論檔案工作在交通領(lǐng)域的管理與應(yīng)用

趙立華

摘 要：交通運輸業(yè)的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映交通運輸業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)能力，而且還可以為總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗提供重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案本身在現(xiàn)代化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化，管理流程、手段等發(fā)生了相應(yīng)的變化。

關(guān)鍵詞：檔案工作；交通領(lǐng)域；管理；應(yīng)用

引言

公路交通運輸業(yè)的檔案管理是十分重要的，它不僅能反映公路交通運輸業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)能力，而且還可以為總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗提供重要依據(jù)。檔案是否真實和完整，這一結(jié)果將會直接影響到檔案工作的質(zhì)量，甚至是公路交通事業(yè)未來的發(fā)展。然而檔案管理工作往往最容易被忽視，是檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的失誤將嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量和水平。如何切實到位地做好檔案管理工作，是目前公路交通運輸業(yè)檔案工作中亟待解決的一個問題。

1交通檔案概述

隨著全球化經(jīng)濟的發(fā)展，使我國的經(jīng)濟發(fā)生了翻天覆地的變化。在市場經(jīng)濟的背景下，汽車行業(yè)發(fā)展迅速，作為一種交通工作，給人們的生活帶來了極大的便利，促進人們生活方式和出行方式的改變。但是交通行業(yè)在發(fā)展的過程中，也引發(fā)了一系列的社會問題。通過對當(dāng)前城市交通工具的數(shù)量進行統(tǒng)計，幾乎每個家庭都有至少一輛交通工具，交通工具數(shù)量的提升，給交通行業(yè)的管理工作帶來了較大的麻煩，同時增加了交通檔案的管理工作壓力。交通檔案管理是對交通發(fā)展中各項數(shù)據(jù)信息的記錄，自身具有較強的經(jīng)濟效益和社會效益，是國家信息資源的重要組成部分，對交通行業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。

2當(dāng)前交通領(lǐng)域檔案工作存在的問題

2.1檔案管理意識淡薄

檔案資料的收集、整理容易被忽視，尤其是在當(dāng)前工作中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當(dāng)成是浪費時間和精力的事情。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度形同虛設(shè)，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范，近幾年新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

2.2檔案管理不完善

建立良好的檔案管理機構(gòu)是檔案管理工作的前提和保證，同時也是檔案管理工作有效進行的基本條件。但是在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，人員中均未設(shè)置此管理機構(gòu)，這樣，就導(dǎo)致在核算、開支、創(chuàng)收、分配等方面無統(tǒng)一管理，并且所依據(jù)的規(guī)章制度也不一，不能協(xié)調(diào)一致，最終導(dǎo)致各自為政，無人負責(zé)，檔案管理不夠規(guī)范。

2.3落后的檔案管理手段

現(xiàn)階段，檔案管理技術(shù)已經(jīng)跟不上日益增長的檔案利用需求，詳細原因如下：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用；三是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

2.4檔案管理人員專業(yè)技能較低

人員道德素質(zhì)修養(yǎng)不高，對檔案管理工作認識程度不夠。目前在很多地方并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職管理，這些人沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗，加以自己主觀的想法，這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質(zhì)量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價值不高。

2.5檔案綜合管理力度不強

現(xiàn)在綜合檔案管理室是一個班組，在行政上無法對其他部門進行管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，造成檔案丟失。

3檔案工作在交通領(lǐng)域的管理與應(yīng)用對策

3.1優(yōu)化交通檔案資源結(jié)構(gòu)

在交通檔案工作領(lǐng)域進一步優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)，促進交通檔案的合理布局，提升交通領(lǐng)域檔案工作的效率，促進交通檔案事業(yè)的發(fā)展。交通檔案領(lǐng)域的各個部門應(yīng)該積極配合上級部門的指導(dǎo)，全力投入到對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革中去，改變以往交通領(lǐng)域檔案工作分散化管理的局面，進行更加科學(xué)化的統(tǒng)一管理，減少各部門之間的職責(zé)混淆，優(yōu)化交通領(lǐng)域檔案工作的資源效率，促進交通檔案管理工作的發(fā)展。對交通檔案進行整理的模式有很多，需要檔案人員在工作中，不斷地進行摸索和嘗試，例如可以通過建立目錄數(shù)據(jù)庫的方式，實現(xiàn)對檔案的快速檢索，提高交通檔案的查詢效率。此外，對于一些價值較高的交通檔案，要實現(xiàn)實體接收和電子接收相結(jié)合的方式，方便各單位進行查找，從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。

3.2重視交通檔案人才隊伍建設(shè)

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，給交通檔案部門的工作管理提出了更高的要求。因此，交通檔案部門要加快自身隊伍建設(shè)，提高相關(guān)人員的素質(zhì)和能力，促進交通檔案工作又好又快發(fā)展。當(dāng)前交通檔案工作人才隊伍年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識觀念相對落后，所以迫切需要引進一批具有專業(yè)知識的青年人才，給交通領(lǐng)域的檔案管理工作注入新的活力。通過年輕一代的知識和創(chuàng)造力，使得當(dāng)前的檔案人員知識水平得到進一步的補充，豐富檔案知識儲備，提升檔案管理的能力。此外，應(yīng)該加強對檔案管理人員的知識和技能培訓(xùn)，促進檔案管理人員主動性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。交通檔案工作的相關(guān)部門同組織開展集體培訓(xùn)的方式，給檔案管理人員提供發(fā)展的機會，使其進入到檔案管理工作水平較高的部門學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性，更加積極地吸收檔案管理知識，提高交通檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.3推進交通檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行業(yè)的運用促進了生產(chǎn)效率的極大提高。因此，在交通領(lǐng)域的檔案管理工作中，相關(guān)部門要加快交通檔案信息的數(shù)字化設(shè)計，提高交通檔案工作的質(zhì)量，交通檔案信息化建設(shè)不僅包括無紙化辦公模式，還包括對當(dāng)前各種室內(nèi)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。對于當(dāng)前的紙質(zhì)文本信息主要通過掃描儀等設(shè)備儀器進行信息錄入，而錄音等音頻文件可以通過聲音采集媒體進行計算機傳輸，實現(xiàn)交通檔案信息的數(shù)字化，促進檔案信息管理效率的提高，節(jié)約檔案管理成本。通過信息化的交通檔案保存工作，可以使檔案工作人員從傳統(tǒng)的煩瑣勞動中解脫出來，進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，極大地降低了交通檔案的管理成本，在接收檔案時按照接收者錄入的原則，提高檔案工作的效率，方便相關(guān)交通部門信息檢索。

結(jié)束語

綜上所述，促進檔案工作在交通部門領(lǐng)域的應(yīng)用，有利于交通檔案管理工作質(zhì)量的進步，對于促進整個交通行業(yè)效率的提升具有重要的作用。通過科學(xué)的管理手段提高交通檔案的管理水平，實現(xiàn)交通檔案價值的開發(fā)與利用，進行檔案資源的最優(yōu)化配置，更好地發(fā)揮交通信息的作用，促進交通部門經(jīng)濟效益和社會效益的提高。

參考文獻

[1]韋艷玲.知識管理在交通科技檔案工作中的應(yīng)用[J].城建檔案，2017（12）：62-63.

（作者單位：興隆縣交通運輸局）