規(guī)范食品監(jiān)管檔案管理，防范食品安全風險

徐洪欣

摘要：近年來，食品安全問題越來越受到人們的關(guān)注，這給食品安全監(jiān)管工作提出了更高的要求。食品監(jiān)管檔案管理是食品安全監(jiān)管工作的重要內(nèi)容，做好食品監(jiān)管檔案管理工作不但能夠促進食品監(jiān)管工作的順利開展，而且能夠推動食品監(jiān)管事業(yè)的順利發(fā)展。鑒于此，本文分析了食品監(jiān)管檔案管理的作用和措施，希望能為食品監(jiān)管工作的順利開展提供理論方面的借鑒。

關(guān)鍵詞：食品監(jiān)管；檔案管理；安全風險

頻繁發(fā)生的食品安全問題不僅對消費者的身體健康造成了嚴重的傷害，而且對正常的市場秩序造成了一定程度的破壞，也給經(jīng)濟社會的健康發(fā)展造成了嚴重的影響，加強食品監(jiān)管、防范食品安全風險成為一個亟待解決的問題。近年來，隨著食品安全法律法規(guī)的不斷完善，各地都加大了對食品安全的監(jiān)管力度，產(chǎn)生了大量的檢查記錄、審批材料、檢查報告等檔案，如何對這些檔案進行管理并向社會公布，是食品監(jiān)管部門面臨的重要問題。

一、食品監(jiān)管檔案管理的作用

（一）食品監(jiān)管檔案管理的內(nèi)涵

食品監(jiān)管檔案的管理和食品監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理是兩個類似卻又不同的概念。食品監(jiān)管檔案管理是指將食品監(jiān)管過程中產(chǎn)生的文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等資料進行記錄并整理歸檔的過程。食品安全事故將以食品監(jiān)管檔案中的文字、數(shù)據(jù)等資料進行闡述，并通過數(shù)據(jù)的預測和總結(jié)作用，起到承上啟下的作用，從而使食品監(jiān)管工作的效率得以提高。食品監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理是指監(jiān)管過程中所記錄的信息必須準確和真實，所記錄的資料必須具有全面性，不能出現(xiàn)概念不清或者信息片面的問題。因此，我們不僅要對食品監(jiān)管檔案進行管理，更要對其進行規(guī)范化管理。

（二） 食品監(jiān)管檔案管理的作用

對食品監(jiān)管檔案進行規(guī)范化管理具有以下幾個方面的作用：首先，可以保證食品監(jiān)管檔案的信息真實準確，有效杜絕無效信息的出現(xiàn)，能夠?qū)⑹称钒踩矫娴碾[患消除在萌芽狀態(tài)；其次，檔案的預測作用能夠使食品安全部門在第一時間對食品安全問題進行處理，避免食品安全問題的進一步擴大；再次，將食品監(jiān)管檔案及時向社會公布，有利于實現(xiàn)廣大人民群眾對食品企業(yè)的監(jiān)督，為食品安全監(jiān)管工作的順利開展提供堅實的保障。

二、 食品監(jiān)管檔案管理有效措施

為了保證食品監(jiān)管檔案管理工作的有效開展，食品監(jiān)管部門應當針對食品監(jiān)管檔案管理形成完善的工作網(wǎng)絡體系，通過各方配合，形成合力，推動食品監(jiān)管檔案管理工作的順利開展。

（一）一戶一檔 規(guī)范管理

食品安全管理部門應當把所有的食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商納入到食品安全監(jiān)管范圍內(nèi)，通過一戶一檔的途徑對其進行直接監(jiān)督和管理，提高食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商對食品安全的重視程度，使其自覺對食品生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)行規(guī)范化管理。食品監(jiān)督部門應當對每個具有食品生產(chǎn)權(quán)和經(jīng)營權(quán)的單位進行監(jiān)督，并對監(jiān)督的次數(shù)和結(jié)果進行總結(jié)和整理，形成獨立的文件和目錄，供以后查詢使用。通過一戶一檔的途徑進行食品監(jiān)管可以使食品監(jiān)管部門及時掌握食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商的經(jīng)營狀況，從而實現(xiàn)實時監(jiān)督和管理?？傊?，通過一戶一檔的途徑進行食品監(jiān)管是保障食品安全的有效途徑。

