現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案工作創(chuàng)新

雷穎潔

【摘要】隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，將現(xiàn)代科技信息技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，既能保證科學(xué)管理，又能提高管理效率，推動(dòng)了檔案工作創(chuàng)新突破性進(jìn)展，滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的檔案工作需求。檔案工作是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量大、時(shí)間周期久的復(fù)雜工作，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以保障現(xiàn)代社會(huì)的檔案工作，只有進(jìn)行工作創(chuàng)新，才能保證檔案工作在現(xiàn)代信息化環(huán)境下正常、有序、高效地運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè)；信息化環(huán)境；檔案工作；工作創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間和效率，中國(guó)企業(yè)信息化檔案工作雖然在不斷發(fā)展完善，但還存在諸多問(wèn)題。為了適應(yīng)新技術(shù)、新理論的發(fā)展過(guò)程，需要進(jìn)行信息化環(huán)境下檔案工作的創(chuàng)新飛躍，從根本上解決思想觀念落后、創(chuàng)新意識(shí)缺乏和信息化程度不高、技術(shù)含量欠缺等問(wèn)題。

一、現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新的概述

新時(shí)代對(duì)檔案工作有著新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作耗費(fèi)著大量的人力、物力和財(cái)力，通過(guò)人工歸檔管理，效率低下，容易丟失、出錯(cuò)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案工作的運(yùn)行。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息化處理，是一種全新的、先進(jìn)的檔案管理模式，很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作重藏輕用的特點(diǎn)，大大方便了檔案信息的使用和查閱，提高了工作效率的同時(shí)，適應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展的需求。

二、現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新的問(wèn)題

我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新實(shí)踐中還存在很多問(wèn)題，其中最主要、最明顯的有三點(diǎn)，這些問(wèn)題的解決能夠給現(xiàn)代信息檔案工作帶來(lái)便捷。

（一）檔案網(wǎng)絡(luò)流通、共享、查閱的安全性和保密性不高。由于網(wǎng)絡(luò)是以面向大眾為基礎(chǔ)的服務(wù)工程，因此，將檔案信息化、數(shù)字化進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的傳輸和共享，就有可能造成檔案的泄露和惡意篡改，嚴(yán)重影響了檔案的安全性和保密性。一方面由于檔案管理工作人員的安全、保密和防范意識(shí)不足，導(dǎo)致檔案監(jiān)管缺失，使得不法分子擁有可乘之機(jī)；另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不足，電腦病毒、木馬、黑客攻擊等都會(huì)使檔案受到破壞和威脅。

（二）電子檔案的大量存在。電子檔案是將紙質(zhì)檔案信息化和數(shù)字化，通過(guò)虛擬載體進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存、調(diào)閱等服務(wù)。這種電子檔案對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)要求都很高，既需要清楚電子檔案的概念、數(shù)據(jù)處理模式和網(wǎng)絡(luò)管理方法等，又需要進(jìn)行整合利用、數(shù)據(jù)管理，建立起大型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）競(jìng)爭(zhēng)與協(xié)作理念。適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，既能促使檔案管理各部門(mén)溝通交流，團(tuán)結(jié)協(xié)作，又能提高檔案管理工作效率，提高信息處理技術(shù)和自動(dòng)管理技術(shù)，加快推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程。

三、現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下檔案工作創(chuàng)新的策略

（一）建立檔案信息數(shù)字化和信息化理念。電子檔案存儲(chǔ)于內(nèi)存之中，能夠?qū)⒓堎|(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，具有存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量大、存放空間占有率低的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)能夠多樣化儲(chǔ)存，包括文字、聲音、圖片、視頻等，既能豐富檔案內(nèi)容，又能提高信息存儲(chǔ)效率和正確率。同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案可能會(huì)受潮、日曬、腐蝕，造成不可修復(fù)的毀壞，而數(shù)字化檔案不受自然條件限制，能夠長(zhǎng)期保存，如果同步到云端，還能實(shí)時(shí)共享。而且，如果對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，還能保證安全性，而紙質(zhì)檔案的保密程度就遠(yuǎn)不及電子檔案。因此，需要樹(shù)立起正確的檔案信息數(shù)字化和信息化理念，清楚電子檔案的優(yōu)勢(shì)，積極實(shí)現(xiàn)檔案的電子化進(jìn)程，加快數(shù)字化速度。

（二）規(guī)范檔案信息創(chuàng)新管理標(biāo)準(zhǔn)。只有建立健全規(guī)范的檔案信息創(chuàng)新管理體系，將檔案管理新模式規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，才能保證檔案信息管理工作正常、有序進(jìn)行。信息時(shí)代的檔案管理工作需要進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的著錄標(biāo)引、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)等，只有一體化管理，才能最大限度地提高電子檔案信息的融合，才能提高檔案管理效率，才能形成體系化管理模式。

（三）完善電子檔案安全保證體系。電子檔案可以通過(guò)壓縮編碼加密等技術(shù)使得檔案讀取具有非隨意性和針對(duì)性，能夠最大限度地保證電子信息內(nèi)容的保密性和安全性，然而，電子信息檔案是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立起來(lái)的信息庫(kù)，在保證共享和實(shí)時(shí)的同時(shí)，卻由于互聯(lián)網(wǎng)自身存在的漏洞，出現(xiàn)檔案泄露等嚴(yán)重后果。這就需要在檔案管理工作中建立完善的電子檔案安全保證體系，進(jìn)行保密監(jiān)督和管理，進(jìn)行安全備份，對(duì)檔案使用流程嚴(yán)格跟蹤監(jiān)控記錄，一旦出現(xiàn)可疑情況及時(shí)處理。

（四）提升檔案管理工作人員素質(zhì)。傳統(tǒng)檔案管理對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求不高，而現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案工作對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)要求很高，既需要檔案管理業(yè)務(wù)，也需要一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠保證檔案的日常操作、管理和維護(hù)，能夠在出現(xiàn)安全和保密問(wèn)題時(shí)及時(shí)解決。同時(shí)由于檔案管理工作的特殊性，需要檔案管理人員具備高度的責(zé)任心和使命感，既要重視檔案的重要性，又要保證檔案的正確性，不斷適應(yīng)檔案工作的創(chuàng)新，才能提高自身的綜合素質(zhì)。

四、小結(jié)

在我國(guó)信息化的大環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)踐行檔案工作創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的需要，也是企業(yè)發(fā)展的需要。面對(duì)我國(guó)檔案創(chuàng)新工作所暴露出的各種問(wèn)題，需要深入研究，及時(shí)解決。一方面，建立檔案信息數(shù)字化和信息化理念、規(guī)范檔案信息創(chuàng)新管理標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，完善電子檔案安全保證體系，還要提升檔案管理工作人員素質(zhì)。給予檔案創(chuàng)新管理足夠的重視，才能保證檔案管理技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)，更好地為社會(huì)服務(wù)。

【參考資料】

[1]馬俊英，沙潔.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新研究[J].邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（01）：94-96.

[2]黨珍珠.信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].科技與企業(yè)，2012（02）：166.

[3]陳宇紅.企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)[J].海峽科學(xué)，2009（03）：49-50.