關于人事檔案價值與規(guī)范化管理的探討

何鋒

【摘要】人事檔案是組織人事部門考察干部，使用人才，選賢任能的重要依據(jù)和幫手。這項工作具有嚴格的政策性、紀律性、專業(yè)性。檔案專業(yè)者應圍繞中心、服務大局，做好人事檔案工作，充分發(fā)揮其鑒證教育的職能，為黨中央提出的人才興國、人才強國戰(zhàn)略作出自己的貢獻。

【關鍵詞】檔案；人事工作； 管理；規(guī)范化；探討

檔案是歷史的記錄，傳承了人類文明，服務現(xiàn)代社會、造福廣大人民，具有鑒證教育的職能。人事檔案作為檔案的重要組成單元，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位，每人一冊。它是選賢任能，選拔干部、使用人才的一個重要參考依據(jù)和幫手。檔案專業(yè)者應充分認識其政策性、紀律性，專業(yè)性的特點，圍繞中心、服務大局，做好人事檔案工作，發(fā)揮人事檔案蘊含的巨大價值，為組織、人事部門選拔干部、使用人才工作提供優(yōu)質高效的服務。

一、人事檔案管理存在的問題

人事檔案產(chǎn)生于上世紀50年代，主要記錄干部的家庭關系、社會背景、文化程度、工作能力、工資待遇、個人品德、身體狀況等。作為一項公共管理工具，在中國的信用建設、干部職工管理、福利分配、維護國家安全等方面作出過巨大的貢獻。但是，隨著近年來的人事體制改革的不斷深入，干部調(diào)動、人才流動的頻繁，人事檔案工作面臨許多新問題，明顯不能適應這種快節(jié)奏的需要，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案監(jiān)督制度和管理人員專業(yè)素質落后。1.檔案意識淡漠，監(jiān)督制度不健全。一些領導錯誤地認為，檔案管理并非中心工作，創(chuàng)造不了現(xiàn)實的價值，因而對檔案管理工作不夠重視。檔案材料歸檔、監(jiān)督等制度往往得不到有效執(zhí)行。大量有價值的人事檔案材料不能及時發(fā)現(xiàn)、完整歸檔，檔案管理部門缺乏有效的制約手段，坐等待收。2.檔案管理隊伍更換快且文化水平偏低。有的檔案管理者是領導帶有照顧性質的年齡較大的臨近退休人員，這些人員基本上沒有參加過業(yè)務培訓，沒有專業(yè)基礎，都是跟著前任咿呀學步。有些檔案管理者是辦公室秘書，只是兼管簡單的接收。而且，人事檔案管理人員更換頻繁，年輕有學歷的檔案專業(yè)人員面對枯燥的工作耐不住寂寞、擋不住誘惑跳槽到熱門科室。3.檔案信息化程度低。由于缺乏高學歷檔案專業(yè)和信息技術人才，大多單位的人事檔案仍然延續(xù)傳統(tǒng)的手工操作，工作進度慢。雖然近年來檔案管理部門配備了計算機等設備，但改變不了信息化程度低的現(xiàn)狀，導致原始信息多，加工整理的少；手工操作方式多，電子方式的少；獨立分散的多，可以共享的少；自我服務的多，可向社會提供的少等弊端。

（二）檔案材料收集不及時、不規(guī)范。人事檔案的基本內(nèi)容包涵履歷表、自傳等十大項材料。收集材料是人事檔案工作的起點和基礎，最重要的物質前提，沒有這些基礎的支撐，檔案專業(yè)者也會巧婦難為無米之炊?，F(xiàn)實環(huán)境中，有的人員檔案意識淡漠，不了解人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，應該由其提供的材料不及時提供，甚至據(jù)為己有，如接受成人教育的學歷材料；有的由于工作調(diào)動，部分材料滯留在原來各單位，如考核、工資材料，導致年代斷檔；有的學生參加工作，檔案還留在學校，而學校也弄不清學生的情況無法傳遞；有些檔案材料中，字跡潦草模糊、涂涂改改，如有的人出生時間、參加工作時間、入黨團組織的時間、文化程度（年齡、工齡、黨團齡及學歷，簡稱“三齡一歷”）等記載中有前后記載不一致，出現(xiàn)涂改痕跡等；有的檔案材料出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆等易褪色字跡，紙張規(guī)格也是五花八門；有的存在著該收集的材料缺失、不該歸檔的材料而進檔，裝訂順序也不合規(guī)范。

（三）檔案材料記載的內(nèi)容陳舊無參考價值。一部分參加工作早的工作人員檔案中，由于處在當時的政治環(huán)境下，檔案中存在很多繁冗的政治歷史材料，大多是近親屬的歷史背景材料調(diào)查記錄，有些是犯紀的檢討悔過書等等。

（四）反映專業(yè)技術人員和學生的價值材料少。對于專業(yè)技術人才，反映其個人專業(yè)知識水平、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、業(yè)務能力、工作業(yè)績及個人技術專長等信息方面的材料較少，從檔案中不能夠客觀地、真實地、全面地了解這個人的實際情況。如評審、考試、開展科研活動取得的成果等反映出他具有專業(yè)技術能力的材料。而最近幾年工作的人員檔案中就只有畢業(yè)生登記表、學生在校時的成績單、高（中）考時的體檢材料等薄薄幾頁紙張。畢業(yè)生鑒定里班主任、校領導套話、空話多，甚至有一些是打印后粘貼在表格處，千人一面，體現(xiàn)不出個性特色。