（二） 規(guī)范檔案 歸檔順序

在實際的食品監(jiān)管檔案管理過程中，管理人員如果不按照規(guī)定的工作程序來開展檔案管理工作，就會影響檔案管理和使用的效果與質(zhì)量。因此，為了避免此類問題的發(fā)生，食品監(jiān)管部門應當對檔案管理人員進行培訓和教育，進一步明確食品監(jiān)管檔案的歸檔程序，使工作人員詳細地了解并扎實地掌握正確的檔案歸檔流程及方法，并要求所有工作人員嚴格按照以下程序開展檔案管理工作：了解企業(yè)信息——填寫食品安全普查表——填寫巡查狀況登記表——填寫復查狀況登記表。在食品監(jiān)管過程中，監(jiān)管人員會經(jīng)常遇到一些食品安全問題，這就要求監(jiān)管人員及時撰寫質(zhì)量檢查和整改報告并呈交上級主管部門審閱。相關(guān)報告一定要書寫規(guī)范并按時歸檔，確保食品監(jiān)管檔案有較高的質(zhì)量。

（三）強化案卷 檔案管理

食品安全管理部門應當加強對案卷檔案的管理。案卷檔案指的是一些具體案件的檔案，也就是具有處罰結(jié)果和處罰決定書的檔案。案卷檔案是一類特殊的檔案，不但具有一般檔案所具有的特點，而且具有一些特殊的性質(zhì)，其不僅是以前監(jiān)督工作的痕跡，也是今后監(jiān)督工作的依據(jù)。案卷檔案的來源包括投訴舉報、專項檢查和日常監(jiān)督等。要做好案卷檔案管理工作，首先應當掌握監(jiān)管區(qū)域的食品生產(chǎn)商和食品經(jīng)營商的數(shù)量和情況，并根據(jù)其生產(chǎn)經(jīng)營特點對其建立監(jiān)管檔案，保證執(zhí)法過程中沒有遺漏、交叉和重復，有效避免執(zhí)法不嚴、分類不明和責任不清等問題的發(fā)生。

食品安全監(jiān)督和懲處工作應當按照《行政處罰法》的相關(guān)規(guī)定進行，確保案件處理過程中的現(xiàn)場筆錄、處罰決定書和整改通知書等材料得到有效記錄，簽名或者數(shù)額應當清晰可見，避免隨意涂改，并按照事件的發(fā)生順序?qū)Σ牧线M行裝訂和整理。所有的案卷檔案在歸檔之前都要經(jīng)過審核部門的審核，嚴禁對缺乏規(guī)范性、嚴謹性和明確性的材料進行歸檔，而且檔案一旦進入檔案室則不得隨意進行更改和調(diào)換。規(guī)范的案卷檔案不但能夠為今后的食品監(jiān)管工作提供依據(jù)，也是處理行政訴訟案件的直接證據(jù)。因此，為了提高監(jiān)管檔案的安全性和執(zhí)法工作的嚴謹性，食品監(jiān)管部門應當加強對案卷檔案管理工作的重視程度。

（四） 加強檔案 管理制度宣傳

當前，部分食品安全監(jiān)管人員對檔案管理工作認識不到位，在實際工作中不重視檔案管理工作，從而出現(xiàn)了監(jiān)管檔案丟失、檔案內(nèi)容不全、工作效率低下等一系列問題，阻礙了食品安全監(jiān)管工作的開展。因此，食品監(jiān)管部門應當做好食品安全監(jiān)管檔案管理制度宣傳工作，通過微信、微博等新興媒體進行廣泛宣傳，在單位內(nèi)部形成食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的輿論氛圍，以檔案規(guī)范化管理先進事跡為主要宣傳對象，增強檔案管理人員及資料搜集人員對食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的認識程度，引導工作人員在工作過程中自覺遵守相關(guān)流程辦法和管理規(guī)定，真正實現(xiàn)食品安全監(jiān)管檔案管理工作效率的提高。

結(jié)語

在我國食品安全事件頻發(fā)的背景下，加強對食品生產(chǎn)商和經(jīng)營商的監(jiān)督和管理是非常必要的，這不但能夠為食品安全監(jiān)管提供依據(jù)，使我國的食品安全監(jiān)管工作落到實處，而且能夠?qū)κ称钒踩录M行有效預測，防止食品安全事件的發(fā)生。食品監(jiān)管部門應通過規(guī)范檔案歸檔順序、強化案卷檔案管理、加強檔案管理制度宣傳等途徑，提高食品監(jiān)管檔案管理的規(guī)范化程度，將食品監(jiān)管工作落到實處，為食品安全提供堅實的保障。

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（作者單位：山東省青島市城陽區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局，山東 青島 266109）endprint