基于新形勢下的辦公室行政管理工作分析

馮成

【摘要】本文分析了辦公室行政管理工作的內(nèi)涵及工作職能，闡述了新形勢下辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，提出了優(yōu)化辦公室行政管理工作的主要策略，旨在促進(jìn)辦公室行政管理工作在新形勢下發(fā)揮其最大的功效，提高行政主體的辦公室管理水平。

【關(guān)鍵詞】新形勢；辦公室行政管理工作；分析

【中圖分類號(hào)】C931.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）02-0114-02

一、新形勢下辦公室行政管理工作概述

（一）辦公室新政管理工作的內(nèi)涵

在行政管理活動(dòng)中，行政主體利用國家權(quán)利實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)的有效管理。具體而言，專指國家各級(jí)政府部門在運(yùn)作及履行其職能的過程中，對具體事項(xiàng)的處理及問題解決過程中所有程序、環(huán)節(jié)的管理活動(dòng)的總稱。而辦公室行政管理工作的開展，是管理主體各項(xiàng)管理活動(dòng)開展的基礎(chǔ)。就學(xué)校而言，辦公室是連接學(xué)校各個(gè)部門的橋梁，辦公室行政管理工作的有效開展是實(shí)現(xiàn)學(xué)校正常開展工作的先決條件。當(dāng)代高校都建立了相應(yīng)的行政管理工作運(yùn)行體系，作為高校的主要管理部門，辦公室行政管理工作的水平體現(xiàn)了學(xué)校整體的管理水平。學(xué)校的辦公室服務(wù)于全校師生，肩負(fù)著發(fā)布與匯總學(xué)校各種信息的職責(zé)，對各個(gè)部門的職責(zé)與工作進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)與管理，辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門管理工作的協(xié)調(diào)開展，保證了學(xué)校的有序高效運(yùn)作?，F(xiàn)階段，辦公室行政管理工作具有精細(xì)化、高效性及服務(wù)性的特點(diǎn)。辦公室行政管理人員在完成各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)及時(shí)與其他部門進(jìn)行溝通，因而，辦公室行政管理人員是服務(wù)于其他部門及成員的。

（二）新形勢下辦公室新政管理工作的職能

在行政管理工作中，辦公室是一個(gè)特殊的行政機(jī)構(gòu)，作為單位的中樞部門，辦公室具有承上啟下的作用，于上其是單位領(lǐng)導(dǎo)決策的助手，對下其是傳達(dá)重要精神的主要手段，此外，辦公室還肩負(fù)著與其他部門溝通協(xié)調(diào)的職能，具有督辦協(xié)查的特殊職能。隨著時(shí)代的變化，在新形式下，辦公室行政管理的職能發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1.參謀咨詢的職能

在企業(yè)、學(xué)校等政府部門，其決策方式由依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)方法的轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎妹裰饔懻?，辦公室作為單位的重要組成部分，其應(yīng)更多的參與其中，辦公室人員也由被動(dòng)接受領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)的參與決策。就學(xué)校的辦公室而言，其主要負(fù)責(zé)信息及材料的收集，為保證信息的真實(shí)性，辦公室人員需要與其他部門進(jìn)行一定的溝通，在實(shí)際調(diào)查的基礎(chǔ)上完成材料及信息的收集。辦公室人員通過對其收集的信息進(jìn)行一定的加工及分析，將其中的重點(diǎn)資料整理成案并交于領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成決策。辦公室成員應(yīng)及時(shí)掌握上級(jí)部門提倡及傳達(dá)的核心思想，關(guān)注學(xué)校的整體工作目標(biāo)及重點(diǎn)工作，結(jié)合學(xué)校自身的發(fā)展現(xiàn)狀提出學(xué)校發(fā)展的思路及對策。

2.協(xié)調(diào)、溝通的職能

辦公室作為單位內(nèi)外部聯(lián)系的紐帶，是協(xié)調(diào)內(nèi)部各個(gè)部門關(guān)系的重要機(jī)構(gòu)，其通過與單位內(nèi)部其他部門及外部單位的有效溝通，實(shí)現(xiàn)了單位間、部門間信息的共享及思想的傳達(dá)。例如，高效辦公室具有溝通、協(xié)調(diào)的基本功能，通過辦公室，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校上級(jí)主管部門、各部門上下左右、其他學(xué)校及有關(guān)合作單位間的溝通與交流。通過有效的協(xié)調(diào)，各部門間大體上保持了步調(diào)一致，對不同的意見及建議，通過溝通商討，選擇出最優(yōu)的意見。在涉及整體利益與個(gè)人利益沖突的時(shí)候，由辦公室結(jié)合各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過對涉事雙方的調(diào)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各個(gè)部門間的和諧相處，辦公室通過協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作及環(huán)節(jié)，保證了學(xué)校整體目標(biāo)及各項(xiàng)小目標(biāo)的有序推進(jìn)。

