淺析醫(yī)院文書檔案管理工作

白永梅

摘 要：醫(yī)院文書檔案能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要依據(jù)。提高文書檔案管理水平，不僅關(guān)系到文書檔案信息本身能否得到高效完整的保存、調(diào)取和利用，還關(guān)系到醫(yī)院的信息利益和需求的滿足程度是否達到標(biāo)準(zhǔn)。本文從文書檔案管理工作的思想認識、文書檔案管理機制、文書檔案管理人員素質(zhì)以及文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等方面入手，分析了當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題，提出了提高文書檔案管理水平的具體措施，為更好地實現(xiàn)文書檔案管理工作的經(jīng)濟效益和社會效益提供了參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理

1 概述

文書檔案是一種重要的信息資源，通常是指國家機關(guān)、社會團體以及個人在各種社會活動中不斷形成并被作為原始記錄保存起來以便查證利用的歷史記錄，可以從多角度、多側(cè)面、多層次記載一個部門或單位的所有情況，具有較強的客觀性，屬于檔案的一個重要構(gòu)成成分。其中，文書檔案管理工作是文書檔案工作的重中之重，具有較強的專業(yè)性、服務(wù)性、保密性。

隨著社會發(fā)展，文書檔案作為醫(yī)院的重要信息資源，地位越來越重要，醫(yī)院的文書檔案管理水平是醫(yī)院管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展程度的重要標(biāo)志，對醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展具有重要的作用。因此，加強醫(yī)院文書檔案管理水平現(xiàn)代化建設(shè)是醫(yī)院適應(yīng)新的社會形勢，不斷提高醫(yī)院管理水平的需要，對于促進醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。

2 醫(yī)院文書檔案的特點

醫(yī)院文書檔案主要包括上級部門及領(lǐng)導(dǎo)的公文、醫(yī)院的重大事件和活動記錄、醫(yī)院工作人員及病患信息等最原始的資料，是非常重要的信息資源，具有規(guī)范性、服務(wù)性以及保密性等特點。

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性表現(xiàn)為各種公文、檔案的格式規(guī)范化、制式化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于醫(yī)院文書檔案的數(shù)量繁多，應(yīng)用價值較高，因此，規(guī)范性的文書檔案有助于文書檔案的統(tǒng)一管理，是做好醫(yī)院文書檔案管理工作最基本的保障，同時也能提高文書檔案的利用率，方便查詢調(diào)閱。

（二）服務(wù)性

醫(yī)院文書檔案具有較高的實用價值，其最大作用是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層，如根據(jù)文書檔案中相關(guān)資料進行編研或統(tǒng)計等工作，促使文書檔案資源得到合理的利用。因此，醫(yī)院文書檔案具有較強的服務(wù)性。

（三）保密性

醫(yī)院文書檔案中包含很多重要且不易公開的公文或資料，因此，保證文書檔案的安全非常重要。不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案還是電子文書檔案，保密工作都是醫(yī)院文書檔案管理的重要內(nèi)容。

3 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理意識不夠強

在相當(dāng)一部分醫(yī)院中，存在領(lǐng)導(dǎo)層對文書檔案工作認識不全面、不透徹的現(xiàn)象。文書檔案工作投入的人力和物力大，但見效慢，沒有明顯的經(jīng)濟效益，因此部分領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作不夠重視，說起來重要，做起來卻次要，認為文書檔案管理就是簡單的收集、歸納、保存而已，只要求文書檔案保存好，在工作需要的時候能夠提供參考。在眾多職能科室中文書檔案工作的地位不高，文書檔案管理人員安排少，甚至兼顧其他工作，缺乏專職檔案員，這種錯誤的觀點給醫(yī)院文書檔案管理工作的實施造成了重重阻礙，嚴重影響了醫(yī)院文書檔案管理水平的提高。

（二）文書檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多醫(yī)院都存在文書檔案管理制度缺失或不完善的問題，這與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對文書檔案管理工作不夠重視密切相關(guān)，文書檔案管理制度缺失或不完善直接導(dǎo)致文書檔案管理工作混亂，文書檔案的規(guī)范程度低，檢索效率不高。

（三） 文書工作與檔案工作銜接不緊密

文書與檔案管理工作既相互獨立又相互聯(lián)系，二者是相輔相成的關(guān)系。而在實際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

（四）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高

一些醫(yī)院的文書檔案管理人員，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)水平與文書檔案管理要求有一定的差距，或者經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)但是很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，專業(yè)知識陳舊，嚴重影響了醫(yī)院的文書檔案管理水平。

