淺談項目檔案管理人員在項目建設(shè)管理過程中的定位思考

王愛霞

摘 要：本人從固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員的職業(yè)道德、專業(yè)知識、項目管理和檔案管理人員提高項目管理方法和加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理團隊的穩(wěn)定等方面出發(fā)，拙筆簡述項目檔案管理人員在項目建設(shè)管理過程中的定位，對隨后的工作責(zé)任和義務(wù)進行思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；項目管理；定位思考

固定資產(chǎn)投資項目的投入為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展，創(chuàng)造了更高的利潤和收入。作為國有企業(yè)，固定資產(chǎn)投資項目得到了國家的大力扶持，前期有投入，后期就有驗收。隨著固定資產(chǎn)投資項目管理制度的逐步完善，國家加大了對投資項目的驗收和監(jiān)管力度，也促使項目管理流程和檔案管理內(nèi)容進一步深度整合，逐漸形成了一套較為系統(tǒng)、完善的項目檔案管理體系。在項目建設(shè)過程中，項目建設(shè)管理人員和檔案管理人員理論聯(lián)系實際，緊密溝通，確保項目建設(shè)順利實施，項目建設(shè)原始資料及時歸檔。

本人曾從事過固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)和檔案管理工作近十年，下面我從項目檔案管理人員的職業(yè)道德及素養(yǎng)、項目檔案管理人員專業(yè)知識、項目管理和檔案管理人員應(yīng)逐步提高項目建設(shè)管理方法和加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項目管理團隊穩(wěn)定等方面出發(fā)，拙筆簡述項目檔案管理人員在項目建設(shè)過程中的定位，對所承擔(dān)的工作責(zé)任和義務(wù)進行了思考，敬請指正。

一、項目檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

首先，要具有良好的職業(yè)道德。作為一名合格的項目檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹立良好的職業(yè)道德和工作態(tài)度，勇于奉獻，樂于奉獻，開拓創(chuàng)新，奮發(fā)向上，兢兢業(yè)業(yè)，要有無私奉獻的道德情操，塑造項目管理人員良好的形象。

其次，要忠于職守，愛崗敬業(yè)。項目檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡到保護、管理好項目檔案的義務(wù)，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)保障，工作中應(yīng)當(dāng)對項目建設(shè)和發(fā)展傾注更多的精力，全心全意地投身到項目建設(shè)檔案管理工作之中，積極工作、熱情服務(wù)，保護好項目每一階段和每一環(huán)節(jié)的檔案及相關(guān)資料的準(zhǔn)確、完整與安全。

再次，要共同遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密。作為中華人民共和國的公民都應(yīng)該保守國家秘密，作為一名檔案工作者，由于所從事崗位特殊性，更有責(zé)任和義務(wù)保守國家秘密，增強保密意識，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，確保項目檔案信息的安全性，勇于與各種失密、泄密、竊密行為作斗爭。

最后，應(yīng)博學(xué)求進，提高服務(wù)質(zhì)量。項目檔案管理人員扎實的專業(yè)知識和工作能力，是管理好項目檔案的必要條件，肩負(fù)著保護檔案，延續(xù)項目檔案傳播之重任。項目建設(shè)總體分為三個階段，前期申報、中期建設(shè)及后期驗收，項目檔案貫穿于項目建設(shè)的始終，項目建設(shè)全過程賦予了項目原始檔案十分豐富的內(nèi)容，要想對這些檔案內(nèi)容進行廣泛科學(xué)的管理和有效利用，那么就要求項目檔案管理人員也應(yīng)該緊跟項目建設(shè)的始終，時時掌握項目建設(shè)進度，卓有成效地做好項目管理工作，運用掌握積累的專業(yè)知識，從不同角度提練檔案管理精髓，更好的服務(wù)好企業(yè)。

二、項目管理和檔案管理人員應(yīng)逐步提高項目建設(shè)管理方法和加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先，應(yīng)加強項目相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)。不管是項目管理人員，還是檔案管理人員都應(yīng)學(xué)習(xí)與之相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)知識。項目檔案資料是項目建設(shè)過程中逐步形成的，項目建設(shè)產(chǎn)生了項目檔案資料，它們之間是一體的，相互之間不能分割的。所以不管是項目管理人員，還是檔案管理人員都必須掌握與之相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)知識，這樣才能把項目管理和檔案管理做的更好。

