創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

陳驊

摘要：隨著信息化的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了這個(gè)社會(huì)的發(fā)展速度，滿足不了社會(huì)的需求，企業(yè)必須創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)企業(yè)的信息化和人才資源的管理具有非常重要的作用，對(duì)于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著積極的意義。因此，企業(yè)必須重視檔案管理信息化的建設(shè)，從檔案管理的理念創(chuàng)新入手，從而影響管理創(chuàng)新。然而，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程中還存在著許多挑戰(zhàn)，為此，本文將對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)以及創(chuàng)新檔案管理與實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)系進(jìn)行闡述，并分析當(dāng)前檔案管理信息化所面臨的問題，從而提出創(chuàng)新檔案管理理念的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；理念；信息化；創(chuàng)新

新時(shí)期檔案管理的目標(biāo)，是通過有機(jī)地整合遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等各種現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)而形成一套完整的服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息的共享和檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸。隨著我國科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是依靠手工記錄，速度慢且查閱不方便，已經(jīng)滿足不了信息時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新迫在眉睫，也是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)。檔案管理信息化具有高效、持久和安全等優(yōu)勢(shì)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化和人力資源的管理具有十分重要的意義。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和信息化，必須先對(duì)檔案管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

1、提高了工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由工作人員依賴于手工操作來完成的，并且要求收集的資料的完整性，也避免出現(xiàn)漏寫或者漏抄的情況，這種工作方式很容易造成資料的丟失和損壞情況出現(xiàn)。同時(shí)在用筆規(guī)范以及在字跡方面的要求都相仿嚴(yán)格，在分類和統(tǒng)計(jì)方面也要做到準(zhǔn)確無誤。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，檔案管理的工作人員只需要在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行建檔、歸檔、分類等操作就可以了，操作起來非常簡(jiǎn)單和快捷，從而提高了工作效率。

2、方便資源的共享

傳統(tǒng)的檔案管理由于受到空間和時(shí)間上的限制是很難實(shí)現(xiàn)信息資源的共享的，使得很多有用的信息被埋沒在灰塵之中，沒有人能夠注意到這些信息，從而導(dǎo)致了大量的信息資源得不到有效的利用，且成本的消耗也比較大，在信息查找方面也非常不方便。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行了有效的整合和分類，不僅加快了人們的查找速度，也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

3、使信息的保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案資料都是由紙質(zhì)檔案構(gòu)成的，而信息化的檔案管理是電子文件載體材料，即電子檔案，其最大的優(yōu)點(diǎn)就是保存的時(shí)間久，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的流逝而不斷出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，會(huì)受到溫度、濕度、化學(xué)物質(zhì)等影響而容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就造成無法挽回的損失。而電子檔案就不會(huì)受到這些因素的影響，受到外部環(huán)境的影響很小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。而隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件的設(shè)備也更加成熟，可以根據(jù)不同的需要而建立不同文件格式的電子檔案。

4、提高了傳遞的速度和傳遞的安全性

在傳統(tǒng)的文件傳遞方式主要靠郵政快遞，受到時(shí)間和空間的限制，在過程中常常會(huì)發(fā)生工作人員私存問卷或者在文件的傳遞過程出現(xiàn)丟失的情況，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)傳遞延誤的情況，這些都給檔案人員的歸檔和其他人員的檢索工作帶來了很多不便。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行傳遞，不僅提高了傳遞的速度，也保證了文件在傳遞過程中的安全性。

二、創(chuàng)新檔案管理理念與實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)系

1、創(chuàng)新管理檔案理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的創(chuàng)新過程中，首先要轉(zhuǎn)變的就是檔案管理者的觀念，讓其在意識(shí)上認(rèn)清檔案管理信息化的重要性，那么要想轉(zhuǎn)變檔案管理者的觀念就必須對(duì)管理檔案的理念進(jìn)行創(chuàng)新。傳統(tǒng)的管理理念是只要將檔案信息封存起來就可以了，并不對(duì)外服務(wù)。而信息化的今天，這種理念無疑是行不通的，必須要?jiǎng)?chuàng)新，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境中，必須要實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，保持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。另外，在企業(yè)中，很多管理者對(duì)于檔案管理部門并不是很重視，這種管理理念也阻礙了檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其前提必須是創(chuàng)新管理檔案的理念。

2、創(chuàng)新檔案管理理念的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

在檔案管理的創(chuàng)新中，通過創(chuàng)新檔案管理的理念，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行建檔、歸檔、查詢以及為社會(huì)公開服務(wù)等，從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。在信息化條件下，檔案的管理與現(xiàn)代的科技手段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)融合現(xiàn)象，并成功的運(yùn)用了電子信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)方式下檔案管理的不足，并取得了一定的成果。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化所面臨的問題

1、網(wǎng)絡(luò)媒介影響檔案的保密性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在為信息共享帶來了方便快捷服務(wù)的同時(shí)，也對(duì)檔案管理的保密性和安全性造成了一定的威脅。主要是因?yàn)闄n案管理人員缺乏檔案安全和保密的意識(shí)，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)不夠成熟，還有遭受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，這些都會(huì)使檔案管理的保密性和安全性受到了巨大的威脅，因此，企業(yè)必須重視對(duì)管理人員的培訓(xùn)和加強(qiáng)管理技術(shù)方面的改進(jìn)。