（五）各部門配合不夠

從醫(yī)院各部門收集文件資料，是醫(yī)院文書檔案管理工作的重要一環(huán)，但在操作過程中卻困難重重，有些部門為自己工作方便不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統(tǒng)一保管，而檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常心有余而力不足。這樣就會導(dǎo)致一些重要的文件資料散失，造成嚴重后果。

（六）文書檔案檢索效率不足

手工檢索與計算機檢索是文書檔案檢索的重要方式。一直以來，手工檢索被廣泛應(yīng)用。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，手工檢索方式應(yīng)用范圍較大。部分文書檔案管理人員為了完成手工檢索工作，花費大量時間與精力，且開發(fā)了許多樣式的檢索工具。但手工檢索的質(zhì)量一直不高，影響了文書檔案管理價值的發(fā)揮。文書檔案檢索效率不足，在關(guān)鍵時刻會影響醫(yī)院決策。

4 提高文書檔案管理水平的措施

（一）提升醫(yī)院決策層重視程度

作為文書檔案管理人員，應(yīng)積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，采取多種活動形式，向醫(yī)院決策層宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高決策層對檔案管理工作的認識，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入醫(yī)院工作重點，從而改善文書檔案管理的硬件設(shè)備，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，促進文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實際工作中，充分發(fā)揮文書檔案資料的作用。切實讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)體會到文書檔案工作的重要性。

（二）完善管理機制

建立健全相關(guān)規(guī)章制度，并強化執(zhí)行力。辦理公文按照規(guī)章制度，進一步優(yōu)化、細化檔案管理的程序和規(guī)定，使檔案管理制度簡潔明了，可操作性強。文書檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公文規(guī)定、嚴格審核、嚴格簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認真審核簽發(fā)手續(xù)、附件是否完善，審查文件格式是否規(guī)范，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進行，制定文件的發(fā)文范圍，嚴格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。endprint

（三）規(guī)范銜接文書工作和檔案工作。

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式、文件標(biāo)準(zhǔn)等文件材料的質(zhì)量。例如，嚴禁使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時查找。對領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會的記錄等帳外資料，及時收集處理，確保文件材料的完整。

（四）提高文書檔案管理人員素質(zhì)

信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新型文書檔案管理手段，熟練運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，堅持“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機制；建立文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)激勵機制，培養(yǎng)管理型、技術(shù)型、復(fù)合型文書檔案管理人才。

（五）加強部門合作，做好收集工作

文書檔案管理人員要主動了解業(yè)務(wù)部門的工作，加強交流，及時獲得信息，確保資料收集工作的順利開展。另外，在收集資料的過程中要分清重點，關(guān)注能夠展示醫(yī)院歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，為決策層提供有價值的證據(jù)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，文書檔案管理人員要善于收集有用的文件資料，做好鑒定、保管和統(tǒng)計工作。整理醫(yī)院在活動中形成的反應(yīng)細節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確醫(yī)院工作在不同時期的重點，服務(wù)大局。

（六）加強文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

用現(xiàn)代信息技術(shù)更新文書檔案管理工作，是新時期做好文書檔案管理工作的重中之重。計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給文書檔案管理工作提供了新的改革思路。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠促進文字型的文書檔案資料轉(zhuǎn)變成為電子資料，并與醫(yī)院的自動化辦公模式有機結(jié)合在一起，大大提高了文書檔案資料的檢索利用效率。新時期的文書檔案資料管理者要積極起草與修改原始文書檔案資料，利用相關(guān)軟件，建立醫(yī)院內(nèi)部的文書檔案信息系統(tǒng)，更好地應(yīng)用與掌握文書檔案資料。每一位文書檔案管理者都要結(jié)合自身崗位的實際需求，一邊學(xué)習(xí)新的技術(shù)，一邊開發(fā)全新的文書檔案管理方法，提高文書檔案管理工作的信息化水平。用信息技術(shù)提高文書檔案管理工作效率，是實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化變革的重要標(biāo)志。

5 結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要的依據(jù)。提高文書檔案管理工作水平，不僅關(guān)系到文書檔案信息本身能否得到高效完整的保存、調(diào)取和利用，還關(guān)系醫(yī)院信息利益和需求的滿足程度是否達到標(biāo)準(zhǔn)。只有切實認識到文書檔案管理工作的重要性，建立健全文書檔案管理機制，提高文書檔案管理人員素質(zhì)，加強文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，更新文書檔案的管理理念，才能不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷改進管理技術(shù)，更好地實現(xiàn)文書檔案管理工作的經(jīng)濟效益和社會效益。endprint