對高校審計檔案歸集過程的思考

高莫愁

摘要：作為一名高校審計部門的兼職檔案員，在日常工作實(shí)踐中，時常能感受到審計檔案歸集的重要性。審計檔案有區(qū)別于其他檔案的特點(diǎn)，要做好審計檔案的歸集工作就要對歸集過程反復(fù)進(jìn)行重新梳理。文章從針對職責(zé)、明確職責(zé)；抓住要點(diǎn)、事倍功半；把握節(jié)點(diǎn)、完美收官；探討難點(diǎn)、更加完善等四個方面談了對高校檔案歸集過程的體會，以期為高校內(nèi)部審計檔案管理起到參考和借鑒作用。

關(guān)鍵詞：高校；審計檔案；歸集過程

審計部門是高校重要的檔案立卷單位，每年審計檔案的歸集，需要審計人員全體總動員，齊心協(xié)力才能完成，時間跨度長，工作要求高，是審計工作的重要組成部分。本人根據(jù)幾年來兼職檔案員的工作實(shí)踐，對審計檔案的歸集過程進(jìn)行了梳理，對如何做好這項(xiàng)工作淺談一些體會。

一、針對特點(diǎn)，明確職責(zé)

審計檔案大致分為兩類：綜合類和審計項(xiàng)目類。綜合類檔案，主要指上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、制度、簡報等公文類材料，它的歸集根據(jù)相關(guān)要求，分門別類，相對比較簡單。審計項(xiàng)目類檔案，則是審計檔案中分量最大的重頭戲。它內(nèi)容廣泛，主要包括以審計報告為項(xiàng)目的各種證明性、立項(xiàng)性和結(jié)論性材料，歸集具有一定的技術(shù)含量，相對復(fù)雜。本文所述的主要是指審計項(xiàng)目類檔案的歸集。

審計項(xiàng)目類檔案，它有兩個顯著的特點(diǎn)。

（一）審計檔案材料的群體性

一是，審計人員的交叉。項(xiàng)目類審計檔案均以項(xiàng)目立卷，一份審計報告為一個項(xiàng)目。每一個項(xiàng)目的審計，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，由項(xiàng)目組長帶領(lǐng)小組成員共同完成的。在審計安排中，通常會有多個項(xiàng)目同時開展審計，受人員數(shù)量的限制，往往出現(xiàn)此項(xiàng)目的組長在彼項(xiàng)目中是組員，而彼項(xiàng)目中的組長在另外項(xiàng)目中是組員的情況，因此，人員交叉，勢必造成某些存檔材料的分散、混合。二是，審計檔案來源于多種渠道。根據(jù)存檔需要，材料來源出處眾多。有的來自被審單位，有的來自項(xiàng)目成員自己的收集，還有對審計項(xiàng)目的跟蹤記錄，多人多手，紛雜繁多。

（二）審計項(xiàng)目后續(xù)整改材料的延續(xù)性

審計檔案中有一件“審計意見落實(shí)的反饋情況”的內(nèi)容，即被審計單位根據(jù)審計報告意見的要求，對審計出來存在的問題，需要逐條整改落實(shí)的情況證明。延續(xù)性經(jīng)常會表現(xiàn)在兩個方面，或者是被審單位因各種原因，未能及時向?qū)徲嫴块T報送整改材料；或者是因某些問題的整改無法在短期內(nèi)一步到位，需要繼續(xù)跟蹤落實(shí)，這些都將導(dǎo)致這部分檔案延續(xù)歸集。

審計檔案的特點(diǎn)，使審計檔案歸集以“明確職責(zé)，誰審計誰立卷”的基本原則進(jìn)行，我部門將歸集過程分為前后兩期。前期工作的主要內(nèi)容涉及在審計過程中的所有該歸集的存檔材料，均由各審計項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)收集完成，同時明確組長必須對自己的審計項(xiàng)目檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)；后期工作主要包括對組長所歸集的檔案材料進(jìn)行組織、整理、復(fù)核、著錄直至移交檔案館等一系列工作，則由兼職檔案員來負(fù)責(zé)完成。

二、抓住要點(diǎn)，事半功倍

在由審計組長負(fù)責(zé)的前期過程中，必須要抓住兩個要點(diǎn)。

一是時間要點(diǎn)。項(xiàng)目的審計工作是繁忙又瑣碎的，因此，在工作中，有時會忙于審計內(nèi)容的開展，而忽略了必須存檔的材料的及時收集歸攏。甚至?xí)霈F(xiàn)項(xiàng)目審計已完成，材料尚未整理的情況，直至在兼職檔案員的催促下才開始整理。這樣，既費(fèi)時又費(fèi)力，還難免有漏缺，質(zhì)量不高，不符合檔案要求。因此，審計組長一定要在思想上加以重視，抓住同步進(jìn)行的時間要點(diǎn)，即審計項(xiàng)目一開始，收集和整理相關(guān)的項(xiàng)目文件和有關(guān)材料也就開始，及時增補(bǔ)缺少或遺漏的檔案材料。

