經(jīng)費(fèi)波動情況下電子資源采購策略初探

阮楠

【摘 要】館藏電子資源是每個圖書館館藏文獻(xiàn)的重要組成部分，目前因?yàn)閿?shù)據(jù)庫漲幅，經(jīng)費(fèi)不穩(wěn)定等原因，高校圖書館普遍存在購置經(jīng)費(fèi)緊張的問題。掌握電子資源采購的方法，策略和流程是高校電子資源采購人員的必備素質(zhì)。該文以西安工程大學(xué)圖書館為例，分析經(jīng)費(fèi)波動情況下電子資源采購工作中的策略和技巧。

【關(guān)鍵詞】電子資源 采購策略 經(jīng)費(fèi)

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.16.207

隨著電子出版、網(wǎng)絡(luò)出版以及相關(guān)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，高校圖書館的電子資源日益增加，專門用于購置電子期刊、電子圖書、二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫以及其他類型數(shù)據(jù)庫的經(jīng)費(fèi)在文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)中所占的比例在逐漸增長。2011 年教育部“211工程”院校圖書館文獻(xiàn)資源發(fā)展?fàn)顩r區(qū)域?qū)Ρ葓蟾嬷酗@示：在被統(tǒng)計的高校圖書館中，電子資源經(jīng)費(fèi)已經(jīng)占據(jù)資源總經(jīng)費(fèi)的半壁江山[1]。因此，掌握數(shù)據(jù)庫采購的策略，方法和流程是高校電子資源采購人員必備的素質(zhì)。本文以西安工程大學(xué)為例，探討在經(jīng)費(fèi)波動情況下，電子資源的采購策略，以供采購人員參考。

一、經(jīng)費(fèi)增加的情況下，加大電子資源投入

2014-2016年，我校圖書館文獻(xiàn)建設(shè)經(jīng)費(fèi)逐年遞增，在紙質(zhì)資源得到保證的基礎(chǔ)上，也加大電子資源投入的力度來滿足師生對電子資源的需求。如何在眾多數(shù)據(jù)庫中選擇適合本校校情的電子資源？我館采用完善的工作流程來評價各備選數(shù)據(jù)庫，最終確定購買方案。

電子資源購買工作流程：試用一宣傳一調(diào)查研究一采購一簽約一付款。所有數(shù)據(jù)庫在購買前都會經(jīng)過1月至半年的試用期，由專業(yè)館員及相關(guān)專業(yè)師生測評數(shù)據(jù)庫內(nèi)容、功能及服務(wù)等。專業(yè)館員在試用期結(jié)束后出具詳細(xì)的試用報告，內(nèi)容包括試用期間的使用量、點(diǎn)擊量、下載量、數(shù)據(jù)庫反應(yīng)速度、同類型數(shù)據(jù)庫比較、同行同省用戶、團(tuán)購方案等等。并通過走訪師生，了解用戶體驗(yàn)，收集讀者反饋意見。試用期結(jié)束后，由試用館員將報告內(nèi)容匯報給采購人員，作為數(shù)據(jù)庫采購依據(jù)和參考。最終提交學(xué)校招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，方可進(jìn)行采購和付款。經(jīng)過一系列全面的測試及廣泛調(diào)研，我校所購數(shù)據(jù)庫均為適合本校學(xué)科設(shè)置的，滿足科研需求的數(shù)據(jù)庫。采用完善的工作流程可避免圖書館員自說自話，數(shù)據(jù)庫只買不用的情況，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置資源。

二、經(jīng)費(fèi)大幅下降的情況下，如何進(jìn)行電子資源采購

近年來，高校圖書館經(jīng)費(fèi)上漲的情況比較多，但也不乏有下降的情況。我館2017年經(jīng)費(fèi)大幅下降，無法維持現(xiàn)有電子資源的繼續(xù)采購。那么如何刪減成為亟待研究的問題。圖書館可以把館藏粗分為：基本館藏、擴(kuò)展館藏、特色館藏。經(jīng)費(fèi)緊張時要保障基本館藏和特色館藏，經(jīng)費(fèi)變化時調(diào)整擴(kuò)展館藏。我校是一所以紡織服裝為特色的綜合性大學(xué)，因此在經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重下滑的情況下，除保證基本館藏外，最大程度上滿足紡織服裝學(xué)科的文獻(xiàn)保障，刪減擴(kuò)展館藏。同時實(shí)行數(shù)據(jù)庫包干制度，專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的監(jiān)測，用量統(tǒng)計及意見回收。對數(shù)據(jù)庫的用量、單篇成本等進(jìn)行詳細(xì)分析并制作報告。最終確定用量低、成本高的數(shù)據(jù)庫并停止采購。

采用聯(lián)合采購的方案，解決經(jīng)費(fèi)不足的問題。對于專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)院需求較大的數(shù)據(jù)庫，采用聯(lián)合采購的模式，由學(xué)院單獨(dú)購買、圖書館管理、全校共享的模式。另外還可采用學(xué)院和圖書館按照一定份額共同購買的方式進(jìn)行采購。

總之，圖書經(jīng)費(fèi)很大程度上并不以圖書館的意志為轉(zhuǎn)移，不論是上浮還是下降，圖書館應(yīng)準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案，提前劃分館藏。提前考察備選數(shù)據(jù)庫，平時做好已購數(shù)據(jù)庫的評價工作，以應(yīng)對經(jīng)費(fèi)變化。另外數(shù)據(jù)庫基本功能是服務(wù)于科研工作，而現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)使資源共享越來越便利，造成圖書館很多資源利用率低，加大力度宣傳推廣圖書館資源，降低數(shù)據(jù)庫成本也是后期應(yīng)該重視的工作。

[基金]本文是西安工程大學(xué)博士科研啟動項(xiàng)目“數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在圖書館系統(tǒng)管理中的應(yīng)用”（BS1513）的研究成果之一。

參考文獻(xiàn)

[1]范春梅. 高校圖書館電子資源經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)注意的問題[J]. 圖書館學(xué)刊，2013，35（12）：18-21. [2017-08-30]. DOI：10.14037/j.cnki.tsgxk.2013.12.015