采訪時(shí)表示，長(zhǎng)征檔案，留住了人類珍貴的歷史記憶，但也有一些遺憾，如在我們黨的歷史上具有生死攸關(guān)的轉(zhuǎn)折點(diǎn)意義的遵義會(huì)議，由于缺少會(huì)議記錄等原始檔案，讓會(huì)議召開的具體時(shí)間、參會(huì)人員、解決問題的過程等長(zhǎng)期以來(lái)不得其詳。

2.加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)。（1）檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，再利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接。提供利用時(shí)，數(shù)字化檔案信息的超時(shí)空流動(dòng)，檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，可以大大縮短檔案原文查找時(shí)間和利用時(shí)間，提高原文利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源在線實(shí)時(shí)共享。（2）檔案數(shù)字化現(xiàn)已變成檔案最基礎(chǔ)的工作，它是順應(yīng)潮流、適應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代發(fā)展的舉措和要求。早在2012年12月，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上就明確提出“紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)量翻兩番”的檔案工作目標(biāo)；近期國(guó)家檔案局更是將堅(jiān)定不移地實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，確保超額或提前實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化10年翻兩番的全國(guó)總體指標(biāo)（見表1），寫進(jìn)了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。

（四）做好檔案開放工作，建設(shè)個(gè)性化檔案信息庫(kù)

檔案庫(kù)是各類文件材料、所有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)最終匯集形成的大數(shù)據(jù)庫(kù)，利用檔案時(shí)如何高效處理如此海量的數(shù)據(jù)，并及時(shí)處理反饋有效信息，是對(duì)既有檔案利用流程和數(shù)據(jù)駕馭能力提出了新的思考。

首先，要開放所有可公開的檔案，并對(duì)一些利用頻率非常高但尚未到公開年限的檔案，組織相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，看看是否可以提前開放或是部分開放，解決檔案利用的共性需求。

其次，加大開發(fā)力度，努力把“死檔案”變成“活信息”。無(wú)論是通過知識(shí)管理、云計(jì)算、還是大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)，檔案信息都要進(jìn)行一個(gè)再重組，再重現(xiàn)的必要過程，在不同行業(yè)，或是單位內(nèi)部不同的部門，不同的個(gè)人呈現(xiàn)不一樣的檔案信息庫(kù)，有針對(duì)性開放檔案數(shù)據(jù)，解決檔案利用的個(gè)性要求。只有這樣才能在保證檔案信息安全的前提下，發(fā)揮檔案利用的潛力，滿足各種差異化快速利用檔案的需求。

（五）普及手機(jī)等移動(dòng)端在檔案利用中的應(yīng)用

2015年，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心在第36次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)調(diào)查數(shù)據(jù)中顯示，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)5.94億，占整體網(wǎng)民比例的88.9%，手機(jī)屏已成為多方爭(zhēng)奪的焦點(diǎn)，有的行業(yè)甚至喊出了決戰(zhàn)第三屏（幕）的口號(hào)（注：第一屏幕是電視，第二屏幕是個(gè)人電腦，第三屏幕是智能手機(jī)）。（見圖1）

智能手機(jī)給人們生活和工作帶來(lái)便利，是檔案利用工作的一個(gè)重要突破口。我們要積極開發(fā)適合手機(jī)等移動(dòng)端使用的檔案軟件、手機(jī)APP應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案利用在手機(jī)移動(dòng)端的應(yīng)用，分享移動(dòng)技術(shù)帶來(lái)的指尖革命成果，進(jìn)入發(fā)展快車道。

（六）關(guān)注社會(huì)和國(guó)家的熱點(diǎn)問題，掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，并據(jù)此開展檔案利用

1.主動(dòng)積極提供檔案信息服務(wù)，通過報(bào)送或推介相關(guān)檔案信息，這樣就可以讓檔案利用工作走在檔案利用需求的前面。

2.緊緊圍繞政府、本單位和人民群眾的需要，服務(wù)于中心工作，這樣就可以保證檔案利用工作不偏離方向。

檔案?jìng)鞒袣v史，延續(xù)文明，認(rèn)為檔案如雞肋，食之無(wú)味棄之可惜的觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的。在新時(shí)期的信息戰(zhàn)爭(zhēng)中，誰(shuí)擁有信息資源，誰(shuí)就將在競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)，檔案已日益成為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，利用好檔案，檔案將會(huì)為社會(huì)發(fā)展、國(guó)家建設(shè)做出更重要的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：李劍靈 廣東省財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)校；謝勇昌 廣州地鐵集團(tuán)有限公司）