一個項目從規(guī)劃、選址、地質(zhì)勘察、施工圖設(shè)計、計劃下達、招標(biāo)投標(biāo)、合同簽訂、直到竣工驗收等等，周期長，程序復(fù)雜，涉及的專業(yè)較多。作為項目檔案管理人員不能只知自己的“一畝三分地”，而忽略了與項目相關(guān)的其它業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，要圍繞項目申報申批、招標(biāo)投標(biāo)、“三同時”、財務(wù)審計、檔案歸檔范圍等每一環(huán)節(jié)的學(xué)習(xí)，牢固掌握每一個環(huán)節(jié)應(yīng)具備的知識，分辨有價值的資料應(yīng)及時立卷歸檔永久保存下來，下一步還要產(chǎn)生什么樣的資料等，每一階段都是環(huán)環(huán)相連，熟記流程，學(xué)精業(yè)務(wù)，才能防止出現(xiàn)紕漏，從而全面掌控一個項目的建設(shè)內(nèi)容和進度，項目檔案資料才能準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

兵器集團檔案館每年組織的檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不光是給檔案管理人員培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)知識，也是給項目建設(shè)管理人員學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識的一次機會，所以作為項目建設(shè)管理者該珍惜一年一次的學(xué)習(xí)機會，積極主動參與到檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)中。一名優(yōu)秀的項目管理者，除了應(yīng)具備項目業(yè)務(wù)知識外，還應(yīng)加強檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，特別是要掌握項目建設(shè)檔案歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

其次，要相互溝通、加強聯(lián)系。作為檔案管理人員，雖然不需要辦理項目建設(shè)管理過程的每一項工作，但項目建設(shè)所涉及的內(nèi)外部門及人員多，每個部門所承擔(dān)的業(yè)務(wù)不同，那么所涉及的專業(yè)就不同，作為檔案管理人員熟悉并掌握與項目建設(shè)相關(guān)的每一個環(huán)節(jié)的工作流程則是必不可缺的。例如：項目立項批復(fù)了，就需要下達投資計劃，各部門根據(jù)投資計劃就要開展項目建設(shè)的實施工作，根據(jù)項目批復(fù)內(nèi)容和實施方案，要求招標(biāo)的就必須嚴(yán)格按照《招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》開展招標(biāo)工作，不需要招標(biāo)的應(yīng)按照《物資采購比質(zhì)比價管理辦法》執(zhí)行。下一步就是合同的簽訂，設(shè)備的加工制造，到廠開箱驗收，收集資料，安裝調(diào)試及驗收等等。因此，項目檔案管理人員要時刻保持與項目管理人員的緊密聯(lián)系，緊跟項目建設(shè)進度，及時準(zhǔn)確的收回項目建設(shè)過程中的原始資料，確保項目檔案不出現(xiàn)遺漏，為項目檔案驗收提前做好準(zhǔn)備。

三、項目管理隊伍的穩(wěn)定是確保項目檔案準(zhǔn)確歸檔的關(guān)鍵

項目建設(shè)管理工作任重道遠，由于建設(shè)周期長，涉及的部門和人員較多，程序繁瑣，需要掌握的專業(yè)知識較多。因此，要保證項目管理人員和檔案管理要的穩(wěn)定，頻繁更換管理人員會造成項目管理脫節(jié)，同時還會導(dǎo)致之前形成的檔案無法做到第一時間歸檔，項目建設(shè)管理隊伍的穩(wěn)定是確保項目檔案完整的關(guān)鍵。

四、結(jié)束語

項目檔案管理人員在項目建設(shè)過程中起著至關(guān)重要的作用，同時也是提高固定資產(chǎn)投資項目檔案管理水平的關(guān)鍵人物。所以一個優(yōu)秀的項目檔案管理人員不僅要牢固掌握項目檔案管理制度、歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，更要掌握項目管理辦法和相關(guān)制度，在工作中博學(xué)求進，不斷探索，努力實踐，勇于創(chuàng)新，強化管理，使固定資產(chǎn)投資項目檔案管理更上一層樓。