3.服務(wù)管理的職能

辦公室還具有服務(wù)管理的職能，依舊以學(xué)校辦公室為例，其管理與服務(wù)職能是相互連接的，作為學(xué)校的重要部門，辦公室首先具有服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，其以參謀助手的身份，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)事宜，處理相關(guān)事務(wù)，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。其次，辦公室還要服務(wù)于學(xué)校其他各個(gè)部門及全體教師，學(xué)校的檔案管理、會(huì)議室安排、文件管理、印章管理及傳真收發(fā)等具有服務(wù)性質(zhì)的任務(wù)都由學(xué)校的辦公室來完成。因此，辦公室工作人員必須具有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。最后，辦公室還肩負(fù)著為學(xué)生服務(wù)的職責(zé)，作為學(xué)校的行政管理部門，辦公室人員應(yīng)及時(shí)傾聽學(xué)生訴求，幫助學(xué)生解決生活及學(xué)習(xí)上的困難。辦公室行政管理人員的工作及服務(wù)態(tài)度，在一定程度上直接決定了學(xué)校辦公室行政管理的水平及最終質(zhì)量，因此，辦公室工作人員必須積極熱情的投入到學(xué)校的辦公室行政管理工作中去。

4.督辦協(xié)查的職能

作為單位的行政管理部門，辦公室具有督辦協(xié)查的職能。在學(xué)校中，辦公室是基本的基層管理部門，其負(fù)責(zé)了解并掌握其他部門及工作人員的實(shí)際工作情況，關(guān)注學(xué)校整體目標(biāo)及各項(xiàng)工作任務(wù)的具體進(jìn)展。若發(fā)現(xiàn)部分人員在工作中無故拖延，辦公室應(yīng)采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行提醒，必要的時(shí)候督促其實(shí)施。辦公室對各部門工作的開展情況要按時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，便于領(lǐng)導(dǎo)層依據(jù)情況的變化進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

二、新形勢下的辦公室行政管理工作分析

（一）辦公室行政管理工作現(xiàn)狀分析

隨著時(shí)代的不斷變化，辦公室行政管理工作在不斷的進(jìn)行改革，雖然取得了一定的成效，但在具體發(fā)展過程中依舊存在諸多的問題。

1.對辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)不足

辦公室行政管理工作的有序開展直接影響單位整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)工作的成效。但部分領(lǐng)導(dǎo)人員并未認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理工作的重要性，忽視行政管理工作對企業(yè)及單位整體目標(biāo)的貢獻(xiàn)。再者，作為辦公室工作人員，其對辦公室工作的認(rèn)識(shí)不足，將工作重點(diǎn)放在某一項(xiàng)具體工作上，未發(fā)揮其溝通、協(xié)調(diào)及督辦協(xié)查的職能。由于對辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)不足，阻礙了行政主體的穩(wěn)定發(fā)展。

2.采取的管理方法缺乏科學(xué)性

一般而言，辦公室行政管理工作涉及的工作內(nèi)容繁多，操作程序復(fù)雜，為保證行政主體各項(xiàng)工作的有序開展，辦公室工作人員不僅要耐心細(xì)致的完成工作，更要采取科學(xué)的行政管理方法指導(dǎo)工作，但現(xiàn)階段的行政管理工作缺乏科學(xué)管理方法的指導(dǎo)，辦公室行政管理工作的質(zhì)量難以保障。

3.辦公室人員的工作能力及業(yè)務(wù)水平偏低

由于人才選撥制度的影響，部分單位行政管理工作人員主要來自于企業(yè)內(nèi)部的其他部門，其對辦公室行政管理的內(nèi)容及職能了解甚少，其工作模式以傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型為主，在處理工作的過程中，常常表現(xiàn)出難以勝任具體工作的局面，工作的積極主動(dòng)性不足，辦公人員整體工作能力及業(yè)務(wù)水平較低。

（二）新形勢下辦公室行政管理工作的改進(jìn)措施

1.創(chuàng)新辦公室管理辦法

隨著信息時(shí)代的到來，現(xiàn)代辦公室引入了互聯(lián)網(wǎng)辦公模式，辦公室行政管理工作的開展，應(yīng)在總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室的功能，利用現(xiàn)代技術(shù)，開發(fā)出相應(yīng)的辦公軟件，總結(jié)并創(chuàng)新現(xiàn)有辦公室管理辦法，促進(jìn)辦公室行政管理的自動(dòng)化、智能化發(fā)展。（下轉(zhuǎn)288頁）

（上接114頁）2.培養(yǎng)專業(yè)的辦公室管理人員

辦公室工作人員應(yīng)具備基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)法律知識(shí)及公共關(guān)系、行政管理知識(shí)，單位應(yīng)結(jié)合自身工作內(nèi)容組織辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，打造一支專業(yè)的辦公室管理人員。提高辦公室工作人員的組織協(xié)調(diào)能力，提高辦公室行政管理的工作效率及質(zhì)量。

3.建立完善的辦公室規(guī)章制度

為保證辦公室行政管理工作的有效開展，應(yīng)建立完善的辦公室規(guī)章制度及明確的崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作有章可循、責(zé)權(quán)明晰的發(fā)展模式。將辦公流程以規(guī)章制度的形式確定下來，有利于辦公室工作人員公平、公正的開展工作，提高辦公室行政管理的效率及質(zhì)量。

三、總結(jié)

新形式下辦公室行政管理工作的內(nèi)容及范圍更加的復(fù)雜，由于辦公室工作人員業(yè)務(wù)水平有限、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對辦公室行政管理的認(rèn)識(shí)不足，管理方法缺乏科學(xué)性等多方面問題的存在，造成辦公室行政管理的效率低下，因此，應(yīng)建立完善的規(guī)章制度，加大對辦公室行政管理的重視程度，使得辦公室行政管理工作發(fā)揮其最大的效果。

參考文獻(xiàn)

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