新時(shí)期下企業(yè)檔案管理以及利用開(kāi)展分析

姚麗

摘要：社會(huì)在不斷地發(fā)展變化之中，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，任何企業(yè)都要更新發(fā)展模式，而在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮著十分重要的作用。因此，企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)檔案的管理，只有這樣才能減少企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)不斷地發(fā)展壯大。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，管好、用好企業(yè)檔案是每個(gè)企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；現(xiàn)狀；管理與利用；對(duì)策

引言

企業(yè)中檔案管理工作對(duì)于企業(yè)而言非常重要，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用。通過(guò)檔案管理可以幫助企業(yè)對(duì)每一個(gè)時(shí)期的工作進(jìn)行記錄，而且還可以對(duì)工作內(nèi)容和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，在一定程度上能夠促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。自從我們國(guó)家加入世界貿(mào)易組織之后，企業(yè)的信息安全問(wèn)題以及檔案管理問(wèn)題就顯得更加重要。企業(yè)在進(jìn)軍全球化經(jīng)濟(jì)中會(huì)遇到一些問(wèn)題，這時(shí)需要采取比較好的管理方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，增強(qiáng)檔案管理工作的高效性，對(duì)各種企業(yè)資源進(jìn)行合理的整合，幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展趨勢(shì)。

一、企業(yè)檔案管理存在的現(xiàn)狀

1、管理思想陳舊

企業(yè)在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查的時(shí)候，對(duì)檔案部門(mén)工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，一些管理人員思想陳舊，缺乏創(chuàng)新思想，把對(duì)檔案的管理工作僅僅當(dāng)成是對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行整理，不需要花費(fèi)太多的時(shí)間和精力，不能有效地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)的檔案不能得到很好的管理。

2、硬件管理能力不足

站在企業(yè)整體的角度，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電子文件的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理部門(mén)也提出了更高的要求，而目前很多的電子文檔在整理過(guò)程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，阻礙了企業(yè)內(nèi)部文件的溝通，使企業(yè)內(nèi)部關(guān)系出現(xiàn)矛盾。在對(duì)檔案的管理過(guò)程中，相應(yīng)的管理部門(mén)大都將時(shí)間花費(fèi)在對(duì)檔案進(jìn)行收集、核對(duì)、整理、保存等這些環(huán)節(jié)上，把對(duì)檔案的保存記錄放在了重要的位置上，卻沒(méi)有重視企業(yè)的實(shí)際工作情況。

3、檔案管理力量還較為薄弱

企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)屬兼職人員，人員素質(zhì)、工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)管理能力參差不齊。主要表現(xiàn)在：一是隊(duì)伍不穩(wěn)定；二是對(duì)檔案管理工作者對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，造成企業(yè)檔案資料管理不完備、不規(guī)范；三是對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。平時(shí)不注重各種文字資料的收集、整理和歸檔工作，到年終才搞突擊，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來(lái)，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去；四是業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。對(duì)檔案管理人員應(yīng)具備的理論水平和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)不夠，不能高質(zhì)量地完成檔案管理工作任務(wù)，實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案材料收集不全，顛倒文件先后順序，案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不準(zhǔn)確，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用不熟練等現(xiàn)象，難于適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作需要。

4、企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)發(fā)展的必然要求，然兒企業(yè)基層單位大多數(shù)沒(méi)有啟用檔案信息化管理系統(tǒng)，依然是依靠手工操作，效率低下，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。企業(yè)的檔案信息化工作大多數(shù)不具備相應(yīng)的硬件設(shè)施和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，人力、物力、財(cái)力投入不足，檔案信息化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)處于起步初期。

二、新時(shí)期下企業(yè)檔案管理以及利用對(duì)策

1、建立科學(xué)的、規(guī)范的集團(tuán)檔案管理體系

根據(jù)檔案法和地方檔案法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，依法管理本企業(yè)檔案。集團(tuán)及各成員企業(yè)應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，由集團(tuán)總部檔案部門(mén)是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)檔案工作的主管部門(mén)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全集團(tuán)的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各成員企業(yè)必須接受集團(tuán)總部檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案管理。明確檔案管理的部門(mén)和人員及相應(yīng)職責(zé)，制定相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，采用合適的手段、加大集團(tuán)總部對(duì)各成員企業(yè)的檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的力度。統(tǒng)籌制定企業(yè)集團(tuán)的檔案工作發(fā)展目標(biāo)及工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)處理好集團(tuán)總部與成員企業(yè)、成員企業(yè)與成員企業(yè)的管理接口。采用有效手段，確保企業(yè)集團(tuán)檔案資源利用和安全，發(fā)揮檔案作用。充分發(fā)揮集團(tuán)內(nèi)檔案專(zhuān)業(yè)人員的作用，開(kāi)展培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，保證企業(yè)集團(tuán)檔案工作統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、高效發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案收集、整理、錄入等工作全過(guò)程的信息化

企業(yè)需將檔案管理相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、考核等納入到管理體系中，注意將管理的數(shù)字化建設(shè)與技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)性區(qū)別開(kāi)來(lái)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一性領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)化管理。對(duì)企業(yè)內(nèi)部文件資料根據(jù)不同類(lèi)別做好組盤(pán)，并分盤(pán)儲(chǔ)存，方便后期查詢。在組盤(pán)完成后應(yīng)當(dāng)將數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范性命題，建立盤(pán)內(nèi)的資料目錄，將紙質(zhì)文件掃描成為影像文件并傳輸至資料庫(kù)中，企業(yè)公文審批、傳輸?shù)冉栽谙到y(tǒng)中完成。然后由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)文件的重要程度來(lái)確定加密等級(jí)，并歸檔操作，加上信息的類(lèi)別號(hào)、加密登記、檔號(hào)、訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置等。針對(duì)企業(yè)賬簿數(shù)據(jù)的相關(guān)操作則由會(huì)計(jì)進(jìn)行操作，其儲(chǔ)存多由光盤(pán)的形式進(jìn)行，光盤(pán)歸檔的時(shí)候需做好交接表格的填寫(xiě)，將部門(mén)全程、編號(hào)、賬簿全部信息、會(huì)計(jì)與審核人等信息表明，增強(qiáng)其真實(shí)性與憑證性作用。

3、切實(shí)加強(qiáng)檔案交接工作

企業(yè)要把檔案交接納入工作程序和規(guī)章制度之中，要把檔案交接列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位。檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。

4、加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理的信息化水平

企業(yè)檔案管理部門(mén)要建立電子檔案和全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由原來(lái)實(shí)體保管向電子檔案信息化的轉(zhuǎn)變，增加檔案儲(chǔ)存量；要運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，建立檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；要建立檔案網(wǎng)站平臺(tái)和信息服務(wù)中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網(wǎng)絡(luò)支持，為檔案信息服務(wù)社會(huì)創(chuàng)造條件。構(gòu)建從數(shù)據(jù)錄入—數(shù)據(jù)管理—數(shù)據(jù)處理—數(shù)據(jù)輸出完善的應(yīng)用鏈條。利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確到位、穩(wěn)定快捷的服務(wù)。

5、自覺(jué)提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求

努力提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。作為檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，就是要把理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中去。如何能學(xué)以致用，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。通過(guò)不斷培訓(xùn)學(xué)習(xí)和日常工作的實(shí)踐總結(jié)，加強(qiáng)扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力與服務(wù)意識(shí)。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可以總結(jié)出隨著新時(shí)期的到來(lái)，企業(yè)的檔案管理工作越來(lái)越重要，企業(yè)需要建立更加科學(xué)完善的檔案管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，采取有效的方法對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，幫助企業(yè)更好發(fā)展。

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