檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

吳麗亞

摘 要：科技的發(fā)展帶來了技術(shù)的革新，檔案的管理水平也在不斷的技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展中得到進(jìn)步。由于檔案管理的不斷發(fā)展和完善，信息技術(shù)的不斷突破和進(jìn)步，大大的推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的潮流，在不斷地發(fā)展中，檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用也越來越廣泛，在這一大背景下，檔案管理安全問題也在發(fā)展中逐漸暴露出來。目前，在檔案管理中，信息安全問題成為了影響檔案管理發(fā)展，阻礙檔案管理建設(shè)的重要隱患因素。為了加強(qiáng)檔案管理的安全保密性，提高網(wǎng)絡(luò)安全，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理環(huán)境進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行針對(duì)性的對(duì)策提出。筆者根據(jù)相關(guān)資料，從當(dāng)前檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對(duì)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進(jìn)行分析討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；安全問題

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高。當(dāng)然，在此進(jìn)程中也會(huì)遇到許多信息安全問題，會(huì)給檔案管理帶來許多新的變化。

1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

1.1 管理軟件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，安全性能差

對(duì)于整個(gè)檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以及復(fù)雜性的特點(diǎn)，為了對(duì)其進(jìn)行有效的管理，一般都會(huì)進(jìn)行管理軟件的應(yīng)用，但是目前對(duì)于檔案管理軟件并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在管理軟件的開發(fā)上面，并沒有以國(guó)家為主導(dǎo)的，標(biāo)準(zhǔn)化的軟件出臺(tái)，基本都是自主研發(fā)的一些管理軟件，不僅不符合國(guó)家設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，而且軟件的一些篩選計(jì)算功能低下，數(shù)據(jù)庫(kù)容量小以及共享性差，防火墻存在缺陷，抗病毒能力差，軟件性能差等，都會(huì)給檔案管理帶來極大的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)[1]。這給檔案的管理帶來了許多的困難，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

1.2 網(wǎng)絡(luò)信息安全得不到保障

當(dāng)前，在檔案的錄入、歸檔以及查閱、編輯方面，每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能遭受來自外部的攻擊，導(dǎo)致檔案文件的泄露。檔案的保密是整個(gè)檔案管理工作的重中之重，不管是來自外部的技術(shù)攻擊，還是來自內(nèi)部管理人員的不合規(guī)操作，都有可能威脅到檔案文件的安全[2]。而且受到當(dāng)前技術(shù)的局限，以及由于投入不足導(dǎo)致的設(shè)備陳舊，軟件程序落后等問題，檔案管理的安全沒有得到保障，這就對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了較為惡劣的影響。

1.3 檔案工作人員的技術(shù)水平不足，操作不合規(guī)

隨著檔案管理的發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質(zhì)偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術(shù)應(yīng)用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業(yè)務(wù)精通的綜合性復(fù)合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術(shù)水平局限性，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，無法使用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當(dāng)前的管理技術(shù)得到進(jìn)步。

2 信息化檔案管理環(huán)境下加強(qiáng)檔案安全保密的改進(jìn)建議

2.1 加強(qiáng)軟件開發(fā)，提高安全性能

對(duì)于整個(gè)檔案的管理來說，不僅需要做好檔案的錄入、歸檔、調(diào)閱編輯等一系列的工作，更重要的是做到對(duì)檔案信息的安全保護(hù)[3]。因?yàn)闄n案的安全保密性能是其最重要的特性，必須要高度重視。因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，一定要進(jìn)行檔案管理軟件的謹(jǐn)慎篩選，依據(jù)相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來加強(qiáng)軟件的開發(fā)，加強(qiáng)技術(shù)的革新和進(jìn)步，提高軟件的安全性和穩(wěn)定性，防止發(fā)生一些來自外界的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊而導(dǎo)致檔案文件的泄露，造成一些不必要的損失。盡量選擇正規(guī)的、安全性能高、系統(tǒng)穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案文件的保密性能。加強(qiáng)資金的投入，將檔案管理所需要的一些設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充和更新，讓基礎(chǔ)設(shè)施滿足檔案管理的需求，防止出現(xiàn)技術(shù)漏洞或設(shè)備陳舊而引發(fā)的管理問題。

2.2 加強(qiáng)檔案工作人員的工作能力和工作素質(zhì)

在整個(gè)檔案管理中，檔案工作人員有著極其重要的作用，為了提高檔案管理的水平，提高檔案管理的效率，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，就必須從檔案管理員工入手，來進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)。加強(qiáng)檔案工作人員的工作能力，要定期對(duì)工作人員來進(jìn)行培訓(xùn)，將現(xiàn)行的一些技術(shù)手段和先進(jìn)設(shè)備的使用方法進(jìn)行傳授，還有在新形勢(shì)下的檔案管理所必須具備的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，也必須進(jìn)行教導(dǎo)，例如一些基本的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，多媒體技術(shù)以及一些微縮攝影技術(shù)等等，將一切涉及到檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)做好普及，確保工作人員在進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)能夠不出問題，確保檔案工作的順利進(jìn)行。保障相關(guān)檔案管理人員能夠有較高的個(gè)人素質(zhì)，避免出現(xiàn)非法泄露檔案信息，惡意出賣檔案資料的現(xiàn)象[5]。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高數(shù)據(jù)容量和數(shù)據(jù)處理能力，綜合提高安全性能

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用是數(shù)字化管理的核心，也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，經(jīng)過編程和處理能夠讓其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行計(jì)算和分析，以檢索出自己所需要的信息，從數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的工作原理上，我們可以發(fā)現(xiàn)，它實(shí)際上是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和處理的一門信息處理技術(shù)。在進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，我們可以利用這門技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析、檢索和處理并且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行不斷的補(bǔ)充擴(kuò)展和更新。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是檔案管理中最主要的應(yīng)用技術(shù)，對(duì)于提高檔案管理水平有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，必須要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的使用，提高檔案的管理能力和管理水平。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的不斷完善來提高數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性能，提高檔案的保密性[5]。

3 結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案管理的發(fā)展提供了新的契機(jī)，為檔案管理發(fā)展提供了助力，另一方面，在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展中，許多安全問題也暴露出來，對(duì)檔案管理的信息安全建設(shè)帶來了極大的困擾。由于軟件技術(shù)的局限，復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，再加上目前檔案管理中部分檔案管理人員安全意識(shí)薄弱，管理者綜合素質(zhì)不足，導(dǎo)致了檔案管理的信息安全問題日益嚴(yán)峻。為了改變這一尷尬局面，需要不斷的加強(qiáng)檔案管理信息安全，提高信息安全意識(shí)，促進(jìn)管理者的管理水平的提升。由于認(rèn)知的局限，筆者對(duì)于相關(guān)問題的看法還較為淺顯，還需要更多的專家學(xué)者來進(jìn)行補(bǔ)充擴(kuò)展，以此來促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，提高檔案管理的安全保密性能。

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（作者單位：山東省東明縣武勝橋鎮(zhèn)人民政府）