論電力建設(shè)項(xiàng)目實(shí)物檔案的管理

呂龍梅

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，項(xiàng)目檔案除了紙質(zhì)檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物檔案數(shù)量也在急劇增長(zhǎng)，而對(duì)這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項(xiàng)目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。本文對(duì)電力工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的重要性、存在問(wèn)題、收集和管理控制措施、整理、保管等方面提出了一些意見(jiàn)，以供參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目檔案；實(shí)物檔案；控制措施；管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的組成部分，是工程實(shí)體的載體，是項(xiàng)目建設(shè)成果和項(xiàng)目建設(shè)軟實(shí)力的綜合體現(xiàn)，是工程移交生產(chǎn)安全運(yùn)營(yíng)的技術(shù)保障和基礎(chǔ)，更是工程創(chuàng)優(yōu)的數(shù)據(jù)庫(kù)。這就要求各參建單位對(duì)產(chǎn)生的所有項(xiàng)目檔案必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能真實(shí)反映工程建設(shè)的全過(guò)程和建設(shè)成果。隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，項(xiàng)目檔案除了紙質(zhì)檔案外，特殊載體檔案特別是與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物檔案數(shù)量也在急劇增長(zhǎng)，而對(duì)這些特殊載體檔案的收集、整理和歸檔卻是項(xiàng)目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須改變特殊載體檔案在項(xiàng)目管理中呈現(xiàn)弱項(xiàng)的現(xiàn)狀，使得特殊檔案的收集、整理和歸檔工作逐步走向規(guī)范化。

一、工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的重要性

電力建設(shè)項(xiàng)目實(shí)物檔案是指與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物檔案，是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)檔案載體的一種重要表現(xiàn)形式。與工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案是由火電建設(shè)項(xiàng)目的特殊性決定的，是記錄和反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品，是電力項(xiàng)目建設(shè)特定狀態(tài)下形成的未經(jīng)分析、最為原始的記錄形態(tài)。這些實(shí)物在工程質(zhì)量過(guò)程檢查、機(jī)組達(dá)標(biāo)驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)檢查中，對(duì)地質(zhì)礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監(jiān)察段管道、吹省靶板等形成的書(shū)面材料記錄不清楚或存在異議時(shí)，通過(guò)分析檢測(cè)實(shí)物可以得出反映工程建設(shè)質(zhì)量的相關(guān)數(shù)據(jù)，是書(shū)面分析報(bào)告的重要旁證材料。電力工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物作為反映工程質(zhì)量的一種特殊實(shí)物形態(tài)，在工程創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用。因此，做好電力工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的收集和管理，顯得十分重要。

二、工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案管理存在的問(wèn)題

一是管理分散。實(shí)物檔案的分散式管理不符合檔案管理的要求，也不利于實(shí)物檔案安全保管，更不利于企業(yè)工作上的利用。二是歸檔意識(shí)不強(qiáng)，收集不齊全。建設(shè)單位對(duì)實(shí)物檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，造成實(shí)物檔案收集不及時(shí)。三是實(shí)物沒(méi)有統(tǒng)一的分類(lèi)、整理和編號(hào)，甚至被作為廢品丟棄，造成這些實(shí)物檔案的缺失嚴(yán)重。四是保管條件落后。實(shí)物檔案由于沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的柜架存放，往往是雜亂地?cái)[放在一邊，落滿(mǎn)灰塵，非常不利于實(shí)物檔案的安全、長(zhǎng)久保管和利用。

三、做好工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案收集和管理的控制措施

首先，建立檔案工作體系。建設(shè)單位是項(xiàng)目建設(shè)的法人主體，在項(xiàng)目管理中處于主導(dǎo)地位。建設(shè)單位檔案部門(mén)作為項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的組織核心和管理中樞。成立檔案室，配備專(zhuān)職檔案員，明確職責(zé)。建立以檔案室為核心，各職能或承辦部門(mén)、技術(shù)員及各項(xiàng)目專(zhuān)兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各層級(jí)網(wǎng)絡(luò)成員的職責(zé)和相應(yīng)的考核措施。

其次，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)單位管理部門(mén)要熟知國(guó)家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范結(jié)合實(shí)際制定統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，落實(shí)歸檔責(zé)任制。

第三，參加合同審查。在合同中明確施工單位的歸檔責(zé)任、項(xiàng)目文件的形成質(zhì)量質(zhì)量、檔案案卷的整理質(zhì)量要求及歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)、違約的責(zé)任，并對(duì)特殊載體檔案特別是工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的歸檔工作做出明確的規(guī)定。

第四，與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，及時(shí)收集各階段產(chǎn)生的實(shí)物檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第五，深入各參建單位，監(jiān)督、檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件的形成、積累、整理工作。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出書(shū)面整改要求，并跟蹤掌握整改情況。

第六，組織檔案培訓(xùn)。建設(shè)項(xiàng)目檔案工作需要有計(jì)劃地組織各參建單位學(xué)習(xí)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、深入理解項(xiàng)目文件形成、收集、整理、歸檔工作的條款。

四、工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的收集與整理

為了能全面地反映工程質(zhì)量、防止實(shí)物材料的缺失。凡是與工程質(zhì)量相關(guān)的地質(zhì)礦樣、金屬探傷底片、高溫高壓監(jiān)察段管道、吹管靶板等能夠反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品都要列入收集范圍。這些特定有型實(shí)物形式的材料應(yīng)由實(shí)物形成單位負(fù)責(zé)收集與整理，在工程竣工后按有關(guān)規(guī)定或按建設(shè)單位要求與紙質(zhì)檔案一并移交檔案部門(mén)保存。

五、工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的保管與利用

建設(shè)單位要完善實(shí)物檔案的保管條件。實(shí)物檔案的安全保管與利用，首先應(yīng)考慮它的特殊性和載體及形態(tài)。工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案不便于整齊統(tǒng)一的排列和收藏，一般按種類(lèi)分別保管，保管的柜架也要因需而定。地質(zhì)礦樣、高溫高壓監(jiān)察管道、吹管靶板等，一般采用加鎖的框式、架式玻璃柜、架式木柜等保管比較好，直觀易見(jiàn)、便于放取。金屬探傷底片的保管要求不同必須單獨(dú)用防磁柜保存。同時(shí)要注意檔案材料的防潮、防塵、防光、防火、防鼠、防損壞的要求。重要的實(shí)物檔案還應(yīng)當(dāng)拍成照片，這既是對(duì)實(shí)物檔案采取一種特殊形式的備份，也方便利用，保護(hù)原件。

六、結(jié)語(yǔ)

與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物材料是反映工程建設(shè)質(zhì)量的特定有型物品，它是證明工程質(zhì)量的合格、優(yōu)良性的關(guān)鍵材料之一。同時(shí)這些特定有型物品又是建設(shè)單位接收項(xiàng)目檔案及其相關(guān)材料的一個(gè)重要組成部分。只有做好工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案的收集與管理，才能確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，為電力建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、管理及今后的檢修、擴(kuò)建提供可靠依據(jù)，更好地為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王黎平.電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施指南[M].中國(guó)水利水電出版社，2011.

（作者單位：神華國(guó)能集團(tuán)有限公司重慶發(fā)電廠）