二、對加強人事檔案管理的建議

人事檔案始于一個人的出生后，在此之后的學習、工作、成長的過程均有真實的記載，全面、客觀地反映一個人的真實面貌。組織、人事部門在考察、使用干部人才借閱檔案時，能夠一目了然，見檔如見人，防止在考察、選拔使用干部人才時片面、失真。

（一）落實各部門各單位檔案工作責任制。建立人事檔案領導小組和領導責任制，主要負責人要勇于承擔責任，將人事檔案工作納入考核過程中，帶頭落實人事檔案工作的各項規(guī)定，定期召開檔案工作會議，把檔案工作與其他業(yè)務工作一起研究部署、一起推動落實，建立責任明確、權責清晰的檔案工作新機制。

（二）收集材料要應收盡收。中組部《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定：“收集的材料必須經(jīng)過認真的甄別。屬于歸檔的材料應真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。人事檔案的內(nèi)容、結構分為干部履歷表、（下轉第176頁）（上接第173頁）個人自傳、每年的鑒定考核表、政治審查材料、取得的職稱登記表、加入黨團組織申請表和志愿書、受到獎勵和接受懲處的決定，錄用、工資待遇、出國及離退休材料、附件等十大類。其中第九類還包含作為代表出席重要會議的材料。要收集完整這些材料，必須要發(fā)揚“拿來主義”精神，應收盡收。檔案專業(yè)者要舍得放下身段和面子，主動催要、催辦、收集等，力爭保持檔案內(nèi)容的完整。對檔案中缺失的部分材料，如入黨申請書，調(diào)整、增加工資的審批表等，要及時通知組織、人事部門，在規(guī)范程序下補充完整。在收集檔案材料過程中，要睜大眼睛，認真審核甄別，嚴把入口關，對手續(xù)不完備、材料不齊全、內(nèi)容不真實、“三齡一歷”等關鍵之處有涂改痕跡的材料堅決拒收。2000年以后畢業(yè)的學生的學籍、學歷材料可通過上網(wǎng)查詢認證，對與檔案記載不符的學籍、學歷可通過公函進行認證。對調(diào)入和新進人員的人事檔案一定要核實傳輸渠道，防止克隆檔案。

（三）檔案整理、裝訂要細致整潔。雖然電子檔案改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，但作為備份，紙質檔案還是發(fā)揮著不可或缺的參考、借鑒作用。因而檔案專業(yè)者在檔案整理過程中，要做到手勤心細，精益求精。對不符合要求的材料要嚴格標準，實施裁剪、折疊和貼邊烘托，做到大小一致，并且保證材料內(nèi)容的完整；對紅色筆和鉛筆字跡實行固化，并加蓋檔案專用章；對“三齡一歷”填寫處也要加蓋檔案專用章。按照人事檔案管理規(guī)范，科學的進行分類、加工、編排、裝訂，使每卷人事檔案都達到高標準。同時要做好檔案信息的動態(tài)管理，及時補充考核、工資、獎懲等年度及經(jīng)常形成的新材料，保證檔案內(nèi)容的更新和完整。

（四）充分利用人事檔案計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。隨著人事管理制度的創(chuàng)新和改革，人事檔案走出了神秘思想政治的境地，褪出了束縛的面紗，人們可以根據(jù)需要查檔、復印、咨詢，檔案使用率逐漸提高。2016年以來，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”改變了傳統(tǒng)的管理和服務方式，通過計算機網(wǎng)絡進行檔案管理、信息共享和信息交換，“死檔案”變成了“活資源”。檔案專業(yè)者應當積極學習現(xiàn)代信息技術，充分發(fā)揮先進的信息技術的優(yōu)勢來構建整個人事檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過計算機管理，對人事檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，使檔案管理更加科學化。采用信息技術、網(wǎng)絡技術對檔案信息實行檢索，檢索方式由單一的脫機檢索、簡單的聯(lián)機檢索發(fā)展為廣泛的智能檢索，實現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡化。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字化、信息化檔案便于管理，降低了使用和傳輸成本，提高了利用效率，但同時也帶來了不可忽視的安全難題。因此，檔案專業(yè)者要更加注重檔案信息的保密與安全，科學的運用加密、殺毒技術，保護檔案的秘密和個人的隱私，在嚴格界定檔案材料密級的基礎上，對檔案數(shù)據(jù)庫中的每個人的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類加密，對使用和查閱者的權限施行科學設置，防止信息泄密和丟失，經(jīng)常升級殺毒軟件，嚴防黑客侵犯和木馬植入給單位和個人造成不應有的損失和負面影響。

三、不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)設備檔案價值的最大化

創(chuàng)新是檔案工作充滿生機活力的源泉，是檔案工作者前進的動力。加強人事檔案的管理，目的是讓決策者掌握人力資源狀況，為選賢任能、知人善任把關。只有得到有效利用，檔案才會發(fā)揮巨大的價值，否則就成為發(fā)黃的紙張。檔案專業(yè)者一定要增強服務意識，加強業(yè)務知識特別是現(xiàn)代信息化技術的學習，拓寬服務領域，把人事檔案資料室變成人才信息庫，把沉寂的“死檔案”材料編研成有價值的“活資源”，開發(fā)名人檔案，宣傳典型事跡，樹立社會典范，傳承正能量；引入新技術、創(chuàng)新新理念，推陳出新，為推動人事檔案工作的科學發(fā)展作出自己的貢獻。

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