2、電子檔案的管理方式有待提高

隨著企業(yè)的電子檔案的數(shù)量越來越大，那么其管理方式的創(chuàng)新也成了企業(yè)檔案管理中應(yīng)該思考的問題。根據(jù)電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式來對(duì)電子檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，可以建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理方式，使檔案管理更加快捷和安全。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響， 造成文件的丟失， 同時(shí)用郵寄的方式來傳輸文件， 也會(huì)影響傳輸?shù)募皶r(shí)性， 這就給檔案管理工作帶來了困難， 但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸， 可以有效地縮短傳輸?shù)臅r(shí)間，保障了檔案資源的安全性， 提高了檔案管理工作的效果。endprint

3、檔案管理部門之間缺乏合作意識(shí)

在檔案管理工作中，受到如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的影響，在部門內(nèi)部的工作人員之間彼此也在競(jìng)爭(zhēng)，這樣就使得在檔案管理工作中缺乏合作的意識(shí)，缺乏相應(yīng)的溝通和交流，從而影響到檔案管理工作的順利進(jìn)行，阻礙了檔案管理的發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，沒有檔案管理工作人員之間的互相協(xié)調(diào)是很難的，因此，提高檔案管理部門之間的合作意識(shí)是檔案管理創(chuàng)新中十分重要的內(nèi)容。

四、創(chuàng)新檔案管理理念的措施

1、提高檔案管理的意識(shí)和水平

有很多單位的人事檔案管理人員都并非是專業(yè)出身，缺乏相應(yīng)的檔案管理意識(shí)，在檔案管理工作中不認(rèn)真，對(duì)于人員的備案和資料的管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，這就會(huì)給其他部門對(duì)于人員的安排和調(diào)度帶來不便，一旦有突發(fā)的事情發(fā)生，就不能很及時(shí)派遣和選擇有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)員工去解決問題。這就要求檔案管理人員要提高自身的檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，在工作中嚴(yán)格要求自己，細(xì)致認(rèn)真的對(duì)檔案進(jìn)行鑒別和分裂，嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，做好檔案的傳遞工作，當(dāng)接到調(diào)檔函時(shí)，應(yīng)認(rèn)真的裝訂、編號(hào)、分類和收集，做好企業(yè)的人力資源檔案管理工作。另外，企業(yè)還要積極的做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，利用更加先進(jìn)的手段和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來進(jìn)行檔案管理的工作，從而提高檔案管理的水平。

2、健全檔案管理制度

檔案管理信息化必須要求對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，健全檔案管理制度。在傳統(tǒng)的檔案管理中由于沒有一套完善的檔案管理制度，使得檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而制約了檔案管理的發(fā)展，也對(duì)檔案管理工作加大了工作難度。因此，健全檔案管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一化的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而有效的提高人事檔案的利用率和管理效率，這也是檔案管理中的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的利用和收集，根據(jù)管理制度的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來對(duì)檔案進(jìn)行撤銷、調(diào)度和錄用等管理工作。在采集員工信息時(shí)盡量做到清晰、準(zhǔn)確和完整，并對(duì)人員檔案進(jìn)行科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的歸類，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)致和認(rèn)真，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效利用和科學(xué)管理，從而提高檔案管理的水平。

3、加強(qiáng)信息管理的安全性

檔案管理的安全問題是目前檔案管理信息化中普遍存在的關(guān)鍵問題，受到計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)黑客等因素的影響，使檔案信息管理缺乏一定的安全性和保密性。因此，我們要從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，不斷提高檔案管理的安全性。首先，是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育宣傳工作，不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，提高他們的工作責(zé)任心，同時(shí)還要加強(qiáng)其計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的培訓(xùn)，熟悉安全防護(hù)軟件的使用。其次，對(duì)信息管理進(jìn)行安全保護(hù)，可以采取檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻和查閱檔案要進(jìn)行身份認(rèn)真等措施來進(jìn)行保護(hù)，切實(shí)做好信息管理的安全保護(hù)工作，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化中理念創(chuàng)新的重要內(nèi)容。

4、利用先進(jìn)的技術(shù)不斷推進(jìn)管理創(chuàng)新

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供了多種多樣的技術(shù)保障，在檔案管理中，只有不斷利用先進(jìn)的技術(shù)，才能不斷推薦檔案管理的創(chuàng)新，使檔案管理更加方便、快捷和安全。首先，要配置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，確保檔案管理設(shè)備的質(zhì)量要滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)和研發(fā)，使檔案管理與我們的日常生活能夠聯(lián)系起來。再次，是利用計(jì)算機(jī)集成技術(shù)，從而不斷加大計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存容量，以滿足信息化檔案管理的需求。另外，是要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，根據(jù)檔案管理信息化的要求對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)和吸取，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，對(duì)人事檔案的管理也提出了更高的要求，其最終的目標(biāo)都是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理能夠更加方便、快捷地為企業(yè)和社會(huì)做服務(wù)。新型檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于提高人事檔案管理的效率和檔案的利用率有著重要的意義。因此，就需要檔案的管理人員要轉(zhuǎn)變管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，促進(jìn)新型檔案管理的發(fā)展，為以后更高水平的檔案管理方式提供經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)水平的提高服務(wù)。

小結(jié)

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人才已經(jīng)成為了國家和企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，那么做好人事檔案管理和提高檔案管理的水平已經(jīng)成為了國家和企業(yè)進(jìn)步的重要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效的提高檔案管理的效率和水平，更好的為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要對(duì)檔案管理的理念進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，再對(duì)檔案管理的技術(shù)和模式進(jìn)行創(chuàng)新，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，更好的為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。

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（作者單位：上海港城開發(fā)（集團(tuán)）有限公司，上海 201306）endprint