利用現(xiàn)代化信息技術加強檔案信息化建設

林龍霞

【摘要】現(xiàn)代社會信息化技術飛速發(fā)展，不少企業(yè)的檔案信息也開始趨于信息化的發(fā)展方向。檔案信息化主要指企業(yè)相關部門對檔案信息統(tǒng)一的規(guī)劃組織，并且在檔案資料管理過程中全面采用信息化的處理技術，對檔案資料進行有效管理，本文主要對利用現(xiàn)代化信息技術加強檔案信息化建設進行闡述。

【關鍵詞】現(xiàn)代化；信息技術；建設策略

一、前言

企業(yè)的檔案資料涉及面較為廣泛，改進整個企業(yè)的檔案管理過程非常復雜，需要進行多方面的協(xié)調。但是，由于普及網(wǎng)絡的信息技術利用率愈來愈高，為企業(yè)檔案管理信息化的轉變技術是勢在必行的。因此，探究如何利用現(xiàn)代化信息技術加強檔案信息化建設對各種企業(yè)而言，都具有重要意義。

二、目前的信息化建設與企業(yè)檔案管理

檔案的信息化在企業(yè)中建立是需要利用各種不同的學科知識、各種不同專業(yè)的配合、各種不同部門的協(xié)同工作以及多個配套環(huán)節(jié)的輔助而成的復雜工程。并不是單獨的企業(yè)工程項目，它在企業(yè)檔案管理的過程中不斷更新。但是老舊的檔案管理方法讓檔案信息依附的載體始終為紙質的載體，大大消減了檔案信息資料在企業(yè)中的流通能力和傳遞能力，降低了檔案資料所應該發(fā)揮的作用。檔案資料的豐富程度、差異程度以及全面程度都是現(xiàn)代社會的需求，都需要檔案管理工作在企業(yè)中能夠進一步提升?，F(xiàn)如今信息化與現(xiàn)代化檔案管理在企業(yè)中，已經(jīng)逐步成為檔案管理的發(fā)展趨勢。不僅是現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的必然要求，也為提高企業(yè)中檔案管理的水平。

三、企業(yè)檔案的信息化建設策略

（一）企業(yè)檔案的組織制度。在企業(yè)中實施檔案信息化，必須具有企業(yè)內部組織制度的明確保證與其他各個相關方面的工作配合。其中，企業(yè)內的領導對檔案的重視程度以及組織的制度執(zhí)行是檔案管理的關鍵，而檔案的標準程度與制度的規(guī)范程度是企業(yè)在進行檔案管理時的首要任務。并且企業(yè)檔案信息管理的財富之一就是企業(yè)內部檔案的信息化建設程度，投入資金的增加、開發(fā)利用能力的加強是推動并增進檔案信息化在企業(yè)中發(fā)展的重要前提。

（二）完善企業(yè)信息檔案制度。在企業(yè)中檔案管理信息化，其主要的內容是運用現(xiàn)代的計算機網(wǎng)絡技術對企業(yè)檔案信息進行管理，再建立檔案信息平臺并運行，取消了老舊企業(yè)檔案中的局限性，使之成為一個可以控制資料收集并對資料加以利用，且又擁有便捷操作的企業(yè)網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)。在企業(yè)的內部網(wǎng)絡中，采用數(shù)字簽名與身份信息認證的方式進行加密保護，這樣也便利了單位內部的每一臺電腦可以根據(jù)自己需求，自動查詢或者錄入檔案資料信息，再利用局域網(wǎng)進入范圍更廣闊的互聯(lián)網(wǎng)空間，有效提高信息收集的范圍?？茖W的檔案信息化管理規(guī)劃，能夠有效提升企業(yè)檔案管理的發(fā)展。由于不同類型的檔案都具有不同信息與特點，所以應該先對檔案資料進行科學性的論證與資料來源的調查，制定出一套符合檔案自己自身情況和符合企業(yè)自身情況的信息化建設短期規(guī)劃和長期規(guī)劃。

（三）建設企業(yè)軟件和硬件的設施。電子文件的管理以及數(shù)字檔案的管理是檔案信息化的主要體現(xiàn)，由于功能需求的不同，企業(yè)必須建立出龐大的資料信息資源庫，對不同用戶的訪問管理系統(tǒng)進行開發(fā)，并配置出高功率路由器、高效率交換機等對高性能的服務器進行處理，以便不斷擴大各類系統(tǒng)。在此之外，建設企業(yè)系統(tǒng)中的軟件系統(tǒng)也是不可忽視的，其中計算機的設計者開發(fā)提供的一類程序軟件，這些系統(tǒng)程序主要是使用計算機自身的邏輯功能管理其各種類型的資源信息。而第二類則是用戶利用計算機所提供的編制軟件，主要解決具體應用程序的問題。

（四）檔案中的信息資源。企業(yè)歷史信息一般以數(shù)字化的方式記錄，能夠有效接收到新的信息資源并進行整合，打造出管理的統(tǒng)一性、規(guī)劃的統(tǒng)一性、控制的統(tǒng)一性方式。挖掘信息資源中的各種知識，讓靜態(tài)的檔案模式一點點轉化成為動態(tài)的檔案模式。建立統(tǒng)一性的軟件網(wǎng)絡平臺，并使其能夠達到配置統(tǒng)一性、分類統(tǒng)一性、流向統(tǒng)一性，使信息的價值得到保存，提高了企業(yè)各個層面的工作效率和質量。

（五）充分利用現(xiàn)有的檔案信息。檔案信息化的工作已經(jīng)不是一項全新工作了，開展這項工作并不代表需要重頭開始，只是對傳統(tǒng)的檔案信息管理模式進行創(chuàng)新。除了采用電子化政務的方式之外，還應該利用原有的檔案信息方式為基礎，再利用計算機系統(tǒng)在檔案管理中已有的成果，不要重復工作，減少浪費的情況出現(xiàn)。

（六）檔案的數(shù)字化依賴設備的問題。電子化的文件與電子化的文檔在檔案管理時經(jīng)常會出現(xiàn)收集遺漏和管理丟失的問題，而采用高標準高容量的設備進行資料存儲可以解決此類問題的發(fā)生，并且最根本的數(shù)字化檔案的歸檔方式就是采用檔案與電子文檔一體化。其主要是通過計算機的網(wǎng)絡化管理進行，在檔案歸檔完成之后，還需要集中存儲歸檔后的電子文件。完成物理性的歸檔，是對數(shù)字化文件內容的一種保障，使其不會在時隔太久之后出現(xiàn)信息缺失或損壞的情況。

（七）培養(yǎng)檔案管理人才?，F(xiàn)代信息化技術發(fā)展速度相當驚人，檔案信息管理人員的素質也需要進一步提高。對檔案信息化有充分的了解、具備信息化意識是檔案管理人員必須具備的能力。通過在企業(yè)內部組建不同的項目小組進行競爭，促使檔案信息管理人員的技能水平和工作能力得到進一步的提升，并同時加強檔案業(yè)務知識的學習，保證檔案信息化建設的質量和發(fā)展。

四、結束語

結合上文所述，檔案信息化建設是現(xiàn)如今檔案管理的必然趨勢，因此，利用現(xiàn)代化信息技術加強檔案信息化的應用和管理，是促進檔案信息化順利發(fā)展的必要方式。

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