二是規(guī)范要點(diǎn)。追求規(guī)范看似簡單，運(yùn)作起來難度不小。項(xiàng)目檔案有時一件的支撐材料可達(dá)數(shù)百頁，在總量上非?？捎^。如果材料整理不符合規(guī)范要求，那么若重新返工，反復(fù)來回，就會事倍功半，最終影響整個檔案工作的質(zhì)量和進(jìn)度。因此規(guī)范操作尤其重要。我們必須嚴(yán)格按照有關(guān)制度要求來立卷歸集。審計項(xiàng)目組長在整理檔案時，應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料三個單元為序進(jìn)行排列。匯總目錄放在檔案的第一張，后面的證明性材料以審計報告中體現(xiàn)的審計情況和問題來區(qū)分件，每一件附以審計問題分類匯總單，一張匯總單及后面的支撐材料作為一件；件的內(nèi)容需要完整清晰，每一份材料都必須仔細(xì)鑒別重要性并果斷取舍，該有蓋章或簽字的證據(jù)材料必須齊全，破損或涂改嚴(yán)重的材料需重新復(fù)制后附于原件后。

抓住上述兩個要點(diǎn)，就能保證前期歸集工作事半功倍、順利完成。

三、把握節(jié)點(diǎn)，完美收官

校檔案館一般要求當(dāng)年的6月底前須完成上一年審計檔案的移交工作，因兼職檔案員亦有其他的審計任務(wù)，因此后期工作必須是見縫插針來完成。

在由兼職檔案員負(fù)責(zé)的后期過程中，必須要把握好幾個時間節(jié)點(diǎn)：一是3月下旬，開始組織。兼職檔案員應(yīng)最遲在這時間開始組織檔案的收集，按照上年度審發(fā)報告的文號來確定審計檔案歸集范圍，并且將檔案項(xiàng)目清單發(fā)送至各審計項(xiàng)目組長，清單上需列明移交時間（一般是4月上旬）和注意事項(xiàng)等。審計項(xiàng)目組長整理好一個移交一個，做到一事一交；其他檔案由綜合辦公室平時負(fù)責(zé)整理，統(tǒng)一移交。二是4月上旬，重新整理材料。收到項(xiàng)目組長移交的檔案后，兼職檔案員開始對檔案進(jìn)行復(fù)核、保管、電子類檔案同步雙套整理等工作。材料的整理沒有太多技巧，只能是時時留心、處處用心，多與學(xué)校檔案館溝通，多請專業(yè)老師來指導(dǎo)，最大限度確保審計檔案的立卷質(zhì)量。三是5月下旬，及時著錄系統(tǒng)。檔案裝訂完畢，從檔案館獲取了案卷號后，兼職檔案員開始將材料按件排序著錄系統(tǒng)。四是6月下旬，按時移交檔案。在向校檔案館移交完畢后，一年的檔案工作也就此告一段落。部分審計報告及綜合類材料，在交檔案館以外，審計部門內(nèi)部也會保留一份，以備日后查找參考。每個時間節(jié)點(diǎn)都需要兼職檔案員來把握，環(huán)環(huán)相扣?？梢哉f，前期做好，后期不累；后期做好，完美收官。審計檔案的質(zhì)量依靠的是部門全體成員的集體努力。

四、探討難點(diǎn)，更加完善

審計檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并非一成不變，它依據(jù)形勢發(fā)展而產(chǎn)生更高要求，若老瓶裝新酒，仍停留在老歸集模式上，一定會導(dǎo)致審計檔案質(zhì)量打折扣。審計人員必須拿出切實(shí)有效的方案，才能適應(yīng)新變化，做好檔案的歸集。目前，歸集過程的難點(diǎn)主要有兩個方面：

（一）委托審計項(xiàng)目檔案的歸集

國家近年來不斷加大教育審計力度，如更加關(guān)注“三公經(jīng)費(fèi)”、繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)等方面的審計，學(xué)校審計部門借助社會審計力量已趨于常態(tài)。對于委托事務(wù)所審計的項(xiàng)目檔案歸集，通常做法是：項(xiàng)目過程材料歸口事務(wù)所歸集，審計報告雖由事務(wù)所出具，但這類結(jié)論性材料參照自審項(xiàng)目，歸口審計部門歸集。但現(xiàn)有的新變化是：項(xiàng)目雖是委托事務(wù)所，但審計報告兩方均會出具。那么，在事務(wù)所處的過程材料如何歸集，由誰負(fù)責(zé)歸集，如何確保其質(zhì)量，已成難點(diǎn)問題。在聽取校檔案館指導(dǎo)意見，并會同事務(wù)所相關(guān)人員交流協(xié)商后，我部門對類似案例尋找到一種解決辦法：由事務(wù)所按照審計部門的檔案要求進(jìn)行整理，最終移交項(xiàng)目審計負(fù)責(zé)人，由審計部門歸集，盡可能的分清了該類檔案的歸集權(quán)責(zé)，保證了其完整性，為將來愈加頻繁的該類檔案歸集提供了參考。

（二）審計項(xiàng)目電子材料的歸集

這個問題不算新，但一直是審計檔案歸集過程的難點(diǎn)。審計過程中會產(chǎn)生許多電子材料，如審計抽查拍攝的憑證等，存儲容量十分龐大。由于電子材料比較零散，未打印和已打印的材料也未做區(qū)分，且若按照審計匯總單的要求來分類電子材料，需要花費(fèi)很大精力，因此各審計項(xiàng)目組成員基本自行保管，不進(jìn)行歸集。對這類電子檔案，應(yīng)逐步完善鑒別、分類、保存、歸集程序，加強(qiáng)電子檔案的信息化建設(shè)，這也是高校審計檔案今后能夠做的更加規(guī)范、更加完善的努力方向。

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（作者單位：浙江大學(xué)審計